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En el mundo de las empresas actualmente, cualquier tipo de negocio mercantil exige documentos que se encuentren firmados por parte de sujetos cualificados de las compañías, los cuales servirán como respaldo para otros de diversa índole emitidos o recibidos en el marco de transacciones comerciales, económicas y financieras.
La importancia de la documentación mercantil es tal que se han creado normas especiales de carácter técnico y disposiciones legales para impresión, y conservación de los distintos documentos que se utilizan en las operaciones mercantiles.
A continuación, en este post vamos a proceder a la definición de qué son los documentos mercantiles.
Se considera que son los documentos mercantiles aquel título, efecto, recibo, factura, nota de débito y crédito, etc., el cual sirva para legitimar el ejercicio de las transacciones, así como poder documentar las operaciones comerciales de tipo mercantil en los justificantes de la contabilidad.
Estos documentos mercantiles se concentran, como mencionamos anteriormente, en el Departamento de Contabilidad, donde el profesional contador obtiene los datos necesarios para procesar las cuentas y efectuar los asientos contables en los comprobantes de contabilidad.
Resultan esenciales para el registro y control de los estados financieros, ya que además de dar fe del tipo de transacción, también sirven para precisar la figura que cumple cada una de las partes involucradas. Es decir, que son uno de los elementos fundamentales para llevar a cabo análisis financieros, utilizados como información contable, puesto que pueden determinar quién vendió, quién compró, qué se negoció, así como reflejar el monto de la operación.
Para que un documento mercantil se considere legal debe poseer información relevante que le permita determinar los actores y qué transacción se lleva a cabo. Aunque los datos exigidos pueden variar según sea el tipo de documento, entre las que suelen exigirse se encuentran:
A continuación se explorará la importancia y se presentarán algunos de los documentos comerciales más comúnmente empleados en las operaciones diarias del comercio y la industria.
La relevancia de los documentos comerciales está dada, entre otras, por las siguientes propiedades:
Para conocer con detenimiento lo que son los documentos mercantiles es importante saber sobre el derecho mercantil, también llamado derecho comercial, que es la rama del derecho privado que se encarga de la regulación de las relaciones comerciales entre personas, ya sean físicas o morales, así como los actos, lugares y contratos emanados del comercio en sí mismo.
Son todos aquellos documentos mercantiles negociables a través de endosos, descuentos en una entidad financiera antes de su vencimiento.
Son todos aquellos documentos que sirven de base para los registros en los libros de contabilidad y a la vez pueden formar pruebas desde el punto de vista legal.
Conoce los ejemplos de lo que son los documentos mercantiles negociables, en estos nos encontramos, la Letra de Cambio, Cheque y los Pagarés, mientras que supuestos de no negociables son los Recibos, Facturas, Vales, Notas de Débito y Crédito, así como los Albaranes.
Siguiendo la tipología básica que divide a estos documentos en negociables y no negociables, se tienen:
Entre los documentos comerciales negociables se encuentran:
Orden de pago pura y simple librada contra un banco en el cual el librador tiene fondos depositados a su orden en cuenta corriente bancaria o autorización para girar en descubierto.
Documento comercial consistente en una orden de pago incondicional que da el girador o deudor.
Orden de pago que se da ordinariamente por carta, contra aquel que tiene fondos, valores del que la expide.
Es un documento comercial negociable de tipo crediticio que libera el vendedor o girador al comprador o girado por venta real y efectiva de mercancías entregadas.
Algunos de los documentos comerciales no negociables son:
Es un documento comercial mediante el cual una persona o empresa formula un pedido de compra a un comerciante.
Documento comercial en el que el vendedor detalla las mercaderías que ha vendido al comprador, indicando, cantidad, precio, fecha de entrega, forma de pago y demás condiciones de la operación.
Se utiliza este documento comercial para ejecutar la entrega o remisión de los bienes vendidos.
Es un documento comercial que extiende el vendedor al comprador como constancia de un acto de compraventa de productos o servicios.
Comunicación que envía un comerciante a su cliente, en la que le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que la misma indica.
Es el documento en el cual el comerciante envía a su cliente, con el objeto de comunicar la acreditación en su cuenta una determinada cantidad, por el motivo expresado en la misma.
El recibo es una constancia de pago o de haber recibido dinero. Lo otorga siempre el que recibe y su firma puesta al pie es la prueba de la extinción parcial o total de la deuda.
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Cristina Polo Calvo
COPYWRITER
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