Curso adgg0408

Curso ADGG0408 Operaciones Auxiliares de Servicios Administrativos y Generales

Los administrativos o auxiliares administrativos, son profesionales fundamentales en el buen funcionamiento de cualquier empresa u organización. Todos estos profesionales responden a un perfil profesional que se relaciona con la gestión de todo tipo de recursos. 

El personal administrativo es indispensable para cualquier tipo de organización, por lo que esta profesión tiene un gran futuro laboral. Sobre todo si está complementada con el conocimiento de idiomas, de ofimática y del funcionamiento básico del sector donde se opera.

Funciones principales del personal administrativo

• Redacción, revisión y archivo de cualquier tipo de documento de la empresa. Especialmente para este puesto, los recibos, albaranes, facturas, reportes y hojas de cálculo con los datos de la empresa. 
• Deben recopilar la información de la que dispongan para poder hacer un estudio de los datos. Sobre todo, aquellos datos que vengan de sus programas de gestión, que permitirán extraer conclusiones, generar informes y, por tanto, ayudar con la toma de decisiones adecuadas. 
• Actualizar y mantener al día los protocolos de actuación, guías y manuales corporativos. También se incluyen aquí las listas de contactos y otros datos de interés. 
• Realizar todas las gestiones necesarias para llevar a cabo la compra y venta de productos y servicios. Deben tenerse claras las existencias y necesidades en cuanto a material, así como las gestiones oportunas en materias de transporte, suministros, etc. que permitan una correcta actividad laboral. 
• Gestión de la comunicación en la empresa. Deben facilitar las vías de comunicación interna además de la comunicación con proveedores y con los clientes. 
• Coordinación de los servicios logísticos y de mensajería. Se debe llevar a cabo un seguimiento exhaustivo de todas las entregas, salidas y llegadas de productos para que no haya interrupción o problemas el servicio que la empresa ofrece a sus clientes. 
• Gestión del calendario administrativo, llevando toda la facturación, gestiones de presentación de impuestos tanto trimestrales como anuales, de manera correcta.
• Llevar a cabo los trámites que afectan al personal de la empresa. Deben tenerse los contratos, las nóminas y las retenciones bien tramitados y organizados.
• Apoyar al departamento de Recursos Humanos en la realización de gestiones administrativas relacionadas con los trabajadores. 
• Gestionar de forma adecuada la contabilidad, desarrollando y supervisando todos los registros en este campo. 
• Supervisión de las gestiones de cuentas, tesorería, inversiones y proyectos de la empresa.
• Llevar a cabo la gestión y los trámites de documentos de la Administración Pública. 
• Ayudar a los departamentos que necesiten nuestro apoyo, con la realización de informes, presentaciones, documentos. 
• Informar y atender a los clientes ante cualquier duda o necesidad que tengan.

Perfil de administrativo que las empresas demandan

Los departamentos administrativos se han adaptado a la transformación digital en todos los procesos. Es por esto que los administrativos deben conocer y saber utilizar herramientas informáticas específicas de este sector. 

La especialización es muy importante para garantizar que el personal trabaja de forma productiva y aporta la mayor rentabilidad posible a la empresa. Es por esto que el personal administrativo debe tener conocimientos y actitudes específicos de este trabajo. 

En empresas con un puesto más específico como puede ser el puesto de Office Manager, el administrativo dependerá del director financiero de la empresa. En este caso, tiene responsabilidades relacionadas con la organización y el funcionamiento de la oficina, pero además de rato proveedores, clientes o incluso preparar presupuestos. Es por esto, que se suele pedir que estas personas sepan idiomas y que controlen y sepan manejar de forma adecuada, herramientas de contabilidad específicas. 

Cualidades que debe tener el personal administrativo

• Capacidad para organizarse: Debido a que tienen que realizar tareas de todo tipo, es imprescindible que el personal administrativo sea organizado y tenga una alta capacidad de concentrarse en su tarea. 
• Capacidad para adaptarse: El personal administrativo debe ser flexible, ya que tiene que apoyar en muchas ocasiones, el trabajo de otros departamentos. 
• Capacidad para trabajar en equipo: Deben contar con unas habilidades comunicativas muy buenas y saber adaptarse al trabajo con sus compañeros, proveedores, con los clientes, y todas las organizaciones con las que tiene que trabajar la empresa.

Si te interesa este sector y quieres seguir profundizando sobre la diferencia que hay entre un administrativo y un auxiliar, te recomendamos el siguiente post de nuestro blog: ¿Qué diferencia hay entre un administrativo y un auxiliar administrativo?

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