Descripción de puesto de ventas: funciones y perfiles clave

La descripción de puesto de ventas permite concretar funciones, competencias, responsabilidades y relaciones jerárquicas de cada integrante del área comercial. Además de conocer las tareas del vendedor, es útil distinguir qué corresponde al supervisor, al coordinador y al jefe de ventas, ya que estos perfiles combinan liderazgo, planificación, control de objetivos y coordinación del equipo desde niveles de responsabilidad distintos.

Un departamento comercial reúne perfiles con responsabilidades diferentes, aunque todos contribuyen al objetivo común de generar ventas y mantener relaciones eficaces con los clientes. Vendedores, supervisores, coordinadores, gerentes y directores participan en distintas fases de planificación, seguimiento, atención y análisis, por lo que definir cada puesto evita solapamientos y facilita evaluar su desempeño dentro de la organización.

¿Qué es el puesto de ventas?

El objetivo de muchas empresas y organizaciones con actividades comerciales es vender sus productos o servicios. Las personas capacitadas para hacer este tipo de proceso son los representantes de ventas o vendedores, cuyas funciones dependen de la descripción de puesto de ventas en específico y su papel en la atención al cliente.

Dentro de un departamento de ventas, todos los perfiles profesionales que se pueden encontrar tienen un mismo objetivo: generar más ventas. No obstante, sus niveles de responsabilidad son diferentes, cumplen diferentes cometidos y no se enfocan a los clientes y a las ventas de la misma manera. Es por eso que en esta entrada vamos a arrojarte un poco de luz para que puedas distinguir cuáles son las descripciones de los puestos que podemos encontrar dentro de un departamento de ventas. Algunos tienen nombres muy rimbombantes y similares. ¡Te ayudamos a que no los confundas!

El perfil de un supervisor de ventas combina planificación, organización y control del equipo comercial; además, suele participar en la definición del plan de ventas, los pronósticos, los canales de distribución, las promociones y las políticas de atención al cliente.

Un manual de funciones de un coordinador de ventas concreta responsabilidades, relaciones de autoridad, coordinación, procedimientos y requisitos del puesto, lo que permite convertir la descripción general del cargo en una referencia operativa para el trabajo cotidiano.

En el nivel de dirección comercial, jefe de ventas funciones y responsabilidades incluye dirigir y evaluar al equipo, distribuir el trabajo, pronosticar ventas, definir presupuestos y objetivos, diseñar estrategias junto con marketing y analizar la información procedente de los clientes.

El puesto de ventas en una empresa está enfocado en detectar potenciales clientes interesados en adquirir los elementos que se ofrecen, bien sean productos o servicios, a fin de incrementar la cartera de consumidores o compradores masivos que logren aumentar las ventas de la empresa.

Los representantes dependen de la gerencia a cargo del jefe o supervisor de ventas, y serán sus competencias ejercer las siguientes funciones con la meta de convertirse en un buen vendedor:

• Ubicar y visitar clientes.
• Elaborar proyectos de ventas.
• Colaborar en la creación de planes de ventas.
• Hacer seguimiento de los productos que ofrece.
• Mantener a sus clientes informados de nuevos productos.
• Generar reportes para sus superiores.
• Elaborar presupuestos o cotizaciones.

Tipos de puestos de ventas

Al momento de hablar de la descripción de puestos de ventas, se debe tener en cuenta que los puestos administrativos suelen ser los que quieren la mayoría de las personas, debido a que el crecimiento de este sector suele ser algo sencillo.

Los puestos que suelen encontrarse en un departamento de ventas son:

