que es una orden de compra

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Aprende qué es una orden de compra y mucho más

Todas las empresas requieren insumos para realizar sus actividades; estos pueden ser muy diversos, como materiales de oficina y equipos de diversa naturaleza, entre otros. Estos recursos son comprados por las empresas a sus proveedores, luego de solicitarlos a través de un proceso administrativo en el cual se incluye la elaboración y entrega de una hoja de pedido. ¿Te interesa aprender más al respecto? Entonces, te invitamos a que puedas continuar con nosotros.

Comúnmente el departamento de administración lleva un control estricto de los requerimientos necesarios para el desempeño de todas las actividades de la compañía. Esto forma parte del proceso administrativo, cuyo desarrollo se rige por un manual de normas y procedimientos donde se explica qué es una orden de compra, la cual se define como el documento que sirve de soporte para realizar el pedido de un bien o servicio a un proveedor. ¡Sigue leyendo porque aquí te hablaremos más de este documento y de su utilidad!

¿Qué encontrarás aquí?

1. Aprende qué es una orden de compra y mucho más
1.1. La utilidad de una orden de compra
1.2. Los datos que debe contener una hoja de compra
1.3. Igualmente debe contener:
1.4. Te invitamos a formarte profesionalmente con Euroinnova
2. Cursos especializados en Administración y Gestión

La utilidad de una orden de compra

Como ya sabes que es una orden de compra, ahora te explicamos para qué cosas se puede utilizar:

Protege a las partes involucradas en la transacción comercial porque especifica las condiciones de la compra.
Agiliza la realización de actividades administrativas básicas, como son la actualización del inventario en el almacén, control de las finanzas, elaboración de la factura, registro de las cuentas contables, etc.
Evita malos entendidos, pues la orden contiene información precisa que no admite dudas con respecto a las características del producto solicitado, las fechas de entrega y las condiciones de pago.

Otra cosa importante a mencionar es que este tipo de documento funciona con la misma validez, tanto en las compras que se realizan entre empresas privadas, entre instituciones públicas y proveedores externos o entre países que realizan transacciones de niveles macros o actividades de comercio exterior.

Los datos que debe contener una hoja de compra

Aunque cada empresa establece su propio formato para la plantilla de solicitud de servicios, el mismo debe contener datos específicos descritos en el manual de normas y procedimientos administrativos. Así, entre algunas de las cosas que deben indicarse en lo que es una orden de compra, la cual puede ser elaborada en Word o Excel, están:

Datos y dirección del comprador: Identifica con precisión el nombre de la empresa solicitante, sus datos fiscales y ubicación.
Datos y dirección del proveedor: Acá se especifica la información del proveedor.
Fecha y lugar de emisión del pedido: Puede ser utilizada por el comprador para demandar el incumplimiento de servicio en caso de que no se satisfagan los lapsos establecidos en la ley o entre las partes involucradas en la transacción comercial, es decir, entre el comprador y proveedor.

Igualmente debe contener:

Nombre, cantidad, precio y descripción de la mercancía: Como es lógico, acá se describen las especificaciones de la mercancía o servicio solicitado.
Condiciones de pago: Se refiere al tiempo o plazo para cancelar el pedido y la forma de pago (efectivo, cheque, aval, etc.). Por lo general, este aspecto ha sido previamente negociado entre las partes, así como los gastos adicionales de fletes por envío o logística para el traslado.
Condiciones de entrega del pedido: Determina cuándo y cómo se enviara el producto.
Firma autorizada: En la mayoría de los casos, se establecen dos firmas como mecanismo de control.

Vale señalar que las instituciones públicas deben acatar otros procedimientos establecidos en las leyes sobre lo que es una orden de compra y cómo debe ser registrada conforme a un orden correlativo, como sucede con todos los documentos públicos y que se ven bastante claros en las planillas impresas.

Este tipo de documento funciona con la misma validez, tanto en las compras que se realizan entre empresas privadas, entre instituciones públicas y proveedores externos o entre países que realizan transacciones de niveles macros o actividades de comercio exterior. Sea cual sea el caso, te damos una excelente opción en caso de que busques mayor información.

Te invitamos a formarte profesionalmente con Euroinnova

Si quieres saber más sobre qué es una orden de compra visita la web de la Escuela de negocios especializada en la formación online Euroinnova, donde encuentras información relacionada con este tema y la extensa oferta académica que ponemos a tu disposición en materia de desarrollo de procesos administrativos. Si estas interesado en formarte en esta área profesional, te recomendamos especialmente el Curso de Auxiliar Administrativo, donde tendrás ejemplos de este tipo de documentos comerciales y cómo se elaboran.