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¿En alguna ocasión te has preguntado qué hace una secretaria en una empresa? Pues, es importante destacar que estas forman parte de una cadena de sucesos que tienen lugar dentro de una empresa, por lo general cuentan con diferentes tipos de funciones que se relacionan con la gestión de la agenda, pero esto no es todo. Quédate y te enseñaremos todo lo que debes saber.
En este artículo te contaremos cómo las secretarias administrativas, ejecutivas o casuales, tienen la función de manejar los asuntos más confidenciales de la empresa, convirtiéndose, gracias a esto, en la mano derecha del director para el que trabajan, sin embargo, ¿qué hace una secretaria en una empresa? ¿qué función determinada tienen? ¿debe tener una gran responsabilidad? Si tienes estás preguntas, ¡comencemos!
Antes de preguntarnos qué hace una secretaria en una empresa, debemos saber qué es y, podríamos decir que se trata de aquella persona que se ocupa de realizar las actividades elementales de una oficina, siendo una empresa privada o en dependencia del estado.
Suele estar estrechamente vinculada a colaborar con el directivo o ejecutivo de la compañía, es decir, la secretaria del presidente o ejecutivo de una empresa moderna tiene como principal función el gestionar el tiempo del ejecutivo, haciendo que este pueda cumplir efectivamente con sus deberes y tenga menos preocupaciones en lo que respecta a la toma de decisiones dentro de la empresa, pudiendo de esta manera conseguir más clientes (a partir de este punto todo lo demás lo hace la asistente administrativa o secretaria).
Para saber qué hace una secretaria en una empresa, definiremos las funciones que llevan a cabo, con la finalidad de colaborar y brindar un buen soporte a cualquier departamento. Dentro de estas funciones tenemos trabajos con grandes responsabilidades, de mucha determinación y esfuerzo.
Entonces, las secretarias deberán cumplir distintas tareas o funciones, como:
Si te preguntabas qué hace una secretaria en una empresa, debo decirte que una de sus principales funciones es la atención al público.
Esta deberá responder, atender y solucionar las llamadas o visitas que normalmente son realizadas dentro de la oficina, pasando luego a ser registradas. Todo esto es realizado dentro de la compañía, por lo cual, se debe guardar el respeto e imagen de esta.
Otra de los cargos significativos que tiene una secretaria o secretario es mantener actualizada la agenda de su jefe, como se había dicho previamente, él o ella debe realizar este trabajo para llevar una buena organización diaria, tanto del jefe como de la empresa.
En dicha agenda estarán reflejados todos y cada uno de los compromisos que debe cumplir su jefe, esto incluye tanto compromiso o entrevistas laborales, como personales.
La siguiente actividad que hace una secretaria dentro de una empresa es el de recibir y gestionar toda correspondencia de su directo o jefe ejecutivo. Junto a esta tarea también se verá la obligación de redactar y responder la gran mayoría de emails o cartas que son enviadas.
La secretaria o secretario ejecutivo deberá mantener en orden todos los equipos informáticos, así como también los inmobiliarios que están presentes dentro de la oficina como pueden ser:
También llevará el manejo de los sistemas de archivos electrónicos y físicos, de esta forma la información estará disponible en todo momento, mantendrá su trabajo organizado y limpio para dar la mejor impresión a los empleados o visitantes.
Entre las funciones principales que hace una secretaria en una empresa es la de mantener la habilidad y eficiencia de manejar toda información que sea posible, en especial tomar en cuenta la información de relevancia para el desarrollo de la empresa. Deberá registrar y archivar de manera específica los documentos importantes o legales, como pueden ser:
De esta manera podemos asegurar que estar en el puesto de una secretaria es mucho más difícil de lo que realmente se piensa, a primera vista la secretaria solo parece la ayudante del jefe en cuestión, sin embargo es la secretaria la encargada de mantener la cadena empresarial y administrativa andando con todas sus labores. Espero te sea de ayuda nuestro artículo, y si quieres ser una secretaria, ¡sigue abajo!
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