Estos son los principales tipos de documentos administrativos

La actividad administrativa en España es profusa y permea en todas las capas de la sociedad. Es por ello, que los documentos administrativos tienen un importante rol en la relación entre los ciudadanos y los organismos públicos. Estos documentos nos facilitan la gestión interna con las administraciones públicas. Además, también garantizan la transparencia y la legalidad de los procesos que llevamos a cabo con ellas. 

Hoy, profundizaremos en el concepto de documento administrativo y los diferentes tipos de documentos que se utilizan en los procedimientos administrativos. 

Concepto de documento administrativo 

Podemos definir el documento administrativo como cualquier soporte material que contiene una declaración o información producida por un órgano de la administración pública. Estos documentos son esenciales para la acreditación de actos administrativos y para garantizar la seguridad jurídica tanto de la administración como de los administrados. 

En España, están regulados en la Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas. Esta norma regula su creación, gestión y conservación. 

Tipos de documentos administrativos 

Existen distintas clases de documentos administrativos, que además se pueden clasificar desde diferentes perspectivas. En este artículo nos vamos a centrar en una clasificación basada en el tipo de declaración que contienen. 

Documentos administrativos de decisión 

Los documentos administrativos de decisión son aquellos que contienen una declaración de voluntad de la administración. Su principal propósito es producir actos administrativos. Estos documentos son esenciales en los procedimientos administrativos de decisión. Entre los ejemplos más comunes de documentos administrativos de decisión mencionamos los siguientes: 

• Resoluciones: Actos administrativos que resuelven de manera definitiva un procedimiento administrativo. Por ejemplo, la resolución de concesión de una licencia de obras. 
• Decretos: Actos administrativos emanados de autoridades superiores, como ministros o consejeros, que resuelven cuestiones específicas dentro de su ámbito de competencia. 
• Acuerdos: Decisiones adoptadas por órganos colegiados de la administración, como las juntas de gobierno local. 

Documentos administrativos de transmisión 

Los documentos administrativos de transmisión son aquellos que contienen una declaración de conocimiento o comunicación. Su objetivo es transmitir información entre diferentes órganos de la administración pública o entre la administración y los ciudadanos. 

Estos documentos facilitan la coordinación y la colaboración entre distintas entidades. Además, aseguran que la información relevante llegue a sus destinatarios. 

Algunos ejemplos de documentos administrativos de transmisión pueden ser los siguientes: 

• Notificaciones: Comunicaciones oficiales mediante las cuales se informa a los interesados de una resolución o acto administrativo. 
• Oficios: Comunicaciones formales entre diferentes unidades administrativas, como la solicitud de informes o la remisión de documentos. 
• Circulares: Instrucciones o directrices emitidas por una autoridad administrativa a sus subordinados para la correcta ejecución de sus funciones. 

Documentos administrativos de constancia 

Estos documentos tienen como finalidad dejar registro de actos, hechos o efectos relevantes para la administración. Son fundamentales para la acreditación de actos administrativos de transmisión y otros procedimientos, asegurando que la información se conserve de manera adecuada. Algunos tipos de documentos administrativos de constancia son: 

• Actas: Documentos que registran lo acontecido y las decisiones tomadas en reuniones, sesiones o actos administrativos. Por ejemplo, las actas de las sesiones plenarias de un ayuntamiento. 
• Certificados: Documentos que acreditan oficialmente un hecho o situación administrativa. Por ejemplo, un certificado de empadronamiento. 
• Registros: Inscripciones en los libros o bases de datos oficiales de la administración, como el Registro de la Propiedad o el Registro Civil. 

Documentos administrativos de juicio 

Por otra parte, los documentos administrativos de juicio contienen una valoración emitida por la administración, normalmente en el trascurso de un procedimiento de inspección, evaluación o auditoría. Estos documentos son esenciales para la toma de decisiones informadas y para el control interno de la actividad administrativa. Entre los ejemplos más destacados de este tipo de documentos se encuentran: 

• Informes: Documentos elaborados por técnicos de la administración. Contienen valoraciones, o recomendaciones sobre un asunto específico. Por ejemplo, un informe urbanístico. 
• Dictámenes: Opiniones emitidas por órganos consultivos de la administración sobre cuestiones jurídicas o técnicas. Por ejemplo, un dictamen del Consejo de Estado. 
• Valoraciones: Documentos que expresan el juicio de la administración sobre determinados bienes o servicios, como una valoración catastral. 

Profesiones como las del gestor o auxiliar administrativo, que tratamos en nuestro blog, deben conocer y entender el procedimiento de los distintos tipos de documentos administrativos. 

En definitiva, los documentos administrativos son instrumentos esenciales para el funcionamiento eficiente y transparente de las administraciones públicas en España. Su correcta clasificación y gestión facilitan la actividad administrativa. Además, también aseguran la legalidad y la seguridad jurídica en las relaciones entre la administración y los ciudadanos. 

Conocer los diferentes tipos de documentos administrativos y su finalidad es fundamental para cualquier profesional del ámbito administrativo y para aquellos que interactúan frecuentemente con organismos públicos. Si quieres estar preparado y quieres ser un experto en la gestión de documentos administrativos, matricúlate en nuestro curso en redacción de informes escritos e informes administrativos. 

Por todo ello, es de suma importancia para cualquier profesional del ámbito administrativo, entender los distintos tipos de documentos administrativos y sus propósitos. También para quienes interactúan frecuentemente con organismos públicos. Y el primer paso es conocer en profundidad la Ley de Procedimiento Administrativo Común. No te pierdas el artículo en el que hablamos a fondo sobre esta ley. 

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