funciones de secretaria

Todo lo que debes saber sobre las funciones de secretaria

Hay un hecho que es irrefutable para cada una de las empresas en este mundo, y es que sin las colaboraciones que pueden partir de una secretaria de dirección su rendimiento no sería el mismo. Las funciones de secretaria son tan importantes que esta premisa es tan cierta como que existen millones de secretarias en todo el mundo trabajando justo en este momento.

Las secretarias de dirección están presentes en una infinidad de áreas, siendo un lugar en la escala administrativa que no puede ser dejada de lado para que una empresa pueda llegar a funcionar de una forma correcta y sin contratiempos.

Este es un trabajo que no debe ser pasado por alto y si quieres observar de qué va todo, continúa leyendo y comienza a vivir la experiencia de una de sus funciones, tomar nota para aprovechar esta información al máximo.

¿Qué es una secretaria?         

Podemos comenzar por aclarar que entre las funciones de secretaria se encuentra ser la mano derecha del director de la compañía o del cargo de dirección en el que se encuentre ubicado su superior. Pero, ¿por qué es su mano derecha?

Consiste en un trabajo multitareas donde se establece una conexión entre el jefe y secretaria. Dicha conexión se trata de llevar a cabo todo el trabajo de atención al cliente previo al contacto con el superior, así como el manejo y organización de su agenda, fijas las citas, los viajes, los eventos a los que debe asistir… En otras palabras, es el trabajo de oficina.

A ese trabajo de secretaria de dirección o secretaria administrativa, le sumamos también la conexión que es establecida por la confidencialidad que es manejada entre las funciones de secretaria y el cargo jerárquico para el que lleve a cabo sus labores.

¿Cuáles son las funciones de secretaria?

En este punto vamos a desglosar las funciones de una secretaria de dirección para una mayor comprensión de por qué estas personas han de ser tan imprescindibles para sus jefes y por qué jamás podrían aburrirse en su trabajo.

• Atención al público: No existe una secretaria que no deba atender al público y fungir como filtro para poder pasar a las personas con su jefe. Esta es una labor indispensable y solo es llevada a cabo por el don de gentes que caracteriza a estas personas.
• Organización de agenda: Es acá donde entre las funciones de secretaría, esta ordenará las citas de su feje, los eventos especiales, las citas personales; todos los compromisos a los que deba estar atento su superior para trabajar con eficiencia.
• Organización de la correspondencia: Todos los documentos que van dirigidos a su jefe pasan primero por sus manos, además de ser organizados por esta persona de forma física o digital.
• Manejo de la información: Toda información de relevancia para el jefe de la secretaria de dirección deberá pasar por ella por su utilidad o eficiencia para su trabajo, conociendo las pautas de discreción y pericia con la que debe ser manejado cada dato sensible o no.
• Orden de la oficina: Nadie mejor que la secretaria para poder saber en dónde irá ubicado cada objeto y documento de la oficina, la cantidad de insumos de la que esta goza y cada uno de los elementos que deben ser solicitados cuando hacen falta. El orden es el origen de toda la eficiencia de una secretaria.
• Comunicación con los demás departamentos: Todo lo que se necesite de ellos será solicitado por la secretaria, además de recibir las notificaciones y restar el apoyo que sea necesario por ellos.
• Vigilancia administrativa: Cada acción requiere de un procedimiento, y es la secretaria quien deberá prestar su apoyo para la vigilancia de los lapsos, los requisitos y demás requerimientos de cualquier proceso sean cumplidos.

¿Dónde estudiar para ejercer las funciones de una secretaria?

Euroinnova Formación es una escuela de negocios que tiene en su oferta académica la formación en cursos sobre funciones de secretaria y demás áreas de una secretaria de dirección y secretaría administrativa. Solo hace falta conocer estos cursos para servir como la mejor de las secretarias.