Conoce los tipos de archivos documentales

La gestión de documentos es una práctica esencial para cualquier organización por garantizar la preservación y accesibilidad de información crítica. Los archivos documentales se clasifican en diversas categorías, cada una comprende una serie de características y propósitos específicos que facilitan su uso y manejo eficiente. Es necesario comprender estos tipos de archivos documentales para optimizar procesos administrativos, cumplir con normativas legales y preservar el patrimonio histórico.

La clasificación de documentos comprende cada uno métodos específicos de organización, conservación y acceso para garantizar su integridad y utilidad a lo largo del tiempo. Es necesario valorar la gestión de los tipos de archivos documentales ya que mejora la eficiencia operativa y asegura el cumplimiento legal y la preservación de la memoria histórica. ¡Quédate y conoce los tipos de archivos documentales!

Introducción a los archivos documentales

Para iniciar, el archivo es un conjunto de documentos ordenados según el criterio particular que requiera las necesidades de la empresa. Así, el archivo puede contener diversos métodos de clasificación y conservación. Por ello, la clasificación de documentos es tan variada dependiendo de las necesidades particulares de cada negocio. Aparte de esta primera definición, el archivo es aquel lugar físico donde se encuentran los documentos o el fichero informático que puede estar almacenado en cualquier soporte.

Características comunes de los archivos documentales

Un archivo es una fuente organizada de la clasificación de documentos de una empresa, y recibe la importancia que la empresa quiera desarrollarlo. Por ello, es necesario la gestión de documentos eficaz y útil. El archivo sirve para ordenar y clasificar los documentos que tienen que estar clasificados e identificados por medio de códigos o palabras clave. Los archivos documentales son únicos y originales y su valor testimonial hace que deban ser conservados a largo plazo. Su importancia reside tanto en la información que contienen, como en el instrumento crucial que representa para ayudarnos a tener un acceso a decisiones y eventos del pasado de una organización.

Tipos de archivos y sus documentos

Podemos encontrar dos criterios como sistema de clasificación de documentos:

Según su organización

Centralizados

Existe un departamento dentro de la empresa que tiene la función principal de manejar los documentos. Este lugar se suele llamar archivo y requiere de un orden superior al resto, con un personal cualificado para realizar las labores de conservación, acceso, destrucción del archivo y organización. Por tanto, si es necesario algún documento dentro de estos tipos de archivos documentales, habrá que acercarse a este departamento para solicitarlo.

Descentralizados

Se trata de uno de los tipos de archivos documentales donde la empresa tiene distribuidas varias áreas internas como archivo de contabilidad, archivo de almacén o archivo de RR. HH., entre otras. Es uno de los tipos de archivos documentales donde cada departamento de una empresa se hace cargo de toda la documentación que genera, con su manejo y clasificación. En este caso, no se necesita un personal especializado. Y debido a su independencia, requiere solicitar una consultoría periódica que revise y una los métodos de manejo documental de cada área de la empresa.

Mixtos

En este grupo están agrupados los documentos de áreas aisladas o dependencias, pero tiene un organismo central que los captura con un orden cronológico, y los organiza y los conserva. Por tanto, pueden aparecer tanto en registros de archivo por departamento como en el archivo central. Estos tipos de archivos documentales tienen la posibilidad de contar con el depósito de documentos de cada área de la empresa sin perder el archivo histórico central, donde están los documentos menos inmediatos.

Frecuencia de uso

Se trata de una clasificación de documentos según la necesidad en el día a día de la empresa:

Archivo activo

Este sistema de gestión documental que son generados recientemente y se utilizarán o agotarán en el mismo día. La mayoría de los documentos no serán imprescindibles, pero hay algunos que siguen vigentes por largos periodos y se usan como mucho una vez al mes. Por ello, deben estar accesibles. Aquí se guardan los documentos que son consultados frecuentemente o que la documentación tiene un valor administrativo, legal, operativo o fiscal que no pierde vigencia.

Archivo semiactivo

Son aquellos que han terminado su vida útil dentro de una concreta actividad o ha finalizado ya su ciclo fiscal. Proceden del archivo activo y su finalidad es informar de las operaciones realizadas. Se trata de documentación que es consultada esporádicamente, donde se extrae del archivo activo y se guarda en el semiactivo.

Archivo inactivo

Aquí llegan los archivos documentales que han perdido todo valor útil para las operaciones de la compañía, pero mantienen su valor político, histórico o de la Ley General de Archivos. Se almacenan allí hasta la destrucción de los mismos una vez se ha cumplido su función o su conservación definitiva.

Otras clasificaciones

También existe la posibilidad de que un archivo se pueda clasificar según las necesidades propias de la empresa. Como, por ejemplo, puede existir una clasificación personal para cada colaborador. Ejemplo concreto: el departamento de ventas donde cada trabajador tiene una cartera de clientes. También otros tipos de archivos documentales son según se pueda conservar: archivo físico o documentos electrónicos, aunque esta categoría se puede interrelacionar con los ya mencionados.

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