Índice
Antes de explicarte las tareas de un auxiliar administrativo, ¿sabes qué es? Un auxiliar administrativo, también conocido como asistente administrativo, es un empleado, generalmente de oficina, que tiene por función general ayudar a sus superiores en la realización de un trabajo administrativo.
Suelen confundirse con los administrativos, pero las labores que desempeñan los auxiliares en su cargo se encuentran por debajo de las labores de un administrativo. Estos asistentes son una especie de aprendices administrativos, que mientras aprenden como se hacen las tareas más significativas colaboran realizando las más sencillas.
Pero no te confundas, eso no quiere decir que las tareas de un auxiliar administrativo no sean importantes. Por el contrario, son muy valiosas, ya que gracias a esas tareas las oficinas pueden mantener la organización necesaria para cumplir con sus responsabilidades.
Para que sigas conociendo a los asistentes administrativos, a continuación te explicaremos 10 tareas de un auxiliar administrativo. Si quieres saber cuáles son, sigue leyendo.
Como aún se encuentran en pleno proceso de aprendizaje, y no están especializados en un área, encontrarse en un periodo entre las tareas de un auxiliar administrativo se pueden encontrar diferentes labores, tales como:
Como asistente administrativo, aunque no seas el recepcionista principal de la empresa, es muy probable que seas el encargado de atender a las personas que lleguen a la oficina en la que trabajes. Para cumplir con esta tarea debes ser amable, respetuoso y estar dispuesto a resolver cualquier inquietud.
Por otro lado, entre las tareas de un auxiliar administrativo está contestar las llamadas. Al igual que con la tarea anterior debes ser amable, respetuoso y responder preguntas, pero también hacer anotaciones en caso de que deseen dejar un mensaje o reenviar las llamadas a otras oficinas si quien llama quiere hablar con una persona en específico.
El asistente administrativo también colabora con la organización de la agenda, generalmente de un jefe o los eventos importantes de la empresa. Dependiendo de las directrices, tendrá que llevar un respaldo de la agenda que el administrativo encargado tiene o llevarla el mismo de forma independiente.
Dependiendo de la organización y tipo de oficina, los administrativos se suelen encargar de organizar toda la logística de las reuniones. Por lo que entre las funciones del asistente administrativo está ayudarle a convocar a los invitados, confirmar la asistencia de las personas, redactar los puntos a tratar, etc.
Otra tarea que está en manos de los auxiliares administrativos es la recepción y el envío de documentos. En este caso, el asistente recolecta el papeleo que su jefe le solicite, o en su defecto que le hayan enviado a este último.
Al trabajar generalmente en oficinas, los asistentes administrativos también deben encargarse de redactar documentos que luego el administrativo superior a él tendrá que revisar. Entre los escritos que más le piden redactar a los asistentes administrativos están las cartas, informes, memorandos y avisos.
Entre las tareas de un auxiliar administrativo también está el orden de los archivos, función que consiste en organizar los archivos de la oficina, generalmente bajo una secuencia alfabética, en distintos ficheros, de acuerdo con las políticas establecidas por la empresa. Esta es una labor de gran importancia, ya que el resto de las labores de la organización dependen de que tan bien ordenados este sus archivos.
Los asistentes administrativos también se pueden encargar de actualizar el respaldo de documentos de una empresa escaneando los escritos de mayor valor y almacenándolos en la nube. Aunque es una función que requiere de mucho tiempo, también es necesaria porque le permite a la empresa resguardar sus informes más valiosos.
Por otro lado, este auxiliar puede ayudar a su superior a guardar y mantener el registro de los gastos contables de la empresa. Si bien, no será quien se encargue de llevar la contabilidad de la empresa porque no está capacitado profesionalmente para ello, ayudará a hacerle más sencilla el trabajo al contador.
Por último, este las tareas de un auxiliar administrativo debemos destacar la de mantener a la oficina informada. Siempre que exista un cambio de planes, nuevas tareas, reuniones rápidas, el asistente puede ayudar a divulgar los comunicados entre los empleados de la empresa.
El objetivo principal entre las labores de un auxiliar administrativo o asistente administrativo, es brindar el apoyo necesario en un departamento en específico. Por lo general, trabajan en una oficina y tienen el objetivo de optimizar las tareas diarias.
Además, debe ser capaz de mantener el área de trabajo en óptimas condiciones, así como tomar las medidas de seguridad necesaria para protección del personal. También, estos profesionales deben tratar con clientes, socios etc.
Normalmente el asistente administrativo tiene un jefe directo, el cual puede ser un administrador, un contador encargado de la gerencia. Por lo tanto, este profesional debe apoyar a estos profesionales en todas sus tareas, con el fin de asegurar el correcto funcionamiento de la empresa.
Es difícil determinar cuales son las funciones que realiza un auxiliar administrativo exactamente, pues son muchas las labores de un auxiliar administrativo y pueden variar dependiendo de la empresa.
En la mayoría de los casos pueden trabajar en diferentes empresas tanto del rublo público como privado. Sobre todo en aquellas con varias oficinas, aun dentro de un mismo edificio, tales como las multinacionales. Las cuales tienen varios despachos con tareas administrativas primordiales para las otras tareas de la organización.
Ahora, la importancia de los auxiliares administrativos radica en sus tareas, con las cuales velan porque todo permanezca en orden y que las organizaciones sigan funcionando como de costumbre. Además, que sea el primer contacto que el público tiene con la empresa también lo hace un profesional valioso.
