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Con frecuencia, el término ofimática se puede confundir como si fuera un sinónimo de informática. Aunque ambas palabras están estrechamente relacionadas, la ofimática abarca un conjunto de herramientas específicas del famoso pack Office. Estos programas vienen por defecto en muchos ordenadores y son los primeros con los que cualquier usuario novato se familiariza. Así pues, son fáciles de aprender y de gran utilidad para llevar a cabo un número significativo de tareas del día a día.
Más concretamente, las herramientas de ofimáticas más sonadas son Microsoft Word, Excel, Access, Publisher y PowerPoint. También podemos considerar ofimática Microsoft Outlook, gestor de correos electrónicos. Aunque desde un principio siempre se han instalado en la memoria de cada ordenador, las últimas tendencias en informática han llevado todas estas funcionalidades a versiones paralelas alojadas en la nube.
A medida que avanza la tecnología y las generaciones más jóvenes se van abriendo paso en la sociedad, la ofimática va adoptando un papel predominante e indispensable en la organización y gestión documental en todas las empresas privadas y públicas.
Entendemos por nivel el grado de dominio de un usuario sobre las herramientas del pack Office anteriormente mencionadas. La mayoría de personas que utilizan un ordenador con frecuencia tienen un nivel básico de ofimática, pero no mucha gente puede afirmar con contundencia que tiene un nivel avanzado de estas herramientas. Los programas ofimáticos contienen más funcionalidades y potencial de lo que el usuario medio cree.
Así pues, podemos definir tres niveles generales de ofimática:
Esta es una clasificación general de los niveles de ofimática. La herramienta más complicada de manejar es Excel, por lo que se requiere de tiempo adicional para dominar todas sus funcionalidades. Un nivel experto de Excel va más allá, ya que conlleva un conocimiento avanzado sobre programación VBA. No es un requisito para muchos puestos de trabajo, puesto que la programación abarca mucho más que meras cuestiones organizativas. En cualquier caso, no muchas personas alcanzan ni necesitan un nivel avanzado de ofimática.
Conocer el nivel de ofimática de uno mismo es crucial a la hora de evaluar nuestras habilidades. Puede que lleves manejando Excel un par de semanas y creas que eres un as con el programa, pero no eres consciente de todas las funcionalidades que ofrece. Lo mismo puede pasar con otras herramientas de ofimática como PowerPoint.
Además, también debes de saber cómo expresar tus capacidades en tu CV. Si quieres crear un CV de administrativo, es de suma importancia poder dejar constancia de cuál es tu nivel de ofimática y hasta qué punto puedes desempeñar tareas sirviéndote de las funcionalidades de cada herramienta ofimática.
Como bien hemos dicho, la ofimática se ha convertido en un básico para muchos puestos de trabajo. No solo en el ámbito administrativo y burocrático, sino que se puede implementar en las organizaciones de todo tipo de trabajo. Al fin y al cabo, los registros de gastos, el envío y recepción de correos electrónicos y la impresión de documentos son tareas normales del día a día en empresas de todos los ámbitos.
Mejorar tu nivel de ofimática presupone una mayor capacidad para organizar la información en formato digital y, por tanto, potenciar tu perfil laboral. Si ya estás trabajando, te permitirá adquirir un valor adicional en tu empresa y ser impulsor de la digitalización documental dentro de ella. Si estás buscando trabajo, un nivel intermedio o avanzado de ofimática dará cuenta de tus habilidades organizacionales y creativas.
Hoy día, tener cierto nivel de ofimática no es una ventaja, sino que es un básico que todas las empresas esperan de ti. Es por ello que aprender y mejorar tu nivel de ofimática puede abrirte las puertas a nuevas empresas y puestos de trabajo.
A su vez, la ofimática no solo es útil en entornos laborales, sino que puede facilitarte la vida, la gestión de tus finanzas, la comunicación con los demás y otros aspectos en el plano personal. Es por ello que las herramientas de ofimática también es un software de disfrute personal que muchas personas implementan en su vida diaria.
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Cristina Polo Calvo
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