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El puesto de asistente administrativo es esencial en cualquier organización, ya que desempeña un papel fundamental en la gestión y coordinación de las tareas cotidianas. Se encarga de la administración de documentos, organización de eventos, atención al cliente, gestión de agendas, contabilidad básica, correspondencia y paquetería, así como la transcripción de información. Este profesional es el nexo entre diferentes departamentos, asegurando una comunicación eficiente y un flujo de trabajo sin interrupciones.
Su capacidad para mantener la organización, gestionar el tiempo y resolver problemas es esencial para el éxito de la empresa. Además, el asistente administrativo desempeña un papel fundamental en la creación de una impresión positiva ante clientes y visitantes, ya que a menudo es el primer punto de contacto.
En su jornada laboral, un asistente administrativo se vuelca en las siguientes responsabilidades:
La principal actividad de un asistente administrativo consiste en gestionar y organizar todos los documentos relevantes para la empresa, lo que presupone la creación, edición, almacenamiento y recuperación de informes, presentaciones, contratos y otros documentos importantes. El asistente administrativo ha de recabar información de diferentes fuentes para redactar informes útiles para la administración.
Una tarea pendiente de muchas empresas es digitalizar sus documentos, es decir, pasarlos de un formato físico a uno digital. Esto se consigue escaneando facturas, informes, recibos y documentos de importancia del pasado y presente para después organizarlos en carpetas virtuales o en la nube.
Este puesto comprende la planificación y coordinación de eventos empresariales, como reuniones, conferencias, seminarios o fiestas corporativas. El asistente administrativo se encarga de reservar ubicaciones, coordinar servicios de catering, enviar invitaciones y asegurarse de que todo transcurra sin problemas.
El asistente administrativo puede ser el primer punto de contacto para los clientes, por lo que debe ser amable, cortés y estar preparado para responder preguntas o redirigir a los clientes a la persona adecuada dentro de la organización. La atención al cliente se puede dar por diferentes vías: correos electrónicos, llamadas telefónicas y presencialmente en la oficina.
El asistente administrativo es el rey de su oficina, por lo que ha de tenerla bien abastecida. Ha de comprobar que todos los dispositivos electrónicos funcionan adecuadamente, así como solicitar y acordar la reparación y mantenimiento periódico de cualquier fallo técnico. En cuestiones de almacén, debe gestionar nuevos suministros y encargarse de su inventario. Consecuentemente, registrará todos los gastos relacionados con la oficina. Como es evidente, dedicarán un rato de su jornada laboral a adecentar y poner en orden los espacios y mobiliario de la oficina.
Mantener y gestionar las agendas de los directivos y otros empleados de la empresa es una función clave de un asistente administrativo. Entre sus tareas, se dedica a programar reuniones, coordinar horarios, hacer seguimiento de compromisos y asegurarse de que no haya incompatibilidades de horarios. En función del alcance de responsabilidades de cada asistente administrativo, también puede estar a cargo de reservar salones de conferencia, redactar el orden del día y encargarse de los preparativos de cualquier viaje.
Otra función prevalente en la mayoría de puestos de asistente administrativo es la de llevar a cabo la contabilidad básica del negocio, como la gestión de facturas, gastos, registros de gastos y la preparación de informes financieros sencillos. Para ello el asistente administrativo ha de manejar software contable y la capacidad de llevar un registro riguroso de las transacciones financieras.
El asistente administrativo se encarga de recibir, clasificar y distribuir la correspondencia entrante y saliente. Si es necesario, también supervisa el envío de paquetes y mensajería emitidos por parte de la empresa, asegurándose de que los documentos importantes lleguen a su destino de manera segura y oportuna.
En algunas reuniones, se puede requerir que el asistente administrativo transcriba información relevante y confidencial de grabaciones de audio o reuniones. Para que esto sea posible, el asistente administrativo ha de saber mecanografiar con precisión, resumir y organizar la información de manera efectiva.
Aunque no siempre es necesario tener un título universitario, muchas empresas valoran a los candidatos que tienen una formación profesional o especializada en administración. Algunos asistentes administrativos incluso pueden haber completado programas de grado asociado o cursos de formación técnica en administración de oficinas.
Es esencial que alguien que aspira a trabajar como asistente administrativo maneje con soltura software de oficina, como Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) y herramientas de gestión de calendario. Además, los reclutadores valoran mucho que los asistentes administrativos sepan utilizar programas de contabilidad, bases de datos y sistemas de gestión de documentos, dependiendo de las necesidades de la empresa.
Otras cualidades que necesita un asistente administrativo son dotes de organización y de gestión del tiempo, así como habilidades de comunicación para comunicarse con clientes y otros departamentos de forma fluida.
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Pablo Rafael Blanco
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