Cálculo de retenciones: ¿qué debes saber?

Las retenciones son cantidades de dinero que un pagador detrae del monto total a pagar a un receptor para luego ingresarlas en nombre del receptor a la autoridad fiscal correspondiente. Este proceso se realiza para asegurar que el receptor del pago cumpla con sus obligaciones fiscales de manera adecuada y oportuna.  

En este sentido, realizar el cálculo de retenciones es fundamental. Y es que, entre otras cosas, facilita la planificación financiera tanto para empresas como para trabajadores. Sobre este tema, profundizamos en los próximos apartados. ¡Sigue leyendo! 

Tipos comunes de retenciones 

Primero, es importante saber cuáles son los tipos comunes de retenciones, para que sepas reconocerlos si los ves en tu nómina o factura: 

• Retenciones de IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas): se aplica a los ingresos de los trabajadores. El empleador retiene una parte del salario bruto y la ingresa en la agencia tributaria. 

• Retenciones de IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido): se aplica a las operaciones de compraventa de bienes y servicios. En algunos casos, el comprador retiene una parte del IVA para ingresarlo directamente a la autoridad fiscal. 

• Retenciones a cuenta del impuesto de sociedades: se aplica a los pagos que una empresa realiza a otra. La empresa pagadora retiene una parte del monto y lo ingresa a la autoridad fiscal. 

¿Cómo calcular y aplicar retenciones en nóminas y en pagos de trabajadores autónomos? 

En España, el cálculo y aplicación de retenciones en nóminas de empleados y en pagos a trabajadores autónomos se realiza siguiendo procedimientos específicos establecidos por la Agencia Tributaria (AEAT). Entonces, te explicamos paso a paso cómo se calcula en cada caso. 

Cálculo y aplicación de retenciones en nóminas de empleados 

1. Determinar el salario bruto: el salario bruto es la cantidad total de dinero que un empleado gana antes de cualquier deducción. 
2. Obtener datos personales y familiares del empleado: recopila la información personal y familiar del empleado, como estado civil, número de hijos, discapacidades, etc. Estos datos son necesarios para calcular correctamente la retención del IRPF. 
3. Consultar la tabla de retenciones del IRPF: la agencia tributaria publica tablas de retenciones y proporciona una herramienta en línea para calcular las retenciones de IRPF. También puedes usar el programa de ayuda para el cálculo de retenciones en la web de la AEAT. 
4. Calcular la retención de IRPF: introduce todos los datos necesarios en la herramienta de la AEAT o sigue las instrucciones de las tablas para determinar el porcentaje de retención aplicable al salario bruto del empleado. 
5. Calcular otras deducciones: aplica otras deducciones obligatorias, como las cotizaciones a la seguridad social, que varían según el tipo de contrato y la situación del empleado.  
6. Determinar el salario neto: resta todas las retenciones y deducciones del salario bruto para obtener el salario neto. 

Cálculo y aplicación de retenciones en pagos a trabajadores autónomos 

1. Determinar el importe bruto de la factura: el importe bruto es la cantidad total que el trabajador autónomo cobra por sus servicios. 
2. Consultar el porcentaje de retención de IRPF: en este caso, se establecen tramos del IRPF que en 2024 van desde el 19% hasta el 47%, en función del salario que perciba.  
3. Aplicar el porcentaje de retención: multiplica el importe bruto de la factura por el porcentaje de retención aplicable para determinar la cantidad a retener. 
4. Emitir el pago neto: resta la cantidad de la retención del importe bruto para obtener el importe neto a pagar al trabajador autónomo. 

Categorías de retenciones 

Las retenciones se aplican a diferentes tipos de ingresos, cada uno con sus propias características y tasas de retención. A continuación, te explicamos las principales categorías de retenciones: 

• Retenciones sobre salarios y rendimientos del trabajo: se aplican a los ingresos obtenidos por el trabajo personal dependiente, es decir, los salarios de los empleados. El porcentaje de aplicación varía en función de la situación personal y familiar del trabajador (estado civil, número de hijos, discapacidades) y del nivel de ingresos. Se calcula utilizando las tablas y herramientas proporcionadas por la Agencia Tributaria. 
• Retenciones sobre rendimientos de actividades profesionales: se aplican a los ingresos obtenidos por el ejercicio de actividades profesionales independientes, como médicos, abogados, consultores, etc. 
• Retenciones sobre rendimientos del capital inmobiliario (arrendamientos): se aplican a los ingresos obtenidos por el alquiler de bienes inmuebles. El porcentaje de retención es generalmente del 19% sobre el importe bruto del alquiler. 
• Retenciones sobre dividendos: estas retenciones se aplican a los ingresos obtenidos por dividendos de acciones. 
• Retenciones sobre ganancias patrimoniales: estas retenciones se aplican a las ganancias obtenidas por la venta de bienes o derechos, como premios de juego, concursos o rifas. El porcentaje de retención puede variar dependiendo de la ganancia.  

Consejos para interpretar correctamente los datos de retenciones 

Sabemos que este mundo del cálculo de retenciones, porcentajes y los diferentes tipos de pagos puede ser complejo. Por ello, te compartimos algunos consejos que te pueden ayudar a interpretar correctamente los datos de retenciones: 

• Revisar la legislación y normativa vigente: las normativas fiscales pueden cambiar cada año, por lo que es esencial revisar las actualizaciones legislativas y boletines oficiales. Consulta regularmente el sitio web de la AEAT para acceder a las últimas normativas, guías y tablas de retención. 
• Utilizar herramientas y calculadoras ofrecidas por la AEAT: la AEAT proporciona herramientas y programas de ayuda para calcular retenciones de IRPF y otros impuestos. Utiliza estas herramientas para asegurar que aplicas las retenciones correctas. Además, usa los simuladores fiscales disponibles para obtener estimaciones precisas. 
• Entender las tablas y tramos de retención: familiarízate con las tablas de retención publicadas anualmente. Estas tablas muestran los porcentajes de retención aplicables según los tramos de ingresos y la situación personal del contribuyente. 
• Consultar a profesionales y asesores fiscales: si tienes dudas, consulta con un asesor fiscal o contable. Los profesionales pueden ofrecerte orientación específica y ayudarte a interpretar correctamente la normativa. 
• Revisar y actualizar datos de los contribuyentes: asegúrate de tener la información personal y familiar actualizada de tus empleados y proveedores, ya que esto puede afectar el cálculo de las retenciones. Solicita a los empleados que informen cualquier cambio en su situación personal (matrimonio, hijos, discapacidad, etc.) Para ajustar correctamente las retenciones. 
• Presentación de declaraciones y modelos fiscales: conoce los modelos fiscales correspondientes, como el Modelo 190. Cumple con los plazos establecidos para la presentación de declaraciones informativas y el ingreso de las retenciones practicadas. 

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