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¿Pensando en cómo organizar de modo eficaz las cuentas de una empresa? ¿Cómo presentar los resultados de una operación comercial o la información contable de los movimientos financieros?
Nada más importante para el buen funcionamiento de cualquier industria que llevar un registro exhaustivo y pormenorizado de todas las transacciones comerciales. El ordenamiento de la información contable permite conocer la situación económica de la empresa, calcular los beneficios y costos, y prever las próximas acciones económicas a llevar a cabo.
Por este motivo es tan relevante la pregunta, ¿qué es un sistema en contabilidad?, ya que un sistema contable permite clasificar las operaciones financieras, mantener las cuentas actualizadas y disponibles en cualquier momento, además de un control más preciso de las finanzas. En este artículo te contamos de diferentes formas qué es un sistema de contabilidad, sus características principales y sus ventajas para las empresas.
A grandes rasgos podemos decir que un sistema contable es un conjunto de procedimientos y técnicas utilizadas para registrar, clasificar y resumir las transacciones financieras de una entidad, como una empresa o una organización.
De forma más pormenorizada, podemos definir un sistema contable como un conjunto integrado de componentes, procedimientos y principios que tienen como finalidad capturar, procesar, almacenar y comunicar la información financiera de una entidad. Está compuesto por un marco conceptual, políticas contables, registros contables, estados financieros y controles internos, y se basa en los principios contables generalmente aceptados y en normativas específicas, como los estándares internacionales de información financiera (NIIF/IFRS) o las normas locales.
Un sistema contable proporciona numerosos beneficios y utilidades a una empresa. A continuación, se mencionan algunas de las formas en que un sistema contable beneficia a una empresa:
Registro y control de transacciones: El sistema contable permite registrar y controlar todas las transacciones financieras de la empresa de manera ordenada y sistemática, incluidos ingresos, gastos, compras, ventas, pagos y cobros. Al mantener un registro preciso de estas transacciones, la empresa puede tener un seguimiento detallado de sus operaciones y obtener información actualizada sobre su situación financiera.
Información financiera confiable: Genera estados financieros y reportes que brindan información precisa y confiable sobre los resultados económicos, la posición financiera y los flujos de efectivo de la empresa de forma cronológica. Esta información es esencial para la toma de decisiones estratégicas, la evaluación del rendimiento y la presentación de informes a terceros interesados, como inversionistas, bancos y autoridades fiscales.
Toma de decisiones: Los informes financieros y la información generada por el sistema permiten evaluar la rentabilidad de los productos o servicios, identificar áreas de mejora, planificar inversiones, establecer presupuestos y definir estrategias financieras.
Cumplimiento normativo y fiscal: Es un apoyo para la empresa a cumplir con las obligaciones legales y fiscales, ya que facilita la preparación de declaraciones de impuestos, la presentación de informes regulatorios y el cumplimiento de las normativas contables y fiscales vigentes.
Control interno: Un sistema contable adecuadamente diseñado incluye controles internos que garantizan la confiabilidad y seguridad de la información financiera, lo que previene fraudes, errores y malversaciones, y protege los activos de la empresa.
Análisis financiero: Mediante el sistema contable, se pueden realizar análisis financieros y ratios que permiten evaluar el desempeño pasado, presente y futuro de la empresa con el fin de identificar áreas de mejora, evaluar la eficiencia y la rentabilidad, y comparar el desempeño con el de otras empresas del mismo sector.
Aunque el manejo y carga de la data en un sistema contable es llevado a cabo por expertos en el área, llamados contadores, es esencial que todas las personas de la empresa puedan interpretar la información financiera; por lo tanto, al preguntarnos, ¿qué es un sistema en contabilidad?, surgen algunos procedimientos contables que son fundamentales para la interpretación de los datos: registro, clasificación y resumen.
Para una buena comprensión de los datos reflejados en un sistema contable es necesario llevar un registro pormenorizado de toda la actividad financiera; anotando cualquier situación de esta índole en los libros de contabilidad del sistema.
Aunque el registro de las transacciones comerciales es uno de los elementos básicos en la estructura de un sistema contable, resulta fútil si no hay una clasificación u orden de los datos. Por este motivo, es importante establecer una secuencia temporal, una clasificación cronológica de los movimientos financieros, para establecer un balance económico de la empresa a lo largo del tiempo. Además, también es imprescindible crear una enumeración de las facturas para conocer su origen, a qué cliente corresponden o si están sujetas al IVA.
Por último, una de las funciones más importantes del sistema es la tabla resumen; ya que permite que cualquier persona consulte las etiquetas de clasificación y comprenda los parámetros financieros asignados.
El resumen está relacionado con las características relevantes de un sistema contable; a saber compresibilidad, usabilidad, fiabilidad. En este caso, la compresibilidad se refiere a la claridad de la información, que debe ser entendida no solo por los expertos, sino por todo el personal del departamento de contabilidad. El segundo elemento es la usabilidad; un sistema contable debe incrementar el rendimiento de la empresa, y para ello, debe ser sencillo y fácil de utilizar. Por último, la fiabilidad hace hincapié en la veracidad de los datos suministrados al programa.
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Pablo Rafael Blanco
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