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La digitalización es el proceso de transformar procesos analógicos y objetos físicos a digitales. El escaneo de documentos de papel y su posterior almacenamiento en la nube permiten guardar todos los archivos importantes sin necesidad de ocupar espacio físico en archivadores polvorientos. De esta manera, todo aquello que antes hacíamos en papel ahora se ha vuelto completamente digital gracias a la digitalización y a tecnologías digitales mucho más eficaces. La finalidad de la digitalización es que la información pueda ser procesada, almacenada y transmitida a través de circuitos, equipos y redes digitales.
En el ámbito empresarial, la digitalización ha marcado un antes y un después, ya que es un paso indispensable para cumplir con la transformación digital de los negocios. Esta proporciona beneficios como el acceso más rápido a la información, ahorro de espacio físico, facilidad de búsqueda y recuperación de datos, mayor seguridad y eficiencia en la gestión documental.
En función del software del que se disponga y de los procesos de trabajo propios de cada empresa, la digitalización puede seguir unos pasos u otros. En Euroinnova consideramos que el siguiente método de digitalización de documentos es el más eficiente:
El primer paso es reunir todos los documentos que deseas digitalizar como papel impreso, fotografías, recibos, facturas, contratos, etc. Asegúrate de tener todo organizado antes de comenzar a escanear los documentos. También deberás decidir qué documentos conviene conservar en formato físico y de cuáles puedes deshacerte sin pensarlo dos veces, eliminando duplicidades documentales. En principio, conviene conservar todos los documentos determinantes de carácter legal. Este paso sirve también para hacer limpieza de documentos y prescindir de papeleo inservible o desfasado.
Antes de iniciar la digitalización, debes planificar cómo deseas organizar y estructurar la información digitalizada. Esto incluye decidir sobre la nomenclatura de archivos, la jerarquía de carpetas y los metadatos (etiquetas, descripciones, fechas, etc.) que se asociarán con cada documento digitalizado para facilitar la búsqueda y recuperación futura de documentos.
Coloca los documentos en el escáner y ajusta la configuración del escáner o cámara para obtener la calidad de imagen deseada y escanea cada documento por separado. Sin embargo, la etapa de digitalización en sí o transformación de documentos no solo consiste en escaneos y fotos. En muchos casos, deberemos traspasar la información de los documentos de formato físico al digital de forma que dispongamos de documentos editables que podamos ir modificando con el paso del tiempo.
Guarda los documentos digitales en el lugar que hayas establecido previamente en tu estructura de carpetas. Utiliza nombres de archivos descriptivos y etiquetas adecuadas para facilitar la búsqueda futura. Además, es fundamental realizar copias de seguridad regulares de los documentos digitales para evitar la pérdida de datos.
Los beneficios de digitalizar documentos son diversos y significativos para empresas y organizaciones. Algunos de los principales beneficios son:
Acceso rápido y eficiente: Los documentos digitales se pueden buscar y acceder en segundos, ahorrando tiempo y mejorando la eficiencia a la hora de recuperar información.
Ahorro de espacio: Al eliminar la necesidad de almacenar documentos físicos, se ahorra espacio de oficina y costes asociados con el almacenamiento físico.
Mayor seguridad: Se reduce drásticamente el riesgo de pérdida o robo de información confidencial, ya que los documentos digitales se pueden proteger con contraseñas y cifrado.
Facilita la colaboración: Al compartir documentos de forma más sencilla con un solo clic, la colaboración entre equipos y la toma de decisiones se agiliza y se vuelve más fluida.
Reducción de costos: Se reduce el gasto en papel, impresión, almacenamiento físico y tiempo empleado en la gestión de documentos.
Backup y recuperación: Se puede autoprogramar la realización de copias de seguridad automáticas. De esta forma, cualquier apagón o hackeo no perjudicaría el estado de esta información, ya que siempre tendríamos a mano una copia para restaurarla en cualquier momento.
Antes de conocer cómo se digitaliza un documento, es importante tener en cuenta las razones por las que este proceso se ha convertido en una necesidad para salvaguardar archivos documentales históricos que forman parte de nuestro patrimonio cultural. Muchos se necesitan manipular o consultar muy a menudo y su deterioro supondría una catástrofe.
Una de las formas más prácticas y sencillas de preservar este patrimonio es digitalizándolo. De esta forma, el original puede ser archivado y la imagen digital permitirá consultarlo cuantas veces sean necesarias, incluso modificarla o retocarla para permitir un mejor estudio.
La disciplina encarga de esta función es la preservación y la conservación del fondo documental, que consiste en un conjunto de medidas para asegurar el buen estado de los documentos. Es decir, un conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo. La preservación pone el pasado a conversar con el presente por un mutuo interés en el futuro.
La importancia de salvaguardar estos documentos, es aún mayor cuando algunos de ellos requieren una especial atención debido a la situación de riesgo a la que se encuentran sometidos. Y es que, la mayoría de los elementos del patrimonio cultural actual fueron construidos en antiguas épocas donde tanto los métodos de construcción como los materiales presentaban una menor calidad. Los testimonios de estos hitos del pasado yacen en las páginas amarillentas de un mamotreto que puede extraviarse en cualquier momento, por lo que es apremiante digitalizarlos para asegurar la supervivencia de esa información tan valiosa desde un punto de vista histórico y cultural.
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Pablo Rafael Blanco
COPYWRITER
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