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Pasar alrededor de 8 horas diarias en una oficina es la vida de una gran parte de la población en el mundo. Hay que aceptarlo, la gran cantidad de actividades administrativas en una oficina que son llevadas a cabo por millones de personas que hacen vida laboral en ellas, puede dejarnos exhaustos con el simple hecho de pensarlo.
Las oficinas constituyen una parte importante de la sociedad y esto se debe a la razón expuesta, una gran parte de la vida laboral del planeta se centra en ellas. Es posible encontrar oficinas para distintos ámbitos, desde la bolsa de valores, bufetes de abogados, supermercados, empresas de mantenimiento y hasta oficinas de un hospital.
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Todo el mecanismo económico de una empresa por obligación debe manejar actividades administrativas en una oficina y a partir de ella poder llevar las gestiones de documentación correcta para una gestión óptima.
Son distintas las tareas que se derivan de esta premisa y aquí desglosaremos todas aquellas actividades que son realizadas en una oficina sin importar de qué tipo de empresa se hable.
El personal administrativo corresponde a cada una de las personas que dan vida a todas las actividades administrativas en una oficina. Estos son los responsables de cumplir con todas las tareas que corresponden a la función administrativa.
El funcionamiento de una empresa no puede ser eficaz o eficiente si no se cuenta con cada una de estas personas, ya que ellas son quienes se encargan de registrar cada movimiento de la empresa, de sus empleados, su mensajería, atención al cliente, la organización de la documentación, entre muchas otras actividades administrativas en una oficina.
El equipo de personas que conforma al personal administrativo de una oficina debe mantener las aptitudes adecuadas para dedicarse a ese trabajo sin el que el funcionamiento de una empresa se vería afectado. Sí, cada una de las personas que forma parte de este equipo tiene un lugar importante.
Para poder ser un auxiliar administrativo y cumplir con las actividades administrativas en una oficina es necesario tener los siguientes requisitos:
Ahora, vamos a las actividades administrativas en una oficina que deben ser realizadas por todo el personal administrativo que es contratado para ello. Entre esas funciones encontramos las siguientes:
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Es posible realizar diferentes actividades administrativas en una oficina dependiendo del cargo que se ocupe, por lo que si este campo le llama la atención lo ideal es evaluar las opciones que existen y por supuesto las funciones que se pueden desempeñar en cada caso.
Algunas de las opciones que se pueden evaluar son:
Son los encargados de mantener la oficina en correcto funcionamiento, pueden trabajar en áreas como despachos o empresas que cuenten con gran flujo de información. Ellos velan por mantener el orden en todo momento.
Los profesionales que se desarrollan en esta área tienen el deber de vigilar la entrada y salida de productos o materiales del territorio nacional. Esta es una gran fuente de recaudo de impuestos para el estado, por lo que sus funciones de vigilancia también contribuyen a la seguridad evitando el tránsito de sustancias ilegales.
La principal función que se desempeña en estos casos es llegar a diferentes acuerdos comerciales con otras compañías, los que llevan la administración se encargan de todo el papeleo que esto implica y asegurarse que las transacciones sean correctas.
Contrario a lo que se puede creer se pueden llevar a cabo estas actividades administrativas en una oficina, ya que después que se realizan los tratos, los encargados de esta área deben asentar todo legalmente, lo que implica papeleo.
Para las compañías ha sido imprescindible que sus empleados se puedan adaptar a las nuevas tecnologías, ya que hay diferentes procesos que requieren del manejo bien sea de equipos nuevos o simplemente programas diferentes que son más eficientes.
Lo mismo ha sucedido con las actividades administrativas en una oficina, se han automatizado en diferentes aspectos. Un punto que las empresas valoran en gran medida son las especializaciones con las que se cuente.
Algunos de los aspectos que se toman en cuenta para la elección de un cargo o el ascenso de alguien son:
En el área administrativa se pueden contar con especializaciones tales como: Gerencia de Proyectos de Telecomunicaciones, Gestión Educativa, Gerencia en Calidad de Salud, Gestión Empresarial o Gestión Humana.
A pesar de que no es un punto esencial en las actividades administrativas en una oficina, se suele valorar el manejo de otro idioma, debido a que permite en muchos casos que se puedan gestionar diferentes recursos o llegar a acuerdos con clientes que no manejen el idioma del país donde se encuentra la empresa.
Conocer más sobre un área en específico puede ser una gran herramienta, pues el conocimiento es un factor que suele valer mucho para las compañías, debido a que reduce la cantidad de errores que se comenten y permite un mejor desenvolvimiento profesional.
Para conocer más sobre las actividades administrativas existen dos opciones:
Por lo que aprender sobre las actividades administrativas en una oficina es un punto que no se puede dejar de lado, una gran opción para ello es acceder a alguna de las Licenciaturas o Masters que ofrece la Escuela de Negocios Euroinnova.
Una de sus ventajas más claras es que cuenta con clases online, esto permite que los interesados puedan organizar con facilidad su horario de estudio sin ningún tipo de problema. Es posible aprender sobre más cosas además de las actividades administrativas en una oficina, pues su campo de enseñanza es amplio.
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