• Representante comercial. En este puesto es vital que se cuente con profesionales que posean valores que se encuentren acordes a la empresa, pues son los que dan la cara por la compañía. Al igual que el ejecutivo de ventas, tiene como función principal vender productos a clientes. La diferencia entre el ejecutivo de ventas y el representante comercial es que el ejecutivo tiene un enfoque más administrativo y marketiniano, mientras que el representante comercial está más especializado en técnicas de venta directa y está en primera línea del punto de venta.
• Key Account Manager. La correcta gestión de las cuentas importantes de la empresa es de sumo interés; es imprescindible que los profesionales puedan mantener excelentes relaciones entre la empresa y los clientes.
• Gerente de ventas. Se dedica a gestionar y supervisar a los representantes de ventas, coordinar sus actividades diarias, establecer objetivos de venta, implementar estrategias de venta y asegurarse de que se alcancen los objetivos establecidos.
• Director comercial. Es el encargado de liderar y coordinar el departamento de ventas en su totalidad. Su función principal es establecer las estrategias y objetivos de venta, así como supervisar su implementación y resultados. El director de ventas mantiene una relación de interdependencia con los gerentes y supervisores de ventas, ya que depende de ellos para llevar a cabo sus estrategias y objetivos.
• Ejecutivo de ventas. Vende los productos o servicios de la empresa a los clientes. Para ello, debe conocer los productos o servicios, los clientes y sus necesidades, y estar en constante búsqueda de nuevas oportunidades de venta.
• Coordinador de ventas. Su principal cometido es coordinar las actividades del equipo de ventas, asegurando que se cumplan los objetivos y estrategias establecidos. Debido a que las funciones de su puesto se centran en la gestión de personal y en la supervisión de la consecución de la estrategia de ventas, tiene que relacionarse con todos los integrantes del equipo de venta para cohesionar esfuerzos, tareas y talentos dentro de su organización.
• Analista de ventas. Analiza los datos de venta para identificar tendencias y oportunidades de mejora. Es un perfil alejado de la venta como acto de promoción, puesto que no tiene conexión alguna con los clientes. No obstante, los analistas de ventas y business analysts sí suelen mantener cierta conexión con puestos de dirección y stakeholders como inversores, ya que el fruto de su trabajo contribuye a formular objetivos empresariales y de venta.
• Asistente de ventas. Su función principal es proporcionar apoyo administrativo al departamento de ventas, como por ejemplo, elaborar reportes, gestionar pedidos, coordinar reuniones, entre otras actividades. Dentro de un departamento de ventas, es el puesto más accesible y junior desde el cual se puede ir escalando.
• Supervisor de ventas. Su trabajo consiste en supervisar el trabajo de los representantes de ventas, asegurando que se cumplan los objetivos y estrategias establecidos. Trabaja en estrecha colaboración con el gerente y director de ventas y, en parte, puede suplir algunas de sus funciones en su ausencia. La evolución natural del puesto de supervisor de ventas es terminar trabajando con el tiempo como gerente o director de ventas. En la siguiente entrada te contamos con mucho más detalle cuál es el perfil profesional de un supervisor de ventas.

Por supuesto, en una compañía existen diferentes conceptos sobre la descripción de un puesto de ventas, puesto que se adecua a cada cargo que tenga que ver con dicho departamento.

¿Qué es un vendedor?

La descripción de un vendedor establece que quien ejerce este cargo opera como intermediario entre la empresa y el consumidor, de tal modo que se encarga de ofrecer y promocionar bienes y servicios hasta concretar la compra. Este proceso implica, por un lado, la comprensión de las necesidades del cliente y, por otro lado, resolverlas de manera efectiva con el catálogo disponible. De ahí que el vendedor deba tener capacidades avanzadas de comunicación, escucha activa, persuasión, alta especialización en lo ofrecido (conocimientos) y competencias estratégicas para la fidelización. En todos los casos, su desempeño se mide por medio de indicadores pautados por la empresa, usualmente cantidad de ventas en función de metas, ya sean semanales, mensuales, trimestrales, semestrales o anuales.

Funciones de un vendedor

El perfil de puesto de un vendedor debe estar capacitado para realizar las siguientes tareas:

• Trazar objetivos y realizarles seguimientos para evaluar su cumplimiento o las mejoras a realizar para que se puedan cumplir.
• Planificar estrategias comerciales para incrementar las ventas.
• Optimizar las ventas.
• Hallar clientes interesados en los productos de la empresa.
• Negociar las condiciones de ventas con los potenciales clientes.
• Presentar informes a la junta ejecutiva.
• Realizar un proceso de ventas que cumpla con las expectativas de la empresa y garantizar que los agentes comerciales se adhieran a dicho proceso de ventas.
• Mantenerse al tanto de las preferencias y necesidades de los clientes.
• Encargarse de darle soluciones óptimas a los clientes que presenten algún problema o queja con las ventas o el servicio.
• Representar a la empresa en eventos de marketing.

