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¿Te gustaría conocer las habilidades de auxiliar administrativo? Entonces quédate con nosotros porque te hablaremos de todas ellas por si estás interesado en optar por esta interesante puesto de trabajo. Pero ante todo te contaremos de qué trata esta ocupación.
Un auxiliar administrativo se encarga de manejar el funcionamiento de manera apropiada de una oficina al realizar tareas administrativas como redactar informes, coordinación y planificación de actividades, organización y registro de documentos, entre otras, todo esto bajo la supervisión de su superior directo, el cual el el asistente administrativo.
Existen algunos aspectos que las personas deben tener para poder optar a un cargo de auxiliar administrativo, en la mayoría de los casos es que se cuente con la formación necesaria para asumir la responsabilidad que esto conlleva.
Es por ello que en la mayoría de los casos se recomienda que si cuenta con habilidades de auxiliar administrativo, sustente esto, bien sea con un curso o con una licenciatura, ya que de esta forma en la selección de la empresa será más sencilla la oportunidad de ingresar.
Deben contar con la capacidad de organización, ya que deben velar porque todos los documentos se encuentren bien identificados y en un sitio determinado para que todos puedan ubicarlos de manera exitosa.
Además que deben tener la capacidad de llevar un control y de entender sobre el manejo de programas informáticos como las hojas de cálculo, estas son algunas de las habilidades de auxiliar administrativo, pero no son las únicas.
Hay más habilidades de auxiliar administrativo que tenemos por contarte, este multifacético profesional tiene varios ases aún bajo la manga y los demuestra cada día en su puesto de trabajo, aprendiendo y capacitándose para ser cada vez un mejor profesional.
Los auxiliares administrativos tienen un perfil lleno de características muy útiles, suelen estar en las empresas realizando prácticas profesionales o realizando trabajos de medio tiempo mientras culmina sus estudios de administración, por lo que son personas llenas de energía, generalmente muy jóvenes, con mucha disposición de aprender y facilidad para adaptarse a nuevos entornos y retos.
Su objetivo es subir de escalón profesional y llegar a ser un asistente administrativo, por lo que entre sus habilidades también se encuentran el dominio de diversos sistemas informáticos, la organización y la responsabilidad.
Entre las habilidades de auxiliar administrativo también está la elaboración y gestión de los documentos y archivos de su oficina, conocen el manejo del correo tradicional y el electrónico, se encargan de los suministros y logística, además muchas veces asisten al departamento de recursos humanos al encargarse de llevar el control de las nóminas de los empleados y hasta suelen participar en el control y selección de los nuevos ingresos a la empresa.
La mayoría puede pensar que cumplen las mismas funciones de una secretaria, pero esto no es así, ellos en muchas oportunidades son los encargados de realizar los cálculos para las empresas, ya que de esta forma pueden aliviar la carga del administrador.
Una de las habilidades de auxiliar administrativo que comparte con la secretaria o el asistente es la de la comunicación directa con el cliente pues usualmente, es esta persona la que recibe a todo aquel que entre a la empresa para orientar y guiar a los visitantes, además de ayudarles con todos los trámites que necesite. Esta habilidad también la posee el recepcionista cuando se trata de empresas muy grandes, pero si la empresa es pequeña, el auxiliar administrativo casi siempre será el encargado de se la primera cara que el cliente o visitante verá.
Pero las coincidencias terminan ahí, ya que el auxiliar administrativo va mucho más allá de la atención al público y sus funciones lo alejan del área de secretaría y de tales funciones te hablaremos a continuación.
Existe una estrecha relación entre las habilidades de auxiliar administrativo y las tareas que debe llevar a cabo, por lo que es bueno tener en claro que hay competencias que se adquieren al estudiar.
Pero cuando se cumple a cabalidad este puesto, las habilidades de auxiliar administrativo deben ser muy variadas y una de las más importantes es tener un buen manejo de los números, además de ser alguien que pueda organizarse y organizar a los demás de la mejor manera posible.
Algunas de las funciones que desempeña este cargo son:
Ahora que ya conoces las habilidades de auxiliar administrativo es incluso sus funciones, de seguro te sientes confundido al creer que el asistente administrativo realiza las mismas funciones que el auxiliar administrativo y no te equivocas, sin embargo hay algunos detalles que diferencian a ambos cargos.
La principal diferencia entre ellos es la cadena de mando, ya que el auxiliar debe rendir cuentas ante el asistente y este ante el director administrativo, de modo que el auxiliar no mantiene trato directo con el director mientras que el asistente sí lo hace.
Otra diferencia importante es que el auxiliar administrativo no se le permite ingresar a las reuniones entre los directivos, solo puede hacerlo en el caso de que el asistente no se encuentre en condiciones de asistir y el auxiliar deba tomar su lugar, lo cual se da en raras ocasiones pero no viene mal que el auxiliar esté preparado para ello también.
Para comenzar a desarrollarse en esta área se pueden realizar diferentes cursos los cuales pueden ir desde asistente administrativo hasta gestión administrativa ya que los conocimientos que se adquieren son realmente útiles.
Las carreras relacionadas a la administración, la contabilidad o a las finanzas son excelentes opciones profesionales en el caso de que estés decidido a ingresar pronto a la universidad y te llame la atención todo lo relacionado a la administración empresarial.
Además recuerda que nada enseña mejor que la práctica, por lo que optar por el cargo de auxiliar administrativo como trabajo de medio tiempo, te ayudará a desarrollar tus habilidades de auxiliar administrativo, adquirir experiencia laboral y a tener ventaja en tus estudios al llevar a la práctica todo tu aprendizaje.
Pasa ser auxiliar administrativo no se exige un currículo extenso, de hecho, para este cargo suelen ser contratados los estudiantes de administración o quienes realicen pasantías o prácticas profesionales, e incluso pueden obtener el puesto los jóvenes bachilleres que aún no se sienten preparados para asistir a la universidad pero que deseen aprender sobre el área de la administración y descubrir si tal vez es esto lo que quieren para su futuro e ir desarrollando así las habilidades de auxiliar administrativo.
Si eres uno de estos jóvenes estudiantes, entonces te tenemos buenas noticias para que puedas llevar tu capacitación a un nuevo nivel. La Escuela de Negocios especializada en formación online Euroinnova tiene disponibles para ti una gran variedad de cursos relacionados con la administración, entre ellos el curso de auxiliar administrativo que sin duda te permitirá conocer mejor las habilidades de un auxiliar administrativo ¡No pierdas esta gran oportunidad!.
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