Aprende con Euroinnova sobre las funciones del encargado de compras
En la actualidad existe lo que llamamos consumo masivo en diferentes áreas o productos con altas demandas, y como sabemos el objetivo de toda empresa vender, producir, motivo por el cual las empresas, negocios, marcas y otros requieren de una persona profesional que se encargue de mantener sus almacenes con un inventario sustentable, una persona encargada de administrar las compras, por eso hoy Euroinnova trae para ti este post sobre funciones del encargado de compras, donde te expondremos lo que necesitas saber sobre la profesión de gerencia de ventas y compras de una empresa, las funciones y las competencias que estos deben tener para realizar un buen trabajo.
¿Qué es un gerente de compras?
Es un profesional que se encarga de coordinar y liderar el área de compras de un instituto, bodega, empresa u organización, con la finalidad de cumplir con la garantía de que todos los procesos llevados a cabo sean correctos en cuanto a lineamentos de la empresa y regulaciones reglamentarias impuestas, tanto para la importación como para exportación de mercancía. Es allí, donde se dejan ver todas las funciones del encargado de compras. Podemos decir que gran parte de la responsabilidad recae sus hombro, ya que dependiendo del desarrollo y ejecución de sus funciones este puede marcar la diferencia entre el éxito y fracaso de una empresa.
Importancia de un encargado de comparas
Debemos tener en cuenta que un gerente de compras no solo se encarga de eso, de comprar, este debe tener un perfil amplio en su departamento de trabajo que le permita a flote y en equilibrio la economía de la empresa para la que trabaja, además este debe mostrar ser capaz de ejercer mucho más que habilidades gerenciales, debe contar con habilidad analítica e intrapersonales, así mismo debe ser capaz de llevar a cabo la administración de personal de su área.
Sin embargo, de las principales funciones del encargado de compras diremos que es y será la de saber desarrollar estrategias y planes de aprovisionamiento de insumos para la empresa.
Característica y competencias que bebe tener un encargado de compras
Todo profesional de esta área debe tener competencias y características similares, sin embargo, estas pueden cambiar según el rubro que maneje la empresa, por ejemplo; maquinaria, muebles, calzados, víveres, entre otros. Aunque podemos describir a nivel general que estas deben ser las características, competencias y algunas funciones del encargado de compras.
Características y competencias:
- Liderazgo: este profesional debe ser un líder nato, pues su ocupación así lo demanda ya que habrá personal bajo su administración, y dependiendo el nivel de la empresa, debe tener la habilidad de delegar funciones, dar seguimientos a procesos, organizar actividades y otras.
- Habilidades con los números: muchas veces el gerente o subgerente de compras, tiene profesiones como licenciado en administración, analistas y otros, ya que son requeridos para realizar presupuestos que sean básicos y que estén bajo su cargo, debe contar con el conocimientos en procesos de facturación y más, por lo que podemos decir que tener conocimientos en procesos debe ser fundamental, no solo como competencia profesional, sino que hará parte de las funciones del encargado de compras.
- Dominio de idiomas, inglés: muchas veces las empresas suelen ser tan grandes que se basan en importaciones y exportaciones, por lo que es necesario contar con un profesional que por lo menos hable o domine el inglés.
Otras características y competencias son:
- Trabajar en equipo: como hemos dicho antes, siempre van a haber personal bajo su cargo, con los que debe trabajar día a días, pero también debe saber trabajar con otros equipos de trabajo de la empresa, ya que al ser encargado de loa almacenes, debe garantizar que los demás trabajadores tengas los insumos necesarios para trabajar con mayor eficacia.
- Habilidad para las negociaciones: teniendo en cuenta que su trabajo está vinculado directamente con los proveedores, debe desarrollar habilidades únicas para siempre obtener las mayores ganancias y benéfico para la empresa.
- Contar con el dominio de programas especializados: muchas empresas manejan diferentes programas especializados para los procesos de inventarios, seguimientos de procesos, manejos de libros contables, es por esto que se requiere experiencia en esto.
Como podemos ver, los encargados de Compras de las empresas deben desarrollar muy buenas competencias y características para llevar a cabo un trabajo excelente y que cumpla con los objetivos de la empresa.
¿Cuáles son las funciones del encargado de compras en una empresa?
Las funciones del encargado de compras o gerente de compras van a variar según el tipo de empresa, las necesidades de la misma y opciones de mercado, sin embargo, acá podemos definir las principales funciones que deben desempeñar.
Funciones del encargado de compras:
- Realizar la planificación y las estructuras de compras del departamento: el jefe o encargado de compras es la autoridad máxima en su departamento, por lo cual tiene la responsabilidad de gestionar y planificar el funcionamiento de esta área en base al presupuesto existente, además de asignar las actividades a realizar cada uno de los miembros de su equipo.
- Debe buscar y contar con proveedores que sean eficientes: no es nada fácil buscar proveedores, y nada nada menos difícil el hecho de que sean confiables con lo que nos ofrecen, por el entre las principales funciones del encargado de compras esta buscar los mejores proveedores, y nos solo debemos fijarnos por los costos, sino por la flexibilidad, la confiabilidad, la calidad, la eficiencia y las condiciones a seguir con este. No solo debe encontrarlos y ya, debe seguir en la búsqueda de más proveedores que le favorezcan a la empresa, quizás mejores y más actualizados con el mercado.
- Estar atento a las diferentes novedades del mercado: se trata de ser dinámico, de tener lo mejor y seguir en la búsqueda de más opciones, los profesionales encargados de compras de los diferentes comercios, debe moverse dentro de la novedad, la actualidad, cotizar nuevos productos, mantenerse al día con las noticias sobre el sector que maneja, por lo que debe contar con la información actualizada constantemente.
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Otras funciones del encargado de compras son:
- Controlar la calidad de los productos: controlar la calidad de los productos suministrados debe ser quizás una de sus funciones más importantes, verificar que todo esté en perfectas condiciones, de ser caso contrario contactar con su proveedor para realizar el reclamo.
- Pactar las condiciones y negociaciones de productos: pactar sobre las condiciones más favorables con los proveedores, ya que no basta con tener excelentes proveedores, también se deben aclarar las negociaciones con ellos donde ambas partes obtengas beneficios.
- Gestionar las necesidades del stock: es indispensable mantener un inventario y abastecimiento adecuado para que no resulte ser una odisea en pedir un producto cada vez que se necesite, es importante mantener en stock aquellos productos de mayor importancia. Tampoco se debe exceder en ellos.
- Gestionar los documentos de las compras: comprar no es solo ir al mercado o con tu proveedor y tener todo a la mano, esto conlleva la responsabilidad de gestionar una serie de documentos que se deben mantener en orden en todo momento y más cuando llegan los inventarios, facturas, certificados y muchos más.
Estas son las funciones del encargado de compras, a las que podemos llamar más importantes y trascendentes en su gestión.
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Esperamos que este artículo sobre funciones del encargado de compras, haya sido de mucha ayuda para ti, si está interesado en aprender más sobre este tema, te invitamos a visitar nuestra página Escuela de Negocios especializada en formación online Euroinnova donde podrás formar parte de nuestro master y curso en gestión de compras.
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