Curso experto en archivos y documentación

Curso Experto En Archivos Y Documentación

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La información es un conjunto organizado de datos relevantes para uno o más sujetos que extraen de esta un conocimiento. Es una serie de conocimientos comunicados, compartidos o transmitidos y que constituyen algún tipo de mensaje. Su definición varía según la disciplina o el enfoque desde el cual se trate.

El tratamiento de la información son las operaciones que se llevan a cabo para la gestión de la información. Estas operaciones son muy variadas como administración, clasificación, transmisión, traducción, etc.

Suena interesante, ¿verdad? Te invitamos a que continúes leyendo.

¿Conoces qué tipos de información existen?

La información puede clasificarse teniendo en cuenta distintos criterios. Uno de los más comunes tiene que ver con la relación entre los emisores de la información y sus receptores y según este, existen los siguientes tipos:

• Información confidencial o clasificada: Aquella a la que solo pueden tener acceso a su tratamiento un pequeño grupo de personas. 
• Información pública: Es la información que permite el acceso a cualquier público. 
• Información personal: Es de pertenencia propia de cada persona. La desarrolla el mismo individuo y el puede decidir si quiere o no compartirla.
• Información externa: Aquella que es expedida por un organismo o entidad, y cuyos destinatarios son instancias o personas externas a la misma.
• Información interna: Aquella que es expedida por un organismo o entidad, y cuyo fin es su tratamiento interno.

La información tiene un valor muy importante a nivel educativo, divulgativo y cultural. La información en un mundo tan globalizado y con la necesidad de diferenciación sobre los competidores, puede producir cambios importantes e inmediatos a favor de tu empresa. 

Archivo de documentos: ¿por qué, para qué, dónde y cómo?

Cuando nos referimos al archivo de documentos consiste en diferentes acciones de gestión, clasificación y conservación de documentos, logrando especializarte en esta materia tan importante dentro de todo tipo de organizaciones. La gestión, clasificación y ordenación de documentos será clave para tener una base de datos con un alto valor, también pueden realizarse todos estos procedimientos de forma física, pero la mayoría de las compañías han dado un salto hacia el formato digital o se encuentran en el proceso de transformación, esto se debe al aumento de eficiencia que supone trabajar con este tipo de formatos. 

Es clave tener claro que significa archivar, consiste en el almacenamiento siguiendo una ordenación de los datos, informes y documentos de valor y utilidad, utilizando una serie de técnicas que ayudan a que se localice de forma adecuada, así como su consulta, edición u otras actividades en el futuro. Todo esto será aprendido a lo largo de esta formación especializada del Curso Experto en Archivos y Documentación. 

¿Por qué es importante seguir un método minucioso y eficaz para archivar documentos?

El propio método para archivar documentos dice mucho sobre el funcionamiento y el estado en el que se encuentra la propia organización. Y es que el hecho de que se vuelva ilocalizable cualquier tipo de documento puede traducirse en una valiosa pérdida de tiempo o acarrear pérdidas económicas.

Además, en el otro lado de la ecuación nos encontramos con el ámbito legislativo. Por una parte, es necesario cumplir con los requisitos de control y seguridad de la información para un buen tratamiento de datos. Por otra parte, la ley obliga a conservar determinados documentos en relación con la actividad empresarial durante unos plazos mínimos.

• Configurar un protocolo sobre cómo almacenar los documentos digitales: En este sentido es conveniente que todos los miembros de la organización empresarial empleen el mismo sistema para almacenar la información digital. Es decir, utilizar el mismo método para nombrar a los archivos y a las carpetas, por ejemplo, recurriendo a fórmulas descriptivas, acrónimos, etc.
• La importancia de las subcarpetas: Es importante que todos tengan claro cuál es la jerarquía de carpetas digitales que hay en el sistema de gestión documental. Cuando el volumen de información es mayor es cuando hay mayor necesidad de subcarpetas para distribuir de forma ordenada la información.
• Tener cuidado con las copias de seguridad: Este es un paso que se hará automáticamente sin contamos con soluciones ECM para archivar documentos digitalmente. De esta formar evitaremos, por ejemplo, tener que pasar a un disco duro extraíble información que nos interese conservar.
• Emplear la fecha invertida para la codificación de archivos: Escribiendo primero el año, luego el mes y el día es un método de gestión documental que permite al propio sistema ordenar a los archivos digitales automáticamente por su fecha.

Sigue leyendo sobre esta materia de la mano de Euroinnova y su entrada de blog especializada: Tipos de archivos documentales.

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