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Cualquier persona que lleva la contabilidad de una empresa sabe que el cierre contable le va a suponer más de un dolor de cabeza. El 31 de diciembre pasa de ser una de las fechas más esperadas a convertirse en una de las más estresantes para el contable, donde debe demostrar toda su experiencia.
Es por eso que es importante, para evitar problemas y no sufrir demasiado en estas fechas, tener claros cuáles son los pasos que se deben dar en el cierre contable. Aunque esto va a depender del tipo de empresa y de las herramientas informáticas de las que dispongamos, vamos a tratar nosotros de resumir algunos pasos que pueden ayudarnos a cerrar sin problemas.
El cierre contable es el momento donde el contable se puede “lucir” aplicando todos sus conocimientos. Si bien es cierto que la llevanza diaria de la contabilidad llega a ser algo monótono y mecanizado, en el cierre el contable debe aplicar todos sus recursos para poner un broche perfecto a su trabajo.
El cierre contable es relevante, pues su repercusión no es solo contable, sino también fiscal y financiera para la sociedad.
El cierre es un proceso por el cual se determina el resultado del ejercicio y se cierran todas las cuentas de un periodo económico. Es el paso previo necesario para poder elaborar las cuentas anuales.
Es cierto que el cierre se debe referir a una fecha que será, en la mayoría de los casos, el 31 de diciembre. Sin embargo, contablemente tenemos un margen grande para hacerlo, ya que nuestra primera obligación no la vamos a tener hasta el mes de abril, en el que tengamos que legalizar nuestros libros en el Registro Mercantil. Esto nos da un margen de tres meses para dejarlo todo bien cuadrado.
El punto de partida para hacer el cierre es imprimir un balance de sumas y saldos de la sociedad con fecha 31 de diciembre antes de su regularización. A partir de aquí podemos hacer los siguientes pasos
Aunque el software que hemos utilizado seguramente no me deja descuadrar en el libro diario, es conveniente hacer un repaso y comprobarlo, pues puede haber errores. Al mismo tiempo que revisamos lo anterior nos vamos a encontrar con algunas cuentas cuyos saldos no tienen sentido. Nos referimos a cuentas de proveedores muy antiguas y que deberían estar saldadas, o cuentas de clientes con saldo acreedor, por ejemplo. Debemos realizar en este momento una regularización contable de saldos antiguos para no seguir arrastrándolos indebidamente
Debemos conciliar nuestros registros contables de la cuenta de banco con los movimientos reales de la cuenta bancaria. El objetivo es descubrir posibles errores contables en estas cuentas.
También vigilaremos si tenemos descubiertos para tratarlos como préstamos, realizaremos el arqueo de caja y verificaremos las operaciones en moneda extranjera.
Al cierre contable del ejercicio hay que hacer un inventario físico (recuento) de las existencias que tenemos y hacer el correspondiente asiento de regularización de existencias, el cual originará una pérdida o un beneficio.
Debemos efectuar las amortizaciones del inmovilizado material y del intangible. Recordemos que la amortización se considera una pérdida de carácter irreversible y que se debe dotar todos los años.
Revisar si es preciso ejecutar un cambio en las cuotas de amortización de algún inmovilizado si se han cambiado las estimaciones contables.
Debemos vigilar aquellos activos susceptibles de perder valor al cierre del ejercicio con carácter reversible. Nos podemos encontrar deterioros de valor:
Al cierre del ejercicio debemos hacer un “test del deterioro” comparando el valor contable del con el importe recuperable del mismo. Normalmente, este es el valor razonable menos costes de venta. Si el valor contable es menor, no hacemos nada. Si, por el contrario, el valor contable es mayor, debemos dotar la corrección valorativa por la diferencia.
El Principio del Devengo establece que los gastos y los ingresos se deberán imputar en el ejercicio al que afecten, con independencia de la fecha de su pago o de su cobro.”
La revisión consiste, por un lado, en ajustar aquellos gastos e ingresos que ya están contabilizados, pero parte de ellos corresponden a ejercicios siguientes. Por otro lado, también debemos imputar aquellos gastos e ingresos que no están contabilizados y ya pertenecen en parte a este ejercicio que estamos cerrando.
Si tenemos subvenciones anotadas en el Patrimonio neto, al cierre del ejercicio debemos llevar la parte que corresponda a resultado del ejercicio.
Debemos imputar los intereses que se hayan devengado a la fecha del cierre del ejercicio. También haremos el test del deterioro para comprobar su posible pérdida comparando el valor contable son el razonable
Si en nuestra contabilidad tenemos bienes adquiridos por arrendamiento financiero, al cierre del ejercicio debemos hacer las siguientes operaciones:
Si a lo largo del año, o en ejercicios anteriores hubiéramos dotado provisiones para cubrir ciertas obligaciones, en el momento del cierre contable debemos realizar dos operaciones: ajustar el importe de la provisión como gasto financiero y, en su caso, proceder a la reclasificación del plazo de la misma,
Aquellas cuentas de créditos o débitos que tengamos contabilizadas a largo plazo al final del ejercicio y que se vayan a pagar o cobrar en parte el año que viene se deberán pasar al corto plazo.
Estos son solo los 10 pasos más habituales que se pueden hacer en el cierre. Como comentábamos, dependiendo del tipo de actividad, de sociedad y de software con el que trabajamos pueden ser más los que necesitemos. Una vez hechos todos estos paso, es el momento de “dar al botón del cierre” del ejercicio para que nuestro programa informático calcule el resultado y cierre todas las cuentas del periodo.
Ángel Luis Martínez Sanchez
DOCENTE DE LA FACULTAD DE BUSINESS MANAGEMENT
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