que es un archivista

La importancia del trabajo de un archivista

Cuando se trata de gestionar documentos, nos referimos a todas las actividades relacionadas al correcto manejo de la información y la documentación existente, la cual sugiere que existan adecuados controles para su revisión, almacenamiento y digitalización. Este tipo de actividades son desarrolladas por un profesional que es un archivista, quien va a mantener en custodia dicha información.

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¿Qué es un archivista?

Se conoce como un profesional que está en la capacidad de conservar y almacenar información y documentación, es decir que los documentos están destinados a ser almacenados en el archivo y necesitan de un manejo adecuado que permita mantener su integridad.

Lo que es un archivista y cómo labora, también es atribuido a los archiveros, aparte de conservar documentos ellos agregan a su responsabilidad aquellos videos, audios importantes o grabaciones de valor para su conservación.

Así como se les atribuye la responsabilidad del almacenamiento y resguardo del documento, también deben encargarse de facilitar el acceso de la información allí contenida, siempre y cuando pueda estar disponible para el público.

¿Dónde trabajan los archivistas?

Tienen un campo laboral muy amplio, ya que pueden trabajar en cualquier empresa o institución para mantener sus registros organizados. A continuación, te presentamos lo que es un archivista en sus diferentes facetas laborales:

• Empresas privadas.
• Organismos gubernamentales, tales como registros civiles.
• Museos, para identificar los datos de las obras.
• Universidades, en los registros de estudiantes y docentes.
• Organizaciones no gubernamentales.

Es importante señalar, que en la actualidad el trabajo del CURSOS HOMOLOGADOS DE EDUCACION se sustenta de bases de datos electrónicas, donde toda la documentación física que existe debe transformarse en archivos digitales para su uso, disposición y permanencia a través del tiempo.

Funciones de un archivista

La función principal de lo que es un archivista, se relaciona con la responsabilidad que tiene al proteger los documentos para que éstos preserven sus cualidades, mantengan la calidad de la información y se conserven inalterables a través del tiempo. El archivista debe recolectar, gestionar, facilitar y garantizar el acceso a los documentos en todo momento, así como debe ocuparse de preservarlos en un largo plazo.

Entre las funciones atribuibles a los archivistas se destacan las siguientes:

• Recepción de documentos, es un procedimiento mediante el cual el archivista va a diseñar e implementar estrategias para el control de la información recibida.
• Archivo de documentos e identificación de los mismos, se refiere a la gestión documental desde el punto de vista del diseño y aplicación de procedimientos y metodologías que ayuden a identificar los documentos en cuanto a su registro.
• Almacenamiento y conservación del archivo, es una función imprescindible e indispensable porque el archivo debe contar con un lugar adecuado para su almacenamiento así como las medidas y procedimientos para su debido resguardo.
• Consultas del archivo, esta acción dependerá del orden del archivo y las facilidades de ubicación para que los usuarios puedan realizar consultas de forma expedita.

La conducta de un archivista a través de un decálogo

Se considera que es un archivista a las personas que resguardan la integridad y confidencialidad de la información, éstas deben cumplir con una serie de características interpersonales que van a orientar su comportamiento en la organización a la que pertenece. Es por ello que la ética se traduce en una especie de código o decálogo propio de sus funciones, a lo que mencionamos:

Decálogo del archivista

1. Promover la conservación de la información, atribuyéndole el carácter de patrimonio documental de la humanidad que sustancie el trabajo realizado por la comunidad y otros profesionales.
2. Mantener actualizados los conocimientos en cuanto al uso y disposición de un sistema de documentación donde pueda ejercer sus labores profesionales en pro de la mejora continua de lo que es un archivista.
3. El archivista debe mantener una postura imparcial como cualidad indispensable para que su trabajo sea confiable y beneficie a todos.
4. La gestión documental debe fomentar el respeto a la privacidad y al acceso a la información, considerando las normativas y reglamentos internos del ámbito donde se desempeñe.
5. Lo que es archivista para una organización privada o pública tendrá como función objetivo: mantener la imparcialidad en sus acciones así como el ofrecer el acceso al material archivado sin sesgos o actitudes arbitrarias.
6. Las acciones realizadas por el archivista deben ser documentadas, así como de mantener un registro de manipulación de los documentos.
7. La conservación, uso, valor y autenticidad de los documentos, son cualidades que el archivero debe preservar en todo momento.
8. La clasificación de la documentación es una cualidad fundamental de los que es un archivista para establecer el contexto histórico, legal, administrativo de la información con el fin de respetar la procedencia y originalidad de los elementos.
9. La información archivada debe mantener siempre una continuidad en el tiempo así como los accesos e inteligibilidad de la misma.
10. La documentación protegida por el archivista es una evidencia contable de los hechos ocurridos en el pasado.

Perfil de un archivero

En innumerables artículos en la web encontrarás el perfil de un archivero o lo que es un archivista, pero para ser un buen profesional en esta área debes tener habilidades y conocimientos universales de organización, documentación y la ética del archivista, por lo que te recomendamos lo siguiente:

• Compromiso con tu trabajo y con lo que haces, por lo cual debes estar plenamente identificado con la profesión.
• Conocimiento de las funciones inherentes al cargo, así de la importancia del trabajo que desempeñarás diariamente.
• Ser crítico, científico, analista, organizado y observador.
• Mantener actualizados los conocimientos, así como ir a la par de los avances tecnológicos y manejos de sistemas en cuanto a la información, su administración y conservación digital.

Muy importante al momento de considerar la relevancia de lo que es un archivista, es preservar las herramientas y técnicas con las que se realizan las actividades de uso y resguardo de la información, pues son las que garantizarán una sana administración de los documentos, así como la disposición de los mismos a través del tiempo, y esto es aplicable tanto para la documentación física como para la documentación digital.

Elementos importantes a considerar 

Cuando se trata de orden en los documentos, origen, destino y acceso a los mismos, es importante señalar que la labor de un archivista debe fortalecer la cooperación entre los interesados, así como debe estimular la internalización de los valores éticos inherentes a su profesión. Los puntos que mencionaremos a continuación son parte fundamental de lo que es un archivista, están referidos a la identificación y orden de la información:

• Identificar la procedencia del documento y conservar la información referente a quién lo ha emitido, ya que esto representa un criterio de almacenamiento de la información permitiendo comprender su contenido.
• Llevar un orden en los documentos archivados cronológicamente y según las disposiciones establecidas para su ubicación a través del tiempo, con el fin de preservar la relación original que existe entre ellos.

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