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El precio de kilometraje hace referencia a los costes asociados a la distancia recorrida por un vehículo en un servicio de transporte específico. Muchas empresas mantienen en propiedad su propia flota de vehículos, pero también es habitual que contraten trabajadores que utilizan sus propios vehículos para realizar un servicio de transporte.
En resumen, el kilometraje se utiliza para compensar económicamente a estos trabajadores que emplean sus propios vehículos. Pero, ¿qué factores debemos tener en cuenta o cómo se calcula el kilometraje en España? ¡Sigue leyendo!
El cálculo del kilometraje suele utilizarse en el transporte de mercancías, servicios de traslado, alquiler de vehículos con conductor y compensaciones por uso del vehículo particular en actividades laborales.
En el cálculo del precio de kilometraje se incluyen los siguientes gastos:
Coste del combustible según el consumo del vehículo (suele representar aproximadamente el 60% del cálculo).
Desgaste y mantenimiento (neumáticos, aceite, frenos, etc.).
Seguros y tasas relacionadas con la circulación del vehículo (se utiliza el precio anual del seguro más impuestos relacionados con la actividad, como por ejemplo el impuesto de circulación y de matriculación).
Kilómetros recorridos en el trayecto (solo se incluyen los kilómetros asociados al servicio de transporte y deben coincidir con los del recorrido marcado).
Existe la posibilidad de que el trabajador tenga que hacer frente a otros tipos de gastos, además de los mencionados anteriormente.
Los gastos de aparcamiento y peajes no se incluyen como gastos de kilometraje, pero la empresa debe compensárselos igualmente al trabajador, siempre y cuando presente documentación que justifique el gasto.
Por otro lado, las multas de tráfico y las infracciones por tiques de aparcamiento no serán compensados por la empresa y será el trabajador quien tendrá que asumir el coste y la responsabilidad asociada a la infracción.
Se utiliza para para calcular el precio del kilometraje la siguiente fórmula matemática:
Kilometraje = Suma de todos los gastos asociados al kilometraje / kilómetros recorridos en el trayecto
El resultado será el gasto real del vehículo por kilómetro recorrido.
Como ya sabemos, el kilometraje se utiliza para compensar económicamente a los trabajadores del sector logístico que utilizan sus propios vehículos. En España el precio del kilometraje está exento de IRPF siempre y cuando no supere un límite marcado de 0,26 € por kilómetro, aunque esta cantidad no es igual en todo el territorio.
Anteriormente, el límite era de 0,19 €, pero en la actualización de julio de 2023 sobre el IRPF se amplió a 0,26 € debido a la subida generalizada de los precios, entre los que destacaba el carburante.
Dentro de esa tarifa se incluyen gastos de peaje y aparcamiento, siempre que se justifique que dichos gastos se realizaron durante el servicio de transporte.
En las comunidades autónomas de régimen foral (País Vasco y Navarra), este límite es diferente, siendo en el País Vasco de 0,29 € por kilómetro y en Navarra de 0,32 € por kilómetro recorrido.
Esto se establece en el artículo 9 sobre “dietas y asignaciones para gastos de locomoción y gastos normales de manutención y estancia” del Real Decreto 439/2007, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas* (RIRPF).
En los casos que superen dicha cantidad, solo se aplicarán impuestos a la cantidad que exceda de los 0,26 €/km (0,29 € en País Vasco y 0,32 € en Navarra), ya que se considera sujeto a tributación en concepto de rendimiento de trabajo.
Los límites para que las cantidades estén exentas de cotización a la Seguridad Social son los mismos que los del IRPF.
Por último, se recomienda utilizar herramientas digitales para registrar los costes asociados al servicio de transporte, ya que al anotarlos de forma manual pueden ocurrir ciertos errores, como anotar gastos duplicados, tickets borrosos o kilómetros mal calculados.
Recordamos que el objetivo principal del cálculo del kilometraje es establecer precios justos y transparentes para asegurar que los costes operativos estén cubiertos de manera eficiente, cualquier coste que no sea debidamente justificado será asumido por el propio trabajador.
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Iván Girela Estudillo
DOCENTE DE LA FACULTAD DE BUSINESS MANAGEMENT
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