qué es excel para que sirve y cómo funciona

Descubre qué es Excel, para qué sirve y cómo funciona

Uno de los programas ofimáticos más utilizados en las empresas es Microsoft Office Excel, gracias a la variedad de funciones con las que cuenta esta hoja de cálculo.

En la actualidad, Excel es un programa casi obligatorio para cualquier persona que trabaje en una oficina, y por lo general, se utiliza Excel para organizar información de forma conjuntas y hacer cálculos de manera sencilla y sistemática.

Por lo tanto, conocer y manejar este programa, es una ventaja a la hora de conseguir empleo, sin importar la profesión.

Y como se trata de un programa con muchas funciones y herramientas, es necesario hacer un curso donde aprendas todo sobre él. Y que, a poder ser, te aporte un título homologado que quede vistoso en tu currículum.

Si te interesa aprender más sobre este tema, te invitamos a seguir leyendo, ya que te explicaremos en qué consiste Excel, para qué se utiliza y cómo funciona.

¿Qué es Excel, para qué sirve y cómo funciona?

Excel es una herramienta o programa computacional incluido en el paquete Microsoft Office, y sirve para la creación, manejo y modificación de hojas de cálculo. Se puede utilizar en varios dispositivos y sistemas operativos.

En el área de la administración y la contabilidad, conocer este programa es indispensable para aumentar la rapidez en el trabajo de almacenar, tabular, organizar, manejar e interpretar datos numéricos y alfanuméricos.

¿Para qué sirve Excel?

Este programa informático sirve para:

• Crear tablas para registrar y manejar los datos.
• Generar gráficos estadísticos usando plantillas y formatos.
• Vincular información a sitios webs, texto, hojas de cálculos, etc.
• Hacer cálculos matemáticos de forma automática mediante el uso de fórmulas de Excel.
• Elaborar calendarios, cronogramas, horarios de trabajo y escolares, etc.
• Diseñar facturas.
• Generar reportes contables.
• Crear presupuestos.
• Editar hojas de cálculo de otros programas compatibles, etc.
• Procesar texto e insertar imágenes en las hojas de cálculo.
• Utilizar diferentes formatos, como el formato condicional.

Excel facilita el trabajo con números y permite analizar los datos tabulares mediante el uso de herramientas como gráficos y tablas dinámicas.

¿Cómo funciona Excel?

Funciona como una hoja de cálculo compuesta por filas y columnas divididas por celdas, y en donde se pueden llevar a cabo diversas operaciones aritméticas, así como con números y texto. Es decir, sumar, restar, multiplicar, etc.

Las celdas están identificadas con una letra y un número, por lo que cada una tiene un nombre único, y en ellas se pueden introducir números, letras y gráficos en Excel.

Las columnas se identifican con letras y las filas, con números. 

Se pueden hacer cálculos simples y complejos de forma automatizada introduciendo fórmulas en las celdas correspondientes, solo colocando el signo igual (=) antes de la fórmula.

En las fórmulas, también se puede hacer referencia a otras celdas para incluir su valor en los cálculos. Ejemplo:  =A1+A2

¿Qué se puede hacer con Excel en una empresa?

Tras comprender las nociones básicas de Excel, hemos de decirte que es una poderosa herramienta que se puede aprovechar para una variedad de propósitos. Tiene la capacidad de realizar cálculos complejos, crear gráficos y organizar datos de forma sencilla.

Algunas empresas utilizan Excel como base de datos y sistema de gestión de bases de datos. Lo usan para almacenar información sobre sus clientes, empleados, productos y datos varios. También les permite comparar diferentes conjuntos de datos para encontrar tendencias y patrones.

Algunas empresas también recurren a Excel como herramienta de gestión de proyectos. Lo utilizan para hacer un seguimiento del progreso de sus proyectos y asignar tareas en consecuencia. También lo ponen en práctica para administrar su tiempo y poder hacer más trabajo en menos tiempo.

¿Cómo se utiliza el Excel en la contabilidad?

En líneas generales, Excel es una herramienta de contabilidad que se utiliza para rastrear datos comerciales, preparar estados financieros y administrar transacciones financieras.

El software de hoja de cálculo Excel fue creado en 1985 por un programador alemán llamado Josef P. Bachmann. En un princpio, se produjo para uso personal, pero pronto ganó popularidad entre las empresas.

Además, ofrece una amplia gama de características y funciones para que los usuarios desempeñen su trabajo más fácil, rápido y eficiente que nunca.

Nombres y versiones de Excel

Esta hoja de cálculo también es conocida como “Microsoft Excel” y “Office Excel” por ser parte de la suite Office junto a Word, Access y Power Point.

Además, cuenta con varias versiones que se distinguen por el año en que sale una nueva versión del programa, ejemplo: “Excel 2003”, "Excel 2013", “Excel 2007”, “Excel 2010”, etc.

Funciones de Excel

Una de las características más resaltantes de este programa, es que incluye funciones para hacer diferentes cálculos, solo se debe buscar la fórmula que se necesita e insertarla en la celda correspondiente para automatizar los cálculos.

Las funciones están organizadas por categorías, y para conocer todas las opciones disponibles, puedes hacer clic sobre la pestaña Fórmulas (Fx) y verás una serie de botones con los nombres de las categorías.

Al hacer clic sobre cualquier categoría, se mostrarán las funciones que pertenecen a esta y una descripción de lo que hace la función.

Algunas de esas categorías son las funciones de matemáticas y trigonométricas, las funciones lógicas, las funciones de texto, las funciones de base de datos, las funciones de información, las funciones de fecha y hora, las funciones financieras, etc.

¿Qué significa #### en Excel?

Si has trasteado con Excel alguna vez durante un rato largo, es muy probable que te hayas topado con este fenómeno y que te hayas sentido aturdido. La aparición de estas cuatro almohadillas en Excel pueden significar dos cosas, que en cualquier caso son perfectamente solucionables:

• El número que quieres mostrar en una celda es demasiado ancho como para que quepa. La solución más simple pasa por, sencillamente, ampliar el tamaño de la celda arrastrándola hacia la derecha.
• Has introducido una fecha con un valor negativo. Asegúrate de que la has escrito en el formato correcto.

¿Cómo aprender Excel?

Te habrás dado cuenta de que, aunque no es complicado, la gran cantidad de comandos y herramientas que ofrece pueden resultar confusas para los nuevos usuarios.

Por este motivo, existen infinidad de cursos orientados a enseñar el dominio de Excel, teniendo en cuenta que se trata de una de las habilidades más solicitadas en las bolsas de empleo.

Puedes aprender por tu cuenta viendo tutoriales gratuitos que ofrecen en internet. Pero si prefieres una formación que te ofrezca una titulación HOMOLOGADA que pueda servir para agregar a tu CV profesional, te recomendamos hacer un curso especializado.

Los cursos de Excel que oferta Euroinnova son unas de las mejores elecciones para aprender a usar esta herramienta ofimática. Cuenta con el mejor temario de Excel actualizado y puedes emplear la titulación obtenida para concursos de oposición ante la administración pública. Además, Euroinnova International Online Education es Centro Certificador Microsoft Office Specialist (MOS).

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