ADGG0408 Operaciones Auxiliares de Servicios Administrativos y Generales (Certificado de Profesionalidad Completo)
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Los auxiliares administrativos son pilares fundamentales dentro de una estructura empresarial. Además, son los asistentes de quienes tienen altos cargos jerárquicos dentro de las organizaciones. Por lo tanto, todo el que quiera desarrollar esta profesión tendrá que cumplir con el perfil del puesto de auxiliar administrativo.
¡Vamos a verlo!
Un auxiliar administrativo es una fuente de apoyo para los altos cargos administrativos, pudiendo catalogarlo hasta como asistente ejecutivo. Estos pueden desempeñar múltiples tareas, como las labores en el área de recursos humanos, marketing, secretaría, logística, incluso pudiendo realizar actividades de contratación.
El perfil del puesto de auxiliar administrativo está basado en las labores concretas que realiza esta persona en una oficina. Generalmente realizan la misma función en distintas empresas, pero hay que recordar que debe tener gestores administrativos que van desde habilidades matemáticas hasta de escritura y mucho más.
Es decir, un auxiliar administrativo debe contar con cualidades personales y profesionales que se apliquen al momento de hacer su trabajo.
El perfil del puesto de auxiliar administrativo está enmarcado en mantener el correcto funcionamiento dentro de una oficina. Y por tanto tenerla operativa y cumplir con normalidad las funciones inherentes al cargo.
Por lo tanto, contará con un currículum vitae que reflejará las habilidades necesarias para cumplir con las funciones del mismo.
Sus labores están relacionadas con el desenvolvimiento de la propia oficina y no con el trabajo o la empresa. Por lo que se puede afirmar que este auxiliar puede trabajar en una gran compañía. Esto incluye también las transnacionales y también en oficinas diversas, incluso bufetes legales.
Finalmente, esto demuestra la gran importancia que tiene el auxiliar administrativo para cualquier empresa.
Adicionalmente, el auxiliar administrativo tiene que lograr administrar la información que arroje el negocio y para esto la almacena, busca y actualiza según se necesite. Pero no solo, porque de igual forma se ocupa de todo lo referente a la atención telefónica de los clientes. También gestiona el correo tanto postal como electrónico, verifica que la información circule correctamente, entre otras tareas.
Para todo puesto hay exigencias y es así como se crea el perfil de la persona que lo vaya a ocupar. En tal sentido, el perfil del puesto de auxiliar administrativo debe tener entre sus cualidades el saber tratar a las personas en distintos ámbitos y momentos.
Además, debe manejar con eficacia y efectividad distintos canales de comunicación para lograr la empatía con los clientes. Y también con los visitantes y con las personas en general. En sí debe ser una persona respetuosa y cordial.
La principal de ellas es la responsabilidad. Es importante recordar siempre que todas las tareas asignadas deben hacerse en un lapso de tiempo preciso. Así que es recomendable que lleve una agenda, más aún si se trabaja en una oficina comercial. Esto se debe a que se encargará de la planificación de reuniones empresariales con clientes y también de proyectos diversos.
Entre las habilidades más prominentes que enmarca el perfil del puesto de auxiliar administrativo se encuentran la paciencia, capacidad o poder de convocatoria, profundo conocimiento del manual de la empresa u organización, entre otras.
Así mismo, debe poseer una excelente ortografía, indispensable para la redacción de documentos, vocabulario amplio y buena disposición para el trabajo en equipo. Deberá ser capaz de gestionar o llevar control de lo que tenga en el almacén de la empresa.
Otra habilidad que es primordial es la de comunicación, ya que es necesario recordar que generalmente trata con el público. Además se encarga de atender las visitas y relacionarse en el área interna con otros empleados de la oficina.
Siguiendo con las cualidades personales no debemos olvidar la capacidad de orden y la educación. De igual forma, debe guardar información confidencial, no quitándole importancia a tener iniciativa y saber trabajar en equipo. Por último, un buen perfil del puesto de auxiliar administrativo no está completo sin la cualidad de querer siempre aprender.
Al referirnos exclusivamente a las cualidades profesionales destacan las de gestores administrativosy todo lo relacionado al manejo de números. De ser capaz de organizar y coordinar tareas simples y complejas dentro del funcionamiento regular de la empresa. Sin mencionar el dominio de programas de procesamiento, incluyendo los de textos más sencillos hasta aquellos con tablas y funciones.
Sin embargo, también debe estar al día con los procesos que tengan relación con las Administraciones Públicas. No sólo con los clientes, sino también con el personal dentro de la empresa, es decir, debe ser capaz de motivar y apoyar a los empleados.
Por último, deberá ser capaz de cumplir funciones de gestión eficaz de su tiempo o rendimiento personal. Todo esto viene incluido de manera explícita en el perfil del puesto de auxiliar administrativo.
El perfil del puesto de auxiliar administrativo establece que quien ocupe el cargo realice las siguientes tareas:
Una de las numerosas ventajas que implica el estudio de esta profesión, es que el mercado laboral es sumamente amplio. Contando con el perfil del puesto de auxiliar administrativo adecuado podrás conseguir empleo en oficinas u organizaciones privadas y públicas, ya que sus funciones se enfocan en actividades importantes como la gerencia de recursos, que presenta una alta demanda.
Y no sólo eso, sino también abarca recepción telefónica, así como recepción y envío de correos electrónicos. Encontrar trabajo teniendo esa clase de currículum vitae puede considerarse relativamente sencillo.
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Cristina Polo Calvo
COPYWRITER
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