Curso práctico de auxiliar de administrativo

Curso Práctico de Auxiliar de Administrativo

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Las funciones de un auxiliar administrativo

Las funciones que debe realizar un auxiliar administrativo son diversas, y van desde el trato con el público hasta la gestión de documentos. Existe un gran número de funciones que este profesional debe saber desempeñar.

La figura del Auxiliar Administrativo es un profesional que desempeña su labor tanto en organizaciones privadas como públicas, y estas están relacionadas con las tareas de oficina.

Algunas de las ventajas de dedicarse a esta profesión son: 

• Existe una gran oferta de empleo que se relaciona con la convocatoria de auxiliares administrativos del estado.
• El auxiliar administrativo posee un salario que está ligado a la estabilidad del sector profesional. 

Algunas de las funciones más comunes que realiza un auxiliar administrativo son las siguientes:

• Atención a las llamadas telefónicas: El auxiliar administrativo debe encargarse de la atención de las llamadas que llegan a la empresa o a la institución donde trabaja. Además, en caso de ser necesario, será también encargado de poner en contacto estas llamadas con el personal adecuado para cada caso dentro de la organización. 
• Atención a las visitas: Como pasa en el punto anterior, también debe atender y estar en contacto con las personas que entren a la empresa o institución. Debe atender a sus cuestiones de manera adecuada para resolver cualquier tipo de duda, cuestión o requerimiento que estos puedan tener.
• Recepción de documentos: El auxiliar administrativo se encargará de recoger todos los documentos que lleguen a la empresa y además verificar que estos son aceptados por la firma, mediante una firma o sello a su llegada. Posteriormente, entregará estos documentos al departamento o a la persona que corresponda en cada caso. También puede tener que encargarse del envío de documentos.
• Guardar documentos: El profesional auxiliar de administrativo tendrá que hacerse caso de custodiar los documentos. Además, estos documentos deben ser revisados de manera periódica para asegurarse de que están correctamente conservados, y para saber su estado y conocer su ubicación exacta para poder acceder a ellos en cualquier momento cuando estos sean necesarios.
• Realización de cálculos básicos: El auxiliar administrativo debe saber realizar cálculos a nivel básico. Esto le servirá para poder gestionar de manera correcta las facturas y el coste de los pedidos de los clientes. Además, puede encargarse de ejecutar el cálculo de los salarios del personal, de la deducción de impuestos o de las cotizaciones que deben hacerse a la seguridad social. 
• Comunicación de todo el trabajo que se hace al departamento al que pertenece: En una empresa, un pilar fundamental es la comunicación, considerándose una base fundamental para el funcionamiento de la misma. Es por ello que un auxiliar administrativo debe conocer y trasladar todo lo referente a su trabajo al departamento del que forme parte. Así, podrá tener una visión más amplia del trabajo que se realiza por parte del equipo de trabajo. 
• Tener la agenda actualizada: Este profesional debe encargarse de llevar a cabo una correcta recopilación de todas las reuniones, citas importantes y llamadas que deben realizarse. 
• Llevar al día la tramitación de expedientes: Algunas de las funciones básicas del auxiliar administrativo es la tramitación de expedientes y de procesos administrativos. Esto debe realizarse empleando los medios necesarios y siguiendo los procedimientos pertinentes. 
• Conocimiento de los procesos que desarrollan las administraciones públicas con las que el departamento tenga relación: Tiene que conocer los procedimientos que estén relacionados con las administraciones públicas con las que la empresa mantenga contacto.
• Saber utilizar los recursos de la oficina: Tiene que conocer perfectamente cómo se utiliza el material informático, como son los ordenadores, las impresoras, el escáner, así como el conocimiento de algunos programas que facilitarán sus labores diarias.

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