El candidato a ocupar este puesto necesita cumplir con ciertas habilidades técnicas y genéricas para poder realizar todas las responsabilidades de un auxiliar administrativo de manera correcta, por lo que es imprescindible que las desarrolle para garantizar un buen resultado en el ámbito laboral.
Las habilidades genéricas se refieren a cualidades o características personales que ayudan a potenciar y mejorar los resultados del individuo en el área laboral. Entre las más comunes tenemos:
El salario de un asistente administrativo suele rondar entre los 15.000 y 22.000 brutos anuales. Desde luego, este es el salario base, al que se deben agregar paga extra por años de experiencia y formación especializada.
En este sentido, un auxiliar administrativo puede iniciar en el mundo laboral cobrando entre 1.200 y 1.800 euros mensuales. Puede que esto parezca un salario bajo, pero si sigues formándote y desarrollando nuevas habilidades, puedes aspirar a mejores cargos laborales.
Euroinnova pone a tu disposición, una de las ofertas académicas más completas, como el curso de Gestión Publica. Además, su modalidad a distancia, permite que cualquier persona pueda hacer este tipo de cursos con el propósito de mejorar los procesos administrativos que desarrolla en su empresa.
Por ende, si quieres comenzar a formarte para convertirte en un profesional administrativo, te recomendamos visitar el curso de Administración de Euroinnova. De este modo, podrás aprender todos los fundamentos y labores de un auxiliar administrativo.
¡Te mostramos las diferencias entre las funciones del auxiliar administrativo y las del Administrativo del Estado!
Categoría profesional. Dentro de la categoría profesional en la que se organiza el personal funcionario, ambas plazas se incluyen en el Grupo C. Sin embargo, los Auxiliares están en el C2 y los Administrativos en el C1.
Sueldos. Evidentemente, ocupar niveles distintos conlleva un reflejo proporcional en los salarios. Un Auxiliar Administrativo cobra mensualmente entre 1.200-1.600 euros brutos. Un Administrativo entre 1.400-1.800 euros brutos.
Funciones. También existen una serie de diferencias respecto a la ejecución de las tareas. El Cuerpo de Auxiliares se dedica a trabajos de taquigrafía, mecanografía, despacho de correspondencia, cálculo sencillo, manejo de máquinas y similares, es decir, trabajos más mecánicos. Los administrativos se ocupan de la gestión administrativa, trámites y apoyo de nivel intermedio.
El mercado competitivo presente pide que las organizaciones se posicionen bien en su segmento. Por consiguiente, es fundamental que cuenten con un auxiliar administrativo, con el propósito de que tengan una buena administración que inspire confianza.
No existe una fórmula que cada una de las empresas logren utilizar, pues se tienen que hacer ajustes para las diversas realidades y necesidades de cada una. Cuando se alcanza la estabilidad y todos se dedican a llevar a cabo el mismo objetivo, es viable obtener buenos resultados.
El perfil de puesto de un auxiliar administrativo está lleno de características, en donde destaca la gestión de la oficina con el objeto de consumar las metas comerciales, así como la ejecución competente y posible del trabajo de la oficina. La productividad y la adecuación, son primordiales en la gestión y se logran por medio de la organización y el control legítimo del decrecimiento de los costos y la coordinación.
Sí, así como para cualquier otra profesión, para desempañarse como auxiliar administrativo es necesaria la preparación académica. De hecho, la formación para este profesional es vital, ya que de ella dependen las habilidades del asistente y su desempeño en el puesto.
Para brindar esta preparación existen muchos cursos online de Auxiliar Administrativo con los que se pueden desarrollar las cualidades suficientes para cumplir con las tareas de un auxiliar administrativo.
La verdad es que los seres humanos cuando están en un proceso de formación pueden desarrollar diferentes habilidades, dependiendo de sus conocimientos previos. Sin embargo, la formación de los auxiliares administrativos está orientada para ofrecer las herramientas necesarias en su perfil laboral.
Algunos de los rasgos en el perfil de un profesional capacitado desarrollar de manera eficiente las tareas de un auxiliar administrativo son:
Ahora, algo que siempre debes tener en cuenta, no te satures e intentes ser el mejor en la primera. Estudiar para ser auxiliar administrativo implica prepararse para desempeñar un puesto de trabajo en el que solo puedes aprender con la práctica.
Si quieres prepararte para realizar las tareas de un auxiliar administrativo como un profesional, en Euroinnova Business School, la mejor Escuela de Negocios de especializada en formación online, te ofrecemos varias opciones que te servirán. Entre ellas:
Y así como estos muchos otros más del área administrativa con los que podrás aprender todo lo necesario para desempeñarte como el mejor asistente.
Estos cursos son solo tienen el contenido especializado de la mejor manera, si no que te dan la oportunidad de prepararte con los mejores profesionales, pagar a plazos y recibir un certificado con validez internacional. ¿Qué esperas? Inscríbete ahora.
Quizá te interesa leer sobre...
Conoce nuestros Temarios en PDF para las oposiciones de Administración
Nuestra Formación
Nuestro porfolio se compone de cursos online, cursos homologados, baremables en oposiciones y formación superior de posgrado y máster.
Ver oferta formativa
¡Muchas gracias!
Hemos recibido correctamente tus datos. En breve nos pondremos en contacto contigo.
Online
1500h 
-1683528801.webp "Descubre las 10 acciones para fomentar el comercio local más efectivas")
