Curso de secretariado pdf

Curso de Secretariado PDF

¿Cuáles son las funciones de un secretario?

Los secretarios se deben encargar de prestar su apoyo a nivel administrativo a directivos y otros profesionales. Sus responsabilidades incluyen la redacción de cartas, informes y otros escritos y documentos a través del ordenador, además de la atención de las llamadas telefónicas, la organización de reuniones, llevar la agenda del jefe y la atención de las visitas.

Los secretarios deben prestar apoyo administrativo a uno o más directivos, aunque algunos están al servicio de equipos o departamentos de empresas. Por lo general, sus funciones se centran en la atención de consultas telefónicas, recibir mensajes y decidir el orden de atención de los requerimientos por parte del jefe. Los secretarios se pueden también encargar de revisar el correo tanto ordinario como electrónico y decidir si el jefe tiene que ver o atender a alguna comunicación personalmente, o será él mismo u otro departamento, quien conteste los mensajes. 

Además, se deben encargar de organizar la correspondencia de la oficina y priorizarla en nombre del jefe. Normalmente, cuentan con sistemas de localización de archivos en el ordenador para poder buscar los documentos de nuevo cuando estos se precisen.

En algunas ocasiones, los altos directivos dictarán las cartas a sus secretarios, que podrán utilizar para ello la transcripción de audio o si tienen conocimientos en taquigrafía o algo similar para ello. Algunos secretarios además tendrán el poder de preparar por su propia cuenta y sin ninguna supervisión, la redacción de respuestas a la correspondencia. Estas, en algunas ocasiones, serán mostradas al jefe para que las apruebe y las firme, o directamente aquellos secretarios más experimentados, podrán escribir y enviar sus propias cartas.

Además de esto, los secretarios llevarán la agenda de sus jefes y podrán encargarse de la organización de reuniones en su nombre. Tendrán también que utilizar sus conocimientos de escritura y redacción para una correcta confección del orden del día antes de la reunión, también para levantar las actas de manera concisa (a menudo gracias a la utilización de la taquigrafía o la escritura rápida) y posteriormente se encargarán de reescribirlas de manera más detallada. Antes de comenzar con la reunión, deben distribuir el orden del día y cualquier otro documento que sean necesario a las personas que hayan asistido a la reunión.

Se encargan también de recibir a los clientes o a las visitas. Dependiendo del tipo de empresa, incluso pueden estar encargados de que se les sirva algún aperitivo. Además, algunos secretarios se encargarán también de la preparación de viajes a sus jefes, así como de reservar los hoteles y de planificar el itinerario de viaje. Pueden también hacer esto para amigos del jefe o para clientes que, desde el extranjero, en alguna ocasión vienen a visitar la empresa.

Los secretarios con más experiencia y capacidades, además de esto, pueden prestar su ayuda a los jefes para que aprendan a utilizar a tiempo de manera más eficiente. Gracia a su criterio, les permitirán ahorrar a su jefe tensiones acumuladas en el trabajo o las interrupciones que aparecen con frecuencia. Estos profesionales son en muchas ocasiones los ayudantes personales del jefe y pueden actuar por su cuenta y tomar decisiones en nombre del jefe. 

Además, en algunas ocasiones, el jefe necesitará que los secretarios acudan con ellos a algún viaje de negocio y asistan a reuniones con ellos.

Perfil profesional de un secretario

• Conocimiento de tratamiento de textos, transcripción, mecanografía, y posiblemente taquigrafía.
• Buen dominio del idioma
• Grandes capacidades organizativas y de planificación y priorización. 
• Autonomía
• Trabajo con un enfoque eficaz, preciso y metódico, además de la atención al detalle. 
• Trato cordial con el público, por teléfono, actitud amable y servicial con las visitas.
• Capacidad de mantener la calma bajo presión y saber actuar con eficacia y rapidez.
• Tener tacto y discreción.
• Respeto a la confidencialidad de los documentos e información con los que trabajen.
• Ser capaz de conocer cómo funciona la empresa en todos sus aspectos.

¿Cuáles son las funciones del secretariado?

Las funciones del secretariado se relacionan con el trabajo de oficina, que son:

• Recibir documentos
• Atender llamadas telefónicas
• Atender visitas
• Archivar documentos
• Realizar cálculos elementales
• Informar de todo sobre su departamento
• Estar al corriente de la tramitación de expedientes
• Actualizar la agenda, tanto telefónica como de dirección y reuniones
• Contar con conocimientos de los departamentos de las administraciones públicas con los que esté más relacionada la sección del que dependa
• Conocer como es el manejo de máquinas de oficina y programas informativos
• Conocer los protocolos institucionales y empresariales

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