¿Cómo convertirse en un buen vendedor?

Según la descripción del puesto de ventas, los dependientes de esta área deberán especializarse en técnicas y métodos de ventas. Por ello, las funciones que hemos definido anteriormente forman parte de sus competencias, pero te daremos además algunos consejos para aumentar tu productividad como vendedor en una empresa.

De hecho, todo perfil de puesto vendedor debe reunir habilidades interpersonales, conocimiento técnico y disciplina comercial.

• Mantén en todo momento una actitud agradable, atenta y cordial; nunca se podrá saber exactamente quién es un cliente potencial, así que míralos a todos como el mejor de los compradores.
• Desarrolla la habilidad de hablar y de escuchar, bien sea para ofrecer claramente los productos o para atender a las necesidades del cliente o sus comentarios generales.
• Crea lazos de amistad con tus clientes, manteniendo siempre la distancia de lo laboral a lo social o sentimental.
• Actualiza constantemente tus conocimientos en estrategias de ventas; la tecnología resulta ser tu mejor aliado al momento de dar a conocer nuevos productos.
• Las ofertas resultan siempre muy atractivas; diseña proyectos que incluyan precios que atraigan a los clientes, así como promociones de varios productos por un solo precio.
• Descubre todas las características de los productos que ofreces, los aspectos positivos y también los negativos, de modo que nada te tome por sorpresa al momento de hablar de ellos ante cualquier cliente.
• Cuida tu imagen; la impresión que das ante los demás habla mucho de ti. Procura estar siempre de punta en blanco y presta atención al cuidado de tus manos y de tus uñas, son zonas visiblemente muy llamativas.

¿Qué se necesita para ocupar un puesto en ventas?

Hay ciertos rasgos que se pueden adquirir para ser un buen vendedor, pero cuando se habla del área de ventas se tiene que tener presente que existen otros cargos para los que se requiere mayor formación académica. En muchos casos, el cargo de vendedor es la puerta de entrada a responsabilidades más complejas en el área comercial.

Algunos de los requisitos que se suelen buscar son:

• Dominio del inglés.
• Experiencia en algún cargo como ejecutivo de ventas que sea demostrable.
• Manejo de las técnicas de marketing y comercialización.
• Capacidad de aprender rápido y adaptarse a la variabilidad del mercado.
• Buen manejo en lo que respecta a los programas de Office.

¿Cuáles son las funciones del departamento de ventas?

Todos aquellos profesionales que se relacionan con las ventas de forma directa suelen estar anexados a lo que es el departamento de ventas, por lo que es fundamental que conozcan las labores que se desarrollan allí.

Pues, además de la descripción de puesto de ventas en cualquier nivel, se debe conocer cómo todos los trabajadores guardan relación entre sí:

Establecer objetivos

Se debe determinar un fin. Es esencial que el mismo sea realista y se pueda cumplir en un periodo determinado de tiempo, pues de lo contrario suele generar descontento en el equipo. Una buena manera de mantener la moral alta es otorgando bonos o premios a aquellos que se acerquen al objetivo propuesto.

Planificar las estrategias

Todos los aspectos del producto deben determinarse; no puede quedar nada al azar: el precio, cómo se van a realizar las ventas y qué equipo se va a encargar de impulsarlo. Uno de los eventos más usados son los lanzamientos, pues permiten que los vendedores se conecten con los clientes.

Atender a los clientes

Lo primero que se debe determinar es la atención que se le ofrece al cliente, pues de acuerdo a ella es posible ubicar los logros que se pueden alcanzar. A la hora de atender a alguien, se debe contar con paciencia, calma y, sobre todo, empatía.

Promover a la empresa

Una buena relación con el departamento de marketing es vital, pues ellos cuentan con ideas frescas para impulsar los productos que se quieren vender. Además, establecer buenas relaciones públicas permite que el público sea aún mayor del que ya se tiene.

También puedes leer sobre los siguientes temas:

• ¿Qué es la venta a por mayor?
• Acuerdo comercial: ¿qué es?
• Cómo hacer un embudo de ventas paso a paso

Cursos online recomendados

• Curso de Marketing y Ventas B2B
• Curso en Psicología de Ventas