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Un auxiliar administrativo es el profesional encargado del buen funcionamiento de una oficina, organización o empresa en lo relativo a las labores de índole administrativas, es decir a la organización o disposición de los recursos existentes.
Conocer qué es un auxiliar administrativo te ayudará a entender cada una de las labores que realiza, entre las que destacan la planificación, archivo y coordinación de las actividades generales dentro de la oficina.
Tras conocer qué es un auxiliar administrativo, veamos cuáles son las variadas funciones de este curso de Auxiliar Administrativo, sin embargo, a continuación, señalamos las más relevantes:
Realiza el envío de correos electrónicos, fotocopia los documentos que lo requieran, archiva todo aquello que sea importante, atiende el teléfono, registra los mensajes, gestiona artículos de papelería y materiales relacionados con el funcionamiento de la oficina. Puede realizar las labores de centralista telefónico. Es importante que no solo sepas qué es un auxiliar administrativo, sino también las funciones específicas que realiza.
Se encarga de recoger la correspondencia y entregarlo a cada departamento o persona a la que vaya destinada. Es el garante de que dichas encomiendan lleguen a las manos de su destinatario, evitando así que se extravíen.
A pesar de que es un proceso que hoy en día se lleva automatizado, hay oportunidades en que es necesario hacer algún registro llenando distintos formularios ya elaborados o realizando algunas notas específicas.
Tienen la responsabilidad de que los documentos más importantes se encuentren tanto registrados como también almacenados, pues de esa forma podrán ubicarlos con rapidez, en el momento que sean requeridos por algún miembro del personal de la empresa.
Conociendo qué es un auxiliar administrativo, debemos señalar que muchos de estos profesionales también tienen responsabilidades relativas a aspectos financieros de la administración de la oficina, destacando preparar facturas, hacer cálculos diversos correspondientes a los salarios en base a la asistencia de los empleados, deducir impuestos, entre otros.
De igual forma se encargan de tener actualizada la agenda de direcciones y también la telefónica, y es fundamental que cuenten con conocimientos amplios en relación a lo que es el protocolo institucional y empresarial.
Luego de saber qué es un auxiliar administrativo, y que las labores que lleva a cabo este profesional son muy variadas, las empresas buscan que quienes desempeñen el cargo posean las siguientes habilidades:
Además, el auxiliar administrativo debe ser educado, contar con destrezas numéricas e informáticas y ser preciso y metódico.
Los auxiliares administrativos contables son aquellos que sirven como apoyo contable a una organización. Quienes desempeñan este cargo deben contar con titulaciones relativas a la administración de empresas y también a la contabilidad.
Si ya has conocido qué es un auxiliar administrativo contable, señalemos ahora algunas de las funciones que tienen:
Conocer qué es un auxiliar administrativo, nos lleva a comprender que estos pueden laborar en distintas empresas dedicadas a múltiples áreas, es por ello que también existe el auxiliar administrativo en administrativo, cuya labor es trabajar en lo relativo a la afiliación de las personas al sistema general de seguridad social en el área, y también en la atención de los usuarios en lo relativo a los servicios de salud.
Estos auxiliares podrán desempeñarse como auxiliares de ingreso y recaudo, de cuentas médicas, de cobranza y facturación y salud, en admisión y facturas, promotor de atención al usuario, auxiliar administrativo general en instituciones del sector salud.
Estos profesionales están en la capacidad de:
Los cargos de auxiliar administrativo son altamente demandados; pueden laborar en la empresa privada como en la pública, pero para ejercer en esta última, en muchos países deben aprobar las oposiciones y así poder trabajar en Ministerios y en otras dependencias del Estado, tal es el caso de Delegaciones del Gobierno, en las Comunidades Autónomas, Subdelegaciones del Gobierno, organismos adscritos a los Ministerios, entre otros.
Las oposiciones son las pruebas que se realizan con la finalidad de contratar a la persona más idónea para el cargo. Estos exámenes constan de:
Es importante recalcar que esto puede variar según la zona o país donde estés aplicando. Por ello es fundamental tener sólidos conocimientos sobre qué es un auxiliar administrativo y saber sobre cada una de las labores que llevan a cabo para poder lograr el empleo.
La diferencia principal entre un auxiliar administrativo y un administrativo son las funciones que debe realizar. Pues, un administrativo es prácticamente la mano derecha de un jefe a la hora de organizar y debe estar al tanto de lo que sucede en la empresa u organización, encargarse de administrar eventos, responder llamadas telefónicas, clasificar documentos importantes, manejar la agenda y reunirse con clientes relevantes.
Mientras, un auxiliar administrativo ayuda con el control de otros asuntos en una oficina, puede organizar documentos de menor importancia, distribuir la correspondencia en un departamento de la oficina, encargarse de atender visitas, verificar el protocolo de un evento, así como tomar nota en las reuniones.
Además, para ser administrativo se necesita una titulación universitaria en el área y para ser auxiliar universitario solo un certificado que valide tus conocimientos en el área. Por lo que si quieres iniciar en el este mundo laboral, lo mejor es que optes por ser auxiliar laboral y luego de obtener experiencia te profesionalices con administrativo.
Por último, otra de las principales diferentes está en el empleo de la Administración Pública. Y es que dependiendo del tipo de profesional que sea, pertenecerás a un grupo u otro. Por ejemplo, un administrativo forma parte del grupo C1 y un auxiliar administrativo del grupo C2. ¿Y en qué influye esto? Pues en los requisitos para acceder a las oposiciones para el puesto.
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