Los tres componentes del flujo de trabajo

En el entorno laboral se llevan tareas complejas, pero necesarias para completar procesos o cumplir objetivos. En este sentido, la falta de organización y una mala gestión puede llevar al caos. La buena noticia es que este escenario se puede evitar con un flujo de trabajo. 

Un flujo de trabajo es una secuencia ordenada de pasos o actividades que se diseñan para guiar el proceso desde su inicio hasta su resolución de forma eficiente. En este post te contamos los componentes básicos del flujo de trabajo, los beneficios para la gestión de tareas y el diagrama general. ¿Te interesa? ¡Sigue leyendo! 

Características del flujo de trabajo 

El flujo de trabajo actúa es un mapa detallado que define quién hace qué, cuándo y cómo se realiza cada tarea dentro de un proceso específico. Así, establece una estructura clara y precisa que ayuda a coordinar las acciones de las personas involucradas, a asignar responsabilidades y a mantener un seguimiento del progreso. 

Desde la recepción de una solicitud hasta la entrega del producto final, el flujo de trabajo establece roles, responsabilidades y puntos de control para asegurar que el proceso avance de manera fluida y sin contratiempos. El objetivo es, en definitiva, optimizar la ejecución de procesos mediante la organización y la gestión eficiente de las tareas involucradas.  

Al establecer una secuencia clara de actividades, el flujo de trabajo busca minimizar los tiempos de inactividad y evitar cuellos de botella que puedan ralentizar o detener el progreso del proceso. 

Tres componentes del flujo de trabajo 

El flujo de trabajo está compuesto por tres elementos básicos: aporte, transformación o proceso, y producto. En este punto, es importante destacar que se trata de tres componentes interrelacionados y dependientes. Ten en cuenta que, sin aportes, no hay nada que transformar o convertir en producto. Y sin un producto, el flujo de trabajo no tiene un resultado final. 

Dicho esto, veamos los detalles de estos tres componentes.  

Aporte 

El aporte se refiere a los recursos necesarios para llevar a cabo el proceso. Pueden incluir materias primas, información, habilidades humanas, equipos o tecnología. Son los elementos iniciales que se introducen en el flujo de trabajo y que serán transformados a lo largo del proceso para producir un resultado deseado.  

Por ejemplo, en un proceso de fabricación de muebles, los aportes pueden ser la madera, los herrajes, las herramientas y el conocimiento técnico de los trabajadores. 

Transformación o proceso 

Es el conjunto de acciones o pasos que se llevan a cabo para convertir los aportes en un producto o resultado. Durante esta etapa, los recursos son modificados, combinados o procesados de acuerdo con los requisitos del proceso para alcanzar el objetivo deseado. Las transformaciones pueden implicar acciones físicas, como ensamblaje, fabricación o montaje, así como también procesos intelectuales o de gestión, como análisis de datos, toma de decisiones o coordinación de actividades.  

Siguiendo con el ejemplo anterior, el proceso de transformación puede incluir el corte, lijado, ensamblaje y acabado de la madera para crear los muebles. 

Producto 

Este es el resultado final del flujo de trabajo. Puede ser un bien tangible, como un producto manufacturado, o un servicio intangible, como un informe, un diseño o un análisis. El producto debe cumplir con los estándares de calidad y los requisitos especificados durante el diseño del flujo de trabajo.  

En el contexto de la fabricación de muebles, el producto final serían los muebles terminados y listos para su comercialización o uso. 

Beneficios de utilizar flujos de trabajo 

Seguramente ya has podido notar que los flujos de trabajo son una herramienta fundamental para mejorar la eficiencia operativa y la calidad del trabajo. A continuación, te resumimos los beneficios de utilizarlos como parte de gestión de procesos. ¡Toma nota! 

• Optimización de procesos: permiten identificar y eliminar ineficiencias en los procesos, lo que conduce a una mayor productividad y ahorro de tiempo. Al establecer una secuencia clara de actividades, se evitan duplicaciones de esfuerzos y se minimizan los tiempos muertos. 
• Mejora en la calidad: al estandarizar las actividades y definir claramente los pasos a seguir, los flujos de trabajo ayudan a mantener altos estándares de calidad en la ejecución de las tareas. Esto reduce la probabilidad de errores y retrabajos, lo que a su vez aumenta la satisfacción del cliente y la reputación de la organización. 
• Facilita la colaboración: especifican roles y responsabilidades, lo que facilita la colaboración entre diferentes equipos o departamentos. Al tener una comprensión clara de quién hace qué y cuándo, se promueve la comunicación efectiva y se minimizan los malentendidos. 
• Mayor transparencia y visibilidad: los flujos de trabajo proporcionan una vista transparente y detallada del progreso de las actividades, lo que permite a los gerentes y supervisores monitorear el estado de los proyectos en tiempo real. Esto facilita la toma de decisiones informadas, la identificación temprana de posibles problemas y una cultura organizacional centrada en la ética del trabajo. 
• Reduce la incertidumbre y el estrés: la implementación efectiva de flujos de trabajo tiene un impacto positivo en la psicología del trabajo de los empleados, pues al establecer estructuras predecibles para la realización de tareas reducen la incertidumbre y el estrés asociados con la ambigüedad en el trabajo. Esto puede contribuir a un mayor sentido de control y autonomía. 

Diagrama de flujo de trabajo 

El flujo de trabajo tiene una representación visual que se conoce como diagrama. Este incluye las diferentes actividades de un proceso, así como de las relaciones entre ellas. Suele comenzar y terminar con un símbolo que indica el inicio y la conclusión del proceso. Entre estos puntos, se utilizan una variedad de formas y flechas para representar las tareas, decisiones, puntos de control y rutas alternativas dentro del proceso. 

Estas son las etapas que podría mostrar un flujo de trabajo:  

• Inicio del proceso: representado por un óvalo o un rectángulo con bordes redondeados, este símbolo indica el comienzo del flujo de trabajo. 
• Tareas y actividades: cada tarea o actividad se representa con un rectángulo o un cuadro. Estos cuadros están conectados entre sí por flechas que indican el flujo de trabajo y muestran la secuencia en la que se deben realizar las tareas. 
• Decisiones: cuando se alcanzan puntos de decisión dentro del proceso, se utilizan diamantes o rombos para representar estas decisiones. Las flechas que salen de estos símbolos muestran las bifurcaciones en función de las decisiones tomadas.  
• Puntos de control: se pueden usar símbolos especiales, como círculos, para marcar puntos de control dentro del proceso, donde se verifican ciertas condiciones antes de continuar. 
• Fin del proceso: representado por un óvalo o un rectángulo con bordes redondeados similar al símbolo de inicio, este símbolo indica la conclusión del flujo de trabajo. 

Si quieres aprender más sobre otras áreas donde la automatización de procesos es fundamental, te recomendamos el Curso en Marketing Automation y Growth Hacking que puedes hacer de forma 100% online en Euroinnova. ¡Únete a nosotros! 

Otras titulaciones que te pueden interesar 

• Curso para Crear tu Oficina Virtual con Notion 
• Curso de Gestión por Procesos 

Además, te recomendamos este artículo sobre los distintos canales para la generación de leads.