Cierre de un proyecto

Fase de Cierre de un Proyecto: 8 pasos para un cierre exitoso

Un proyecto es un esfuerzo temporal, por lo que tiene un principio y también un final. Hemos visto las fases para la elaboración de proyecto de calidad. Como bien sabemos, cada paso de la gestión de proyectos tiene un objetivo concreto. Pero, ¿cuál es el objetivo del cierre de un proyecto? ¿Acaso el proyecto no termina tras haber alcanzado los objetivos y entregar el resultado?  

Por supuesto que no. Durante la última fase del ciclo de vida del proyecto, es decir, el cierre del proyecto, hay que detallarlo todo para medir si el proyecto ha ido según lo previsto, como se ha desempeñado el equipo del proyecto y si el resultado se ha hecho según lo exigido por el cliente. 

En este artículo, vamos a definir los pasos importantes para una fase de cierre exitosa. 

¿Cuál es el objetivo del cierre de un proyecto? 

Las actividades de cierre de un proyecto son partes importantes de los procesos de gestión. Garantizan el registro de los documentos del proyecto, como el plan del proyecto (establecido al inicio del proyecto), el archivo de los activos de procesos de la organización, la realización de los pagos finales, la liberación de recursos y la finalización del proyecto.  

Todo proyecto enseña lecciones a la organización, ya sea un éxito o un fracaso. Así que, incluso después de que un proyecto termine, la documentación del proyecto va a ser útil para completar el éxito del próximo proyecto. 

Para el cierre de un proyecto próspero, el director del proyecto y los miembros del equipo de gestión del proyecto deben tener en cuenta algunas actividades de grupo del proceso de cierre. Ahora vamos a revisarlas una por una. 

¿Cuáles son los 8 pasos? 

Paso 1: Confirmar que el trabajo se ha realizado conforme a los requisitos 

Al cerrar un proyecto, todos los entregables del proyecto deben haberse completado y entregado al cliente. También debe obtener la aceptación formal del cliente por el trabajo realizado. 

Paso 2: Cierre completo del aprovisionamiento 

Dado que el proyecto se está cerrando, debe completar cualquier pago restante que deba realizarse para cumplir con los contratos con proveedores o socios. También se completan los pasos de aprovisionamiento. 

Paso 3: Obtener la aceptación formal 

El cliente debe aceptar formalmente el proyecto y sus resultados. Normalmente, el cliente presenta un documento escrito, que puede ser un correo electrónico o un documento firmado, en el que declara que el proyecto se ha completado y que acepta los resultados del proyecto. 

Paso 4: Elaboración del informe final de resultados 

Se calcula y registra el rendimiento final del proyecto. Esto incluye el rendimiento de los costes, el rendimiento del calendario, el rendimiento de la calidad, etc. Por ejemplo, si el proyecto se ha completado por debajo del presupuesto o si no se ha podido completar, en qué medida ha superado el presupuesto previsto. 

Paso 5: Indexar y archivar los registros 

Se finalizan los documentos recopilados al realizar el cierre administrativo. Las versiones finales de los planes de gestión del proyecto y todos los documentos necesarios sobre el proyecto se archivan en los registros de la empresa como documentación de archivo. 

Paso 6: Actualización de las lecciones aprendidas 

Una fase del proyecto sumamente importante, es recopilar las lecciones aprendidas por todas las partes interesadas. La documentación sobre las lecciones aprendidas se almacena en los activos de procesos organizativos de la empresa. 

Paso 7: Entrega del producto finalizado 

Una vez finalizado el proyecto, el project manager o director de proyecto se encarga de entregar el producto del proyecto para su uso por parte del cliente final. La entrega puede requerir un periodo predeterminado de asistencia o algunos documentos que describan cómo utilizar o cómo manejar el producto. 

Paso 8: Liberación de recursos 

Una vez que estemos listos para cerrar el proyecto, se finiquitan todas las asignaciones de los recursos del proyecto, se recogen las aportaciones de las lecciones aprendidas de los recursos del proyecto y, a continuación, se liberan estos recursos respectivamente. Todo esto forma parte del cierre financiero. 

Como ves, el cierre de un proyecto también es tan importante como las otras fases, por lo que debes tener en cuenta estas actividades para obtener mejores resultados en tus futuros proyectos. 

El proceso de cierre de un proyecto: El punto final que te brinda un mejor punto de partida 

La administración proyectos es un área de conocimiento importante dentro de la gestión empresarial y reúne todas las piezas de un proyecto en un todo cohesionado. Un conocimiento así puede representar una diferencia crucial para el éxito de una empresa.  

Es por eso que es un tema que vale la pena profundizar y en el que podrás formarte en nuestra Maestría en Administración con especialización en Gestión de Proyectos. En este programa obtendrás una titulación con validez RVOE, que te permitirá completar el cierre del proyecto exitosamente.  

Porque si un proyecto se cierra adecuadamente, los conocimientos obtenidos de ese proyecto en particular se irán sumando y ayudarán a llevar al éxito de los futuros proyectos de la organización.