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El trabajo de oficina requiere plasmar, de forma ágil y útil, las ideas que se llevan a cabo a nivel laboral, así como la creación, manipulación, transmisión y almacenaje de información para trabajar. ¿Sabes qué beneficios te pueden traer las herramientas ofimáticas? ¡Vamos!
Las ventajas de las herramientas ofimáticas hacen posible que todas las tareas que han de llevarse a cabo en cualquier centro de trabajo sean altamente productivas. Además, es importante que dichas herramientas estén conectadas a una red local y/o a Internet, para facilitar la labor de cada profesional, tanto a nivel individual como en equipo.
En este post te informamos sobre las ventajas y desventajas de la ofimática, así como del beneficio de los programas ofimáticos sobre las empresas para que puedas comprender la gran utilidad que tienen las herramientas ofimáticas. A su vez, te recomendamos la formación que tienes a tu alcance para especializarte en esta materia.
La ofimática es el conjunto de programas, aplicaciones, herramientas, métodos y materiales que son aplicados al trabajo de oficina, a través de la informática.
Entre las ventajas de la ofimática cabe destacar que, esta aplicación de la informática a las labores y técnicas de oficina, tiene fines de perfeccionamiento, optimización y mejora del trabajo, así como de todas las operaciones relacionadas.
La ofimática destaca por hacer posible que cualquier labor que previamente pueda realizarse de manera manual, pueda llevarse a cabo a través de la informática.
De este modo, la ofimática permite acciones como la automatización de dictados, el archivo de documentos en un ordenador o en la nube, el microfilmado, la gestión de archivos y la realización de cálculos complicados automáticamente, entre otras muchas tareas optimizadas.
Las principales ventajas de las herramientas ofimáticas, (ventajas de paquetería ofimática), son las siguientes:
Las dos desventajas de la ofimática, por excelencia son, por un lado, la conectividad obligatoria a Internet para poder trabajar, y por otro, el poco peso con el que cuentan los documentos creados.
No obstante, estas desventajas trasladadas a la actualidad, ya no tienen apenas sentido, pues ambas suponen hoy en día beneficios para la comodidad y rapidez de desempeño, en cuanto a las tareas de oficina.
Antes de conocer cuáles son las herramientas ofimáticas más comunes, debes recordar que se trata de una serie de servicios electrónicos y programas que tienen el objetivo de automatizar y optimizar tareas informáticas y de oficina, tal y como te hemos explicado.
Algunos ejemplos de las herramientas ofimáticas los puedes encontrar en los siguientes:
En cuanto a estas y otras herramientas ofimáticas, para saber para qué sirven, (una vez que ya sabes qué son las herramientas ofimáticas), debes tener en cuentas que entre sus principales funcionalidades destacan: los sistemas para compartir el trabajo en grupo, la gestión de la información personal (PIM), el dibujo vectorial y las presentaciones digitales.
Así mismo, las herramientas ofimáticas facilitan la organización personal del trabajo, el procesamiento de textos, la gestión de bases de datos, los diseños gráficos de oficina, tareas de contabilidad y de cálculo, en general, y el tratamiento, archivo y almacenamiento de documentos y textos, entre otras muchas acciones útiles para desarrollar diferentes labores a nivel empresarial y/o laboral.
Una hoja de cálculo es una aplicación o programa informático a través del cual es posible manipular datos numéricos mediante tablas, para operar sobre cálculos complejos.
Normalmente, las hojas de cálculo optimizan y alivian el trabajo de los departamentos de Contabilidad, además de permitir el trabajo de áreas relacionadas con negocios y finanzas.
PowerPoint es un programa creado para realizar presentaciones digitales, recurriendo a un texto esquematizado e imágenes explicativas.
Visualmente, este programa permite el diseño de diapositivas, con plantillas de imágenes prediseñadas, o bien con imágenes importadas desde un ordenador, además de la aplicación de animaciones en las imágenes y/o en el texto, al que se le pueden asignar distintas fuentes.
La herramienta informática de procesador de texto es una aplicación informática que permite crear, editar, modificar y procesar un documento de texto con formato.
Precisamente, los procesadores de texto se diferencian de los editores de texto en que los documentos con los que trabajan tienen formato, mientras que los editores trabajan solamente un texto simple.
Un correo electrónico es otra herramienta ofimática básica. Con él, bien sea Outlook o Gmail, podrás enviar correos, redactarlos y recibir correos de otras direcciones. Estos, además de texto, pueden contener imágenes, enlaces salientes y otros documentos adjuntos.
A pesar de que se está viendo desplazado por otras herramientas de comunicación más inmediatas, el correo electrónico se sigue usando con mucha frecuencia en entornos más oficiales y laborales.
Una base de datos en Access es una herramienta que sirve para almacenar información y comprimirla, especialmente si se trata de grandes volúmenes de datos. En ofimática, es muy útil saber utilizar una base de datos, ya que permite gestionar grandes cantidades de información, buscar y extraer cualquier dato que se encuentre en ella. Así pues, la gran mayoría de las empresas digitalizadas tienen bases de datos de clientes, inventarios, productos, etc.
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Cristina Polo Calvo
COPYWRITER
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