Modelo PDCA: Planificar, Hacer, Comprobar, Actuar

El modelo PDCA, también conocido como el ciclo de Deming o ciclo de mejora continua, es una metodología de gestión desarrollada por el estadounidense William Edwards Deming en la década de 1950. Este enfoque se basa en un ciclo de cuatro fases: Planificar, Hacer, Verificar y Actuar (PDCA), que se repite de manera cíclica para lograr la mejora continua en los procesos, productos o servicios de una organización.

El modelo PDCA se emplea con mucha frecuencia en diversos sectores y organizaciones en todo el mundo gracias a sus beneficios, entre los que figura fomentar la mejora continua, aumentar la eficiencia y la calidad, así como reducir costes y errores. ¡En este artículo te contamos los pasos del modelo PDCA para que lo implementes en tu proyecto!

Plan (Planificar)

Como bien su nombre denota, en esta etapa se ha de planificar todas las acciones que se van a llevar a cabo. Y no es poca cosa, ya que en función de la envergadura del proyecto, planificar puede ocupar más tiempo que la misma ejecución posterior de esta hoja de ruta y conllevar la mayor parte de los quebraderos de cabeza en todo el proyecto. 

En general, confeccionaremos un plan de acción segmentándolo en pequeños pasos y metas que podamos cumplir y que conduzcan finalmente a una culminación total del proyecto. Si bien hay que intentar seguir lo dictado en el plan en todo momento, este está sujeto a cambios y a revisiones periódicas para adaptarlo según se vaya avanzando en el proyecto.

Para realizar un buen plan deberemos responder previamente a unