Análisis de perfil de puestos: pasos, métodos e importancia
El mercado laboral es cada vez más exigente. En efecto, actualmente, los puestos de trabajo se caracterizan por su alta especialización. Esto ha provocado que los procesos de selección sean más rigurosos, donde un conjunto de pasos previos a la contratación asegura encontrar al candidato ideal. ¿Cuál es el nombre que recibe esta tarea tan importante en las empresas?
Es el análisis de perfil de puestos, que se realiza bajo la dirección y supervisión de los especialistas en recursos humanos. Partiendo del análisis y evaluación interna, se establecen criterios básicos que debiera tener un candidato para cumplir, con eficiencia, las tareas el cargo por cubrir. ¿Quieres conocer un poco más sobre el análisis de perfil de puestos?
Análisis de perfil de puestos: ¿en qué consiste?
En el ámbito organizacional, el análisis de perfil de puestos se entiende como un proceso riguroso, crítico e imprescindible dentro de la gestión de recursos humanos. Su principal objetivo es definir las tareas y obligaciones que requieren cobertura para garantizar la operatividad y funcionamiento adecuado de los equipos de trabajo.
En este sentido, se toman en consideración, por un lado, las características del puesto y, por otro lado, el perfil profesional del candidato. Este deberá cumplir con un conjunto de requisitos, así como poseer habilidades, competencias, conocimientos y formación específicos para desempeñarse con eficiencia y efectividad.
En todas las empresas, en los últimos años, se ha buscado sistematizar el análisis de perfil de puestos mediante criterios de indagación de necesidades y procesos de reclutamiento/selección cada vez más estrictos, y, desde luego, mediante la implementación de herramientas y plataformas desarrolladas específicamente para la gestión del talento humano.
El análisis de puestos centra su atención en confeccionar la figura del puesto para cubrirse por cierto perfil, lo que significa que el proceso no se orienta tanto al empleado como a las tareas en sí mismas.
¿Cómo hacer un análisis de perfil de puestos?
El análisis de perfil de puestos cuenta con un conjunto de pasos cuyo objetivo es garantizar un proceso estructurado y eficaz en el establecimiento de requisitos y responsabilidades. Este proceso se compone de varias etapas, descritas a continuación.
Paso 1. ¿Cuál es el contexto del puesto?
El primer paso es comprender cuál es el entorno del puesto de trabajo; en otras palabras, se busca definir su función dentro de la organización. Para esto, se analizan aspectos relevantes como los departamentos o equipos, los trabajadores que los componen y la contribución que haría el nuevo empleado al complimiento de los objetivos específicos y generales de la empresa. De esta manera, se establece el lugar que deberá cubrirse, el tipo de perfil profesional (por ejemplo, junio o senior), la duración y tipo de contrato, y el horario. Como se ve, se trata de la información general necesaria para establecer el perfil.
Paso 2. ¿Cuál es el objetivo del puesto?
Los departamentos y equipos cumplen funciones específicas dentro del aparato operativo de las empresas. Cada trabajador cubre tareas y responsabilidades cuya realización garantiza que, junto con otros, contribuyan sustancialmente a la empresa. Entonces, se establecen tanto las metas como las funciones del cargo. Así, se definen los propósitos y objetivos que justician su existencia.
Paso 3. ¿Cuáles son las tareas o actividades principales?
En este punto, se identifican las responsabilidades diarias del puesto, así como detalles que podrían influir en la eficiencia del equipo, como los objetivos a largo plazo o tareas ocasionales que requerirían cobertura. Los encargados de la elaboración del perfil dialogan con los encargados de los departamentos y equipos (team manager) para establecer las actividades específicas. También se definen las habilidades básicas o avanzadas necesarias para realizarlas.
Paso 4. ¿Cuáles son los recursos para realizar el trabajo?
Los puestos de trabajo exigen recursos. Esto incluye herramientas básicas, tecnología, información y apoyo de otros equipos. Por lo tanto, durante el análisis de perfil de puestos, se exige conocer la disponibilidad de alguno de estos recursos y la posibilidad de adquirirlos para el éxito del empleado en su rol. De eso dependerá cumplir las metas establecidas para el puesto.
Paso 5. Análisis de KSAO
El análisis de conocimientos (knowledge), habilidades (skills), aptitudes (abilities) y otros atributos (other) –de ahí las siglas en inglés– es un componente crítico para definir el perfil ideal del candidato. Esto abarca desde la educación formal –en la que se adquieren habilidades duras o hard skills– y la experiencia laboral hasta las habilidades blandas (soft skills), entre las que se incluyen la comunicación efectiva, el trabajo colaborativo y la resiliencia. Entonces, se busca lo siguiente:
(K) Conocimiento – ¿qué es lo que sabes?
(S) Habilidades – ¿qué puedes hacer?
(A) Aptitudes – ¿cuáles son tus capacidades?
(O) Otros atributos – ¿cómo podrías cumplir las tareas?
Paso 6. Elaboración del perfil
Tras el análisis y la recopilación de datos, se procede a la confección del perfil según los criterios establecidos para el puesto. Esto permite al departamento de recursos humanos confeccionar la oferta de trabajo y comenzar el proceso de selección.
Métodos de análisis de puestos de trabajo
Ahora bien, ¿cómo se recopila la información que permite confeccionar el perfil de puestos de trabajo? Los diversos métodos existentes, que se reseñan a continuación, favorecen la identificación las características más importantes del cargo.
Entrevistas
Una de las mejores herramientas al momento de reconocer y analizar puestos de trabajo es, desde luego, la entrevista. Por su naturaleza, permite recopilar información de manera directa, además de fomentar relaciones horizontales entre los diferentes miembros del equipo. De manera individual o grupal, la entrevista ofrece una visión interna del departamento o equipo, lo que impacta positivamente en la definición y caracterización de tareas, habilidades y responsabilidades.
Cuestionarios
Como las entrevistas, los cuestionarios son herramientas de recopilación y análisis de datos muy eficaces. Los elaboran los especialistas en recursos humanos, quienes combinan preguntas abiertas y cerradas con el objetivo de enfocar los aspectos más relevantes durante el análisis de perfil de puestos. Así, los encargados y los empleados pueden responder marcando opciones o redactando sendos textos.
Observación
A pesar de su índole tradicional, la observación aporta detalles que quizá, de otro modo, no serían advertidos. Entonces, ¿qué información se puede recoger con este método? En determinados puestos, la inspección de las tareas puede demostrar la necesidad de una cantidad mayor de trabajadores; incluso, se puede establecer si se requieren procedimientos adicionales para garantizar la eficiencia, lo que derivaría en la inclusión de un nuevo puesto. Por su parte, la observación puede catalogarse de dos maneras: participativa, cuando el analista acompaña en la ejecución de tareas, y no participativa, cuando solo hay observación.
Cotidianidad y desempeño laboral
Tampoco se puede perder de vista el análisis de la cotidianidad y el desempeño laboral. Con esto, se evalúa el modo en el que los trabajadores gestionan sus tareas y cumplen con los objetivos del puesto. Este método permite identificar habilidades técnicas y blandas, como la resolución de problemas o el trabajo colaborativo.
Metodología de incidentes-críticos
Por último, esta técnica se centra en identificar y analizar situaciones específicas donde el desempeño fue excepcionalmente bueno o malo. Así, permite identificar habilidades, comportamientos y atributos imprescindibles para el éxito o el fracaso en el puesto. Es útil para establecer nuevos puestos de trabajo, programas de capacitación y evaluación del desempeño.
¿Quién realiza el análisis de perfil de puestos?
El análisis de perfil de puestos es, por definición, una tarea colaborativa en la que participan los especialistas en recursos humanos y los trabajadores de la empresa. Si bien estos últimos contribuyen en el proceso de recopilación y análisis de información, los primeros tienen la responsabilidad de confeccionar el perfil requerido para el puesto que se necesita cubrir. Debido a su experiencia en la gestión del talento humano, poseen los conocimientos y herramientas para determinar qué es lo que la empresa necesita.
En ciertas ocasiones, se puede requerir la intervención de profesionales externos, especialmente cuando se analizan puestos con requerimientos técnicos muy especializados o cuando la empresa busca una perspectiva objetiva cuando el puesto es nuevo. Este enfoque multidisciplinario asegura que el análisis del perfil de puestos sea exhaustivo y refleje con precisión las necesidades reales del rol dentro de la estructura organizacional.
Ventajas del análisis de perfil de puestos
El análisis de perfil de puestos ofrece múltiples ventajas que contribuyen significativamente a la eficiencia organizacional y la satisfacción laboral:
Mejora el proceso de selección. Permite atraer candidatos más adecuados y facilita la tarea de los reclutadores al comparar las competencias de los postulantes con las necesidades del puesto.
Optimiza el proceso de inducción. Facilita la creación de programas de inducción que preparan a los nuevos empleados de manera más efectiva para sus roles específicos.
Mejora la definición de salarios. Permite establecer estructuras salariales justas y competitivas, alineadas con el mercado y la importancia del puesto dentro de la organización.
Brinda sustento a los despidos. En casos de bajo desempeño, el análisis de perfil de puestos ofrece un marco de referencia objetivo para evaluar a los empleados, lo que facilita decisiones justas y fundamentadas sobre despidos o reubicaciones.
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