Curso de técnico en secretariado

Curso de Técnico en Secretariado

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¿Cuáles son las funciones de un técnico en secretariado?

Un Secretario o secretaria es aquella persona que trabaja como asistente del director o el equipo administrativo de una organización. Se encarga de la supervisión de diferentes asuntos, sobre todo de aquellos que son de carácter confidencial. En muchos casos, se encargan de la supervisión de personas de cierto poder, como monarcas, papas, presidentes, etc. 

Según el tipo de organización donde trabajen, pueden compartir las tareas de un auxiliar administrativo o no. Esta es una profesión que se orienta a la realización de actividades básicas en una oficina, y existen, por tanto, secretarías ejecutivas que se encargan de la supervisión y asistencia en cargos de alto nivel en las empresas. Como resultado, las funciones que debe seguir son:

• Es considerado como enlace y primer punto de contacto entre el ejecutivo y sus clientes, proveedores, otros empleados y terceras personas. Es por ello que debe interactuar de manera eficaz y profesional con ellos: 
  • Respondiendo a los requerimientos, la preparación de la documentación necesaria y la realización de un seguimiento adecuado de cada uno de estos contactos.
  • Reunión con terceros y grupos de interés entre otras personas. En este punto, es el representante del ejecutivo, y debe tener la capacidad de discutir cualquier problema y ofrecer una recomendación o soluciones de los temas que le afecten.
• Gestión de las llamadas, correos electrónicos, faxes y correspondencia. Tanto en el caso de las comunicaciones entrantes como las salientes. 
  • En este punto, debe llevar a cabo una adecuada monitorización de memos, entregas y reportes, de carácter entrante y saliente. 
  • Debe llevar a cabo una coordinación completa de todos los servicios de mensajería y Courier. 
  • Debe monitorearse, responderse y reenviarse cualquier correo entrante de manera constante. 
  • Se deben actualizar todas las listas de contactos y mantenerlas siempre así. 
• Redacción y revisión de todas las comunicaciones escritas, los reportes, las presentaciones y las hojas de cálculo. 
  • La información que se recopile de cualquier tipo de herramienta que tenga la organización, debe ser útil para el estudio de los datos. Estos deben posibilitar la creación de informes y reportes que ayuden a la toma de decisiones. 
  • Entrega de estos reportes y reseñas a los ejecutivos, comités y juntas directivas.
• Gestionar la agenda o calendario tanto profesional como en algunos aspectos, personal del ejecutivo. También debe dejarle siempre claro cualquier tipo de requerimiento que sea necesario para cada reunión. 

Perfil recomendado para desempeñar esta profesión

• Debe ser una persona organizada y con capacidad de manejar de manera eficaz su tiempo:
  • Tiene que ser organizado, capaz de llevar una priorización clara de las tareas y detallista. 
  • Debe saber manejar varias tareas al mismo tiempo y trabajar bajo presión. Normalmente, se debe mover en un entorno activo y dinámico. 
• Tiene que saber manejar una centralita telefónica. 
  • Ser capaz de tener un discurso claro y acorde con los requerimientos de la organización donde trabaja. 
  • Manejar las llamadas de manera respetuosa, elocuente y eficaz.
• Nivel de iniciativa alto, y ser capaz de adaptarse a las tareas con flexibilidad y ser receptivo.
• Atención al detalle.
• Habilidades de comunicación, orientación al cliente y vocación. Debe ser capaz de orientarse al cliente.
  • Debe ser capaz de comunicarse de manera clara, tanto de forma oral como escrita, y tener la capacidad de mantener buenas relaciones profesionales con terceros, clientes y otros empleados.
  • Debe contar con habilidades claras de servicio al cliente, ser paciente y tener claro el protocolo de actuación. 
• Capacidad analítica y de resolución de conflictos de forma eficiente y rápida. 
• Capacidades administrativas, siendo capaz de procesar textos, utilizar hojas de cálculo y manejar bases de datos. 
• Honestidad y discreción, siendo capaz de manejar información sensible y confidencial. Tiene que ser una persona con alto nivel de integridad. 

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