que hace un asistente ejecutivo

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Aprende sobre lo que hace un asistente ejecutivo

Podemos decir que uno de los puestos de trabajo más demandados a nivel comercial es el de asistente ejecutivo debido a que en toda empresa, compañía, organización o comercio existen departamentos de gerencia o dirección que necesitan de personal calificado para manejar las actividades ejecutivas que se realizan en estos altos niveles de cargo empresarial.

Asimismo, como consecuencia del desarrollo y especialización de los cargos se han confundido las funciones de los puestos de secretaria administrativa, auxiliar administrativo, asistente ejecutivo y asistente personal. Por ende, en este artículo te explicaremos las diferencias entre cada uno de estos cargos partiendo sobre qué hace un asistente ejecutivo y cuál es su importancia.

¿Qué encontrarás aquí?

1. Aprende sobre lo que hace un asistente ejecutivo
2. ¿Qué es un asistente ejecutivo?
3. ¿Qué hace un asistente ejecutivo?
4. Habilidades y cualidades que debe tener este profesional
5. Diferencias entre lo que hace un asistente ejecutivo, administrativo y personal
6. Puntos a considerar si te interesa ser asistente ejecutivo
7. ¿Cuánto gana un asistente ejecutivo?
7.1. Aprender más sobre este tema
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¿Qué es un asistente ejecutivo?

Son aquellos profesionales calificados para proporcionar apoyo directo a políticos y/o ejecutivos de cualquier tipo de empresa u organización. Además, gestionan sus agendas y se encargan de sus citas, reuniones y conferencias de trabajo, están en la capacidad de planificar, organizar, coordinar y controlar todas las actividades, procedimientos y documentos tanto administrativos como operativos de la empresa.

Cabe resaltar, que el nombre de secretaria ejecutiva ha sido modificado a asistente ejecutivo, por ser un término anticuado que ya no representa la realidad moderna en la que vivimos. Por otra parte, el término anterior podía ser considerado incluso un tanto irrespetuoso dado las capacidades del profesional.

¿Qué hace un asistente ejecutivo?

Dentro de las funciones diarias que hace un asistente ejecutivo, podemos incluir las siguientes:

Recibir, atender y responder a los requerimientos que se hagan por vía de llamadas telefónicas, correos electrónicos, correspondencia y faxes tanto entrantes como salientes.
Gestionar la agenda del ejecutivo, fijando citas tanto personales como profesionales.
Encargarse tanto de la organización como de la planificación del calendario profesional del ejecutivo o persona política, así como de los requerimientos para reuniones.
Una de las funciones más importantes que hace un asistente ejecutivo es ser el punto de enlace entre el ejecutivo y los clientes u organizaciones.
Archivar, organizar, guardar y revisar todo tipo de documentos.
Procesar y registrar información mediante la actualización de bases de datos o archivos informáticos.
Encargarse de las comunicaciones escritas, reportes, presentaciones y hojas de cálculo de Excel u otros programas.
Llevar la contabilidad y la facturación de la empresa, así como otras tareas de esta índole.

Habilidades y cualidades que debe tener este profesional

Como podemos apreciar en el punto anterior, el trabajo que hace un asistente ejecutivo engloba diferentes aspectos de actividades ejecutivas y administrativas, lo cual amerita tener una serie de habilidades que permitirán el óptimo desempeño en dichas prácticas. Por eso, a continuación, algunas de las cualidades más importantes para un asistente ejecutivo.

Habilidades de comunicación efectiva de la información y resolución de conflictos de forma que sea mucho más simple lidiar con las posibles complicaciones de este cargo.
Saber trabajar en equipo, pues lo que hace un asistente administrativo no lo puede hacer todo por su propia cuenta, sino que requerirá de otros agentes para alcanzar las metas propuestas.
Competencia en el manejo de dispositivos tecnológicos (computadoras, escáner, fotocopiadoras, programas de Microsoft).
Contar con cualidades para la organización del tiempo.
Ser capaz de adherirse a un cronograma de actividades y guiarse con base a una metodología establecida por la empresa.
Ser discreto, ya que el asistente ejecutivo estará en contacto con individuos de suma importancia para la empresa y a su vez con información sumamente delicada. Por ello el personal que se desenvuelva en esta profesión debe ser confiable para resguardar la imagen de la empresa.

Igualmente, hemos de recalcar que para trabajar cumpliendo todas las funciones que hace un asistente ejecutivo es necesario tener un título de licenciatura en Administración o carreras afines. Además, dominar otra lengua o ser bilingüe en inglés, alemán o francés es un gran plus para estos profesionales; y si tiene entre 3 a 5 años de experiencia en el puesto, entonces será alguien con grandes posibilidades a futuro.

Diferencias entre lo que hace un asistente ejecutivo, administrativo y personal

Ahora bien, sabiendo las funciones que hace el asistente ejecutivo podemos diferenciar las responsabilidades de los asistentes administrativos y personales:

Auxiliar o asistente administrativo: como parte del personal del departamento de administración, sus funciones se limitan a actividades que permiten el buen funcionamiento de la empresa (sacar copias, atender llamadas de clientes, redactar, archivar y revisar documentos, coordinar reuniones de trabajo, etc.), algo que difiere mucho del trabajo del auxiliar ejecutivo, quien puede representar al CEO de la compañía en reuniones y mucho más.
Asistente personal: se diferencia con el asistente gerencial o ejecutivo en que no tiene la autoridad para representar en una conferencia o reunión al CEO y solo se limita a organizar la vida personal del jefe, gerente y director de la empresa; lo que a veces genera confusión, es que se puede ver a ambos asistentes trabajar en conjunto para gestionar la agenda del ejecutivo. Cabe mencionar que este tipo de profesionales también pueden trabajar en la modalidad de asistente virtual.

Puntos a considerar si te interesa ser asistente ejecutivo

Ambiente de trabajo: Las labores que hace un asistente ejecutivo lo colocan en un ambiente empresarial y en oficinas de todo tipo. Así, es importante considerar si te sientes cómodo en estos espacios, ya que con el tiempo podría afectar tu rendimiento.
Horario: Si bien el horario habitual de estos profesionales suele ser un horario de medio turno o turno completo convencional, el mismo puede variar. Por ende, en función del horario de trabajo del departamento ejecutivo o las tareas asignadas al asistente puede ser requerido que realice horas extra.
Responsabilidad: Este es un cargo del que dependen muchas cosas de la empresa, por lo que si no te gusta lidiar con muchas responsabilidades o no sabes lidiar con el estrés podría ser un trabajo muy tedioso.

¿Cuánto gana un asistente ejecutivo?

Al abordar todas las funciones que hace un asistente ejecutivo es posible intuir que debe ser una profesión bien remunerada gracias a que es una persona que lidia con gran parte de las responsabilidades en una empresa y de la cual depende en cierta medida su productividad.

El sueldo de un asistente ejecutivo depende principalmente de 3 factores: su nivel de capacitación, su grado de experiencia y dónde se desempeñe. En función de estos puntos su salario puede variar significativamente.

De este modo, un asistente ejecutivo con capacitación media y sin experiencia podría empezar ganando entre $40.000 y $60.000 anualmente, mientras que uno experimentado puede llegar a ganar hasta $120.000. Así que invertir en la formación de este tipo de carreras no es una mala idea.

Aprender más sobre este tema

En resumen, aclarados todos los puntos importantes, ahora puedes tener una idea de las responsabilidades de cada trabajo para poder elegir tu carrera profesional para la cual debes encontrar una plataforma u entidad que te garantice información confiable y actualizada. Por ello, La Escuela de Negocios especializada en formación online, Euroinnova te invita a que puedas capacitarte en su portal.

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