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Vender, promocionar y cuidar la calidad de los productos son solo algunas de las funciones de un encargado de compras de una empresa, y este puesto es de los más importantes dentro de la organización porque de ellos depende el crecimiento de la compañía. A continuación, te explicaremos mucho más acerca de este trabajo tan necesario.
Para comenzar, vamos a especificar cuáles son las funciones de un encargado de compras, y es que esto va más allá de la jerarquía, pues una persona que desempeñe esta profesión tiene como misión establecer la política de compras en conjunto con el área productiva y financiera de una organización. De igual forma, todas las decisiones que esta persona tome comprometerán fracciones del capital de la empresa.
Entre las tareas más importantes con las que debe lidiar un encargado de compras destacan las siguientes:
Un jefe de compras que esté verdaderamente preparado para ocupar este cargo debe conocer de forma exhaustiva a todos los proveedores que operen en el sector o mercado en el que se involucre su empresa, esto implica tener y gestionar información de cualquier tipo con respecto a los mismos para completar las futuras contrataciones. Esto puede incluir catálogos de materiales o productos que estos ofrezcan, información de la relación calidad a precio, distancia geográfica del proveedor a la empresa, tiempos de entrega y fiabilidad de la misma, imagen del sector, nivel de saneamiento y mucho más.
Para una empresa es absolutamente importante tener la información actualizada de los precios del material que utilizan para elaborar sus productos, el correcto cumplimiento de esta entre las funciones de un encargado de compras puede suponer en un ahorro de tiempo al momento de hacer o elegir a qué proveedor le comprarán dicho material.
Si la empresa u organización dispone de un departamento de calidad o de control de materia que se encarga de realizar las pruebas necesarias para garantizar que sea un buen producto, la participación del encargado de compras puede ser un punto a favor.
Un gerente de compras debe velar por la documentación legal y correspondiente a cada transacción de compra de material, ya que esto no solo implicaría llevar un correcto control de facturación, sino que también es importante al momento de elaborar protocolos que ayuden a agilizar dicho proceso y de esta manera poder minimizar costos.
Entre las funciones de un encargado de compras también podemos encontrar que es realmente importante que dicho encargado posea la información en tiempo real del almacén de materia prima, de esta forma puede hacer los preparativos correspondientes para comprar más material.
Como el responsable máximo del área de compras, el encargado tiene la potestad de diseñar a su parecer la estructura de la misma, esto no solo implica elegir los empleados de esta área, sino también diseñar cada puesto de trabajo a cubrir. Para dar pie al diseño de esta sección es necesario que el encargado se apoye en el departamento de recursos humanos.
Para ser jefe y cumplir con las funciones de un encargado de compras, tendrá que incluir en su perfil la capacidad de:
Debe tener:
Como todos los jefes con empleados a cargo, el de compras debería asegurarse de que sus trabajadores cumplen sus funciones de un encargado de compras de forma correcta, y entablar un control y evaluación del trabajo.
No solo debería saber acomodar el servicio, sino además encargar labores a sus trabajadores. Asegúrate de que cuantos más costos consiga el cliente más ganancias va a tener la compañía, ya que lograr un óptimo precio a partir del inicio significa poder tener más margen en el momento de ponerlo al consumidor final.
Un buen cliente constantemente prioriza la calidad a la porción, debido a que sabe que un producto que no es bueno enteramente no pasará los controles y se tendrá que gastar más dinero en el momento de cambiarlo o adaptarlo para que cumpla las propiedades. Por esa razón, el líder de compras tiene un trabajo difícil que requiere de varios conocimientos y experiencias.
El departamento de compras juega un papel estratégico en las organizaciones, y las elecciones que toma este departamento son primordiales para el adecuado manejo y gerencia de las mismas. Por esto, es de esencial trascendencia que entre las funciones de un encargado de compras se logre proponer un diagrama de flujo del departamento que abarque todo el proceso y que deje claro todos los pasos a continuar.
La administración de compras pasa por una secuencia de responsabilidades cuyo objetivo consiste en que la negociación con proveedores sea lo más estupendo viable para ambas piezas. Así, logramos producir costos como para los agentes que intervienen en la organización como para aquellos que lo realizan de manera externa.
En las propiedades que tiene un óptimo gerente de compras para cumplir con las funciones de un encargado de compras, enfatizamos:
Como constantemente, es indispensable marcarse unos fines y objetivos para saber si el departamento en sí cumple con lo solicitado en el manual de funciones de un encargado de compras y que todo va según lo previsto; por supuesto con las metas de compras no podía ser distinto.
Son muchas las metas del área de compras que puedes marcarte, siendo las próximas de las más relevantes:
Las funciones de un encargado de compras son orientativas y, para que este sea fiel con la compañía deberá involucrarse a un grado general y, obviamente, encontrarse coordinado con los fines de los demás departamentos.
Estas son solo algunas de las funciones de un encargado de compras que más se destacan y que se encuentran entre las más comunes, pero si quieres investigar más a fondo sobre esta increíble profesión, en Euroinnova podrás encontrar mayor información al respecto.
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Cristina Polo Calvo
COPYWRITER
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