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Para quienes prefieren los trabajos administrativos, y poseen cualidades de buena atención, buena presencia, comunicación, son colaborativos y les gusta asistir en labores que requieran la organización de una oficina.
Entonces deben quedarse con nosotros y aprender todo sobre el perfil, carreras y funciones de la secretaria.
También conocida como auxiliar administrativa o asistente administrativa, es el cargo que cumple alguien con la disposición de gestionar todo lo relacionado a las actividades más elementales de una empresa. Estas actividades se refieren a la organización, registro, planificación de reuniones, redacción de correspondencia, entre otras responsabilidades.
Además, entre las funciones de la secretaria está el rendimiento de cuentas al gerente administrativo que vendría a ser su superior.
En cada uno de los cargos administrativos que existen, según el orden jerárquico dentro de las empresas o instituciones de cualquier índole, requieren de secretarias que cumplan las funciones de gestión empresarial, confidencialidad y atención.
A continuación, detallamos las principales responsabilidades que adquiere la secretaria de acuerdo al cargo que ocupa.
Es la persona que ejerce un cargo de asistente de dirección o de cargos de alto nivel dentro de la empresa o la organización. Por lo tanto, se requiere de la confidencialidad cuando se trata de personas de cierto poder como presidente, gerentes, directores, entre otros.
Otras de las funciones de la secretaria ejecutiva es brindar apoyo incondicional a su superior, recordándole citas importantes, gestión de viajes, alojamientos, itinerarios, eventos, entre otros. Sin embargo, también cumple funciones administrativas en la oficina.
Una de las funciones de la secretaria de este tipo es la de dirigir, organizar, planificar y registrar todo lo concerniente a cada uno de los departamentos u oficinas que conforman la empresa. Es decir, la secretaria de dirección, es el brazo motor dentro de la organización, pues de ella depende el buen funcionamiento de cada una de las áreas administrativas que conforman la institución en la que trabaja.
Entre sus responsabilidades también figura la revisión de las presentaciones que realizará su superior ante un auditorio. Por consiguiente, debe velar por que el contenido esté bien redactado, sin errores de ortografía y gramaticales. Por otro lado, deben ser metódicas, organizadas, puntuales y mantener su lugar de trabajo en orden.
Además, al igual que la secretaria ejecutiva, también tiene responsabilidades en la oficina entre las que destaca la buena atención de clientes o asociados a la empresa, entre otras.
En toda organización existe este tipo de auxiliar, y ellas se encargan de labores más organizativas que de confidencialidad. La más destacada de las funciones de la secretaria de gerencia es la de asegurarse que la compañía cumple con todas las obligaciones de ley, por lo que debe comprobar la documentación y que esta sea vigente.
Asimismo, debe revisar la correspondencia emitida o recibida por la gerencia; ser comunicativa y mantener buen trato con sus compañeros de trabajo, el personal que labora en la empresa, así como con clientes, visitas o asociados. Debe llevar un registro de todas las reuniones de su superior y tener siempre presente la elaboración de informes de incidencias dentro de la oficina.
En toda empresa la asistencia de una recepcionista es muy importante, porque ella es la primera impresión que tienen quienes visitan la organización.
Como hemos podido ver, las funciones de la secretaria ejecutiva sirven para poder brindar un máximo apoyo a todos los empleados en una empresa u organización de cualquier tipo. Claro, sus funciones variarán dependiendo del tipo de secretaria que sea, pero en medida general es la encargada de organizar y mantener el cronograma de los ejecutivos, ayudando a su vez en la realización de una gran cantidad de tareas de índole administrativa.
Sin duda alguna podríamos decir que su objetivo es poder contribuir en la eficiencia de todo el negocio, permitiendo que se puedan garantizar todas las tareas administrativas que se les puedan asignar de una manera eficiente y oportuna. Pero, para poder realizar todo esto, además de ser estudiadas en todo lo que respecta al área, es necesario que cumplan con un perfil bastante específico, de lo cual es lo que hablaremos a continuación.
Para que una persona pueda cumplir las funciones de la secretaria debe cursar estudios de Técnico Superior en Secretaria, la licenciatura en Administración de Empresas, un programa de Técnico Superior en Auxiliar Administrativos, o cualquier otro que se relacione a estos campos. Por supuesto, el camino no es tan sencillo, pero con esfuerzo se pueden alcanzar todas las metas que nos podamos trazar. Así, si ya contamos con el título, no podemos conformarnos solo con eso, pues será necesario mantenernos en una constante actualización en las técnicas y métodos para seguir ejerciendo al máximo nivel posible.
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