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Un departamento funcionando con orden y precisión es clave para el éxito empresarial. Por este motivo, los asistentes administrativos son tan demandados y cotizados, ya que se presentan como una figura con un rol destacado en la organización y en el seguimiento de todas las actividades administrativas para culminarlas con satisfacción.
De esta manera, un asistente administrativo se encarga de la planificación de labores dentro de la oficina, como pueden ser el registro, almacenamiento y actualización de información. Al mismo tiempo mantienen contacto directo con los clientes, gestión y manejo de correspondencia, etc.
¿Quién es el asistente administrativo? ¿Cuáles son las funciones principales de su cargo? Para encontrar las respuestas a estas interrogantes, sigue leyendo, pues en este artículo profundizaremos en esta figura tan importante en la gestión administrativa.
En primer lugar, existe una ligera distinción entre los asistentes administrativos y los asistentes ejecutivos, pues estos cumplen obligaciones con más autonomía y rinden cuentas a un supervisor particular. En cambio, los primeros se encargan de la administración de un equipo, departamento u oficina, mientras que, a su vez, pueden ejercer obligaciones de auxiliar contable y más.
Para demarcar la cuestión sobre quién es el asistente administrativo, es imprescindible enumerar las distintas labores que realiza dentro del entramado de la organización. Sin embargo, antes del recuento de las características que forman el cargo, es necesario hacer una salvedad. En empresas especializadas, los asistentes administrativos son profesionales formados en el área; por ejemplo, en un bufete de abogados, debido a la documentación con conceptos y palabras técnicas, sus funciones requieren tener una formación específica para el manejo de las mismas.
Por lo tanto, en este apartado nos referiremos a funciones comunes de todas las áreas de esta carrera.
De forma general es bastante fácil decir quién es el asistente administrativo, puesto que si se lo preguntamos a Google o a cualquier persona nos podrían decir: Es el encargado de toda la documentación y archivo de una oficina.
Y al preferir esta respuesta no faltamos a la verdad. En efecto, un asistente administrativo, entre sus funciones principales, desempeña el almacenamiento, administración y organización de información (como se ha dicho antes). No obstante, allí no acaba su intervención debido a que en muchas ocasiones es necesario este profesional para la edición, corrección y redacción de documentos.
De la misma manera, pueden ser indispensables para la recolección de fuentes, base de datos y papeleo necesario para conformar un escrito que deba ser presentado a los gerentes, directores u otros cargos importantes.
Para nadie es un secreto que en la mayoría de industrias se emplea un arsenal de recursos tecnológicos para la realización de muchas tareas. Por este motivo, quien es el asistente administrativo debe cuidar de su excelente operatividad y se debe capacitar constantemente en el uso de las mismas, de modo que facilite y optimice la productividad.
No quiere indicar que dentro de sus conocimientos deba conocer los detalles técnicos de las máquinas, sino estar atento para que, en caso necesario, pueda llamar al personal de reparación. Del mismo modo, un asistente administrativo se encarga de la manipulación de proyectores, actualización de antivirus y copias de seguridad de los archivos más importantes de la organización.
¿Aún te sigues preguntando quién es el asistente administrativo? Digamos que también es la persona que conoce todos los detalles de la programación y la agenda. En cualquier lugar del mundo, uno de los puntos fuertes de este profesional en su administración es la gestión y organización de eventos; tratándose, muchas veces, de la elección de menús, confirmación de asistentes y arreglo de la decoración para ciertos eventos.
Por otro lado, su presencia se hace sentir en el manejo de la agenda de la empresa recibiendo solicitudes, reservando citas comerciales, organizando la gestión para eventos corporativos, reuniones con los clientes, establecimiento de fechas límites para realizar trámites de gran importancia y programando reuniones con allegados al departamento. Sumado a ello, es ideal que pueda tener un gran nivel de comunicación para que establezca un método de recordatorio a todo el personal para que puedan alinear sus funciones al calendario de la compañía.
Está bien, ya te hemos dicho algunas funciones principales de este profesional, aunque la cosa no termina solo allí porque es necesario que conozcas las otras actividades que es capaz de realizar quien es el asistente administrativo.
No es ningún secreto que este profesional y cualquier otro que trabaje o cuyo oficio tenga que ver con el área de administración tenga que saber acerca de los procesos básicos de lo que denominamos contabilidad financiera. Ciertamente, el nivel educativo mínimo para poder optar por este trabajo son los estudios secundarios.
No obstante, para adquirir mayores posibilidades salariales y un mejor rumbo de crecimiento en la empresa, lo mejor es formarnos con cursos de administración y dirección de empresas o contabilidad, pues estos nos otorgarán el saber para realizar las funciones de quien es el asistente administrativo de la mejor forma posible.
Este es otro de los grandes clásicos de este puesto de trabajo, pues generalmente este trabajador es la primera vía de contacto dentro del espacio físico en donde se ubique la oficina. Aunque es común que también pueda pasar el día dando atención a las llamadas que lleguen a la misma. En este sentido tienen las funciones de responder a las consultas más generales de los clientes e incluso las que son más específicas, desviar las llamadas a otros departamentos que les corresponda y mucho más.
Por supuesto, la idea de todo ello es brindar un trato agradable al cliente para que este pueda satisfacer su curiosidad y sepa qué debe hacer con respecto a las interrogantes que tenga.
Ya entendiendo quién es el asistente administrativo y cuáles son las funciones que desempeña dentro de cualquier oficina es importante destacar en qué áreas pueden conseguir trabajo. Y la verdad es que no existen límites para estos profesionales, pues toda compañía, sea esta privada o pública, necesita de un personal capacitado que pueda gestionar los documentos, la agenda, atender a los clientes y mucho más.
Cabe destacar que también se pueden desempeñar trabajando en algún organismo oficial del Estado y se estima que por lo menos en España, puedan tener ganancias superiores a 14.000 euros al año. Además, se presenta como una muy buena oportunidad de estudios y especialización ya que es un puesto laboral en el que cada año van incrementando las ofertas académicas.
Después de un recorrido por las distintas funciones para aclarar la pregunta acerca de quién es el asistente administrativo, es preciso reconocer que este cargo requiere una formación amplia en la gestión y organización de un departamento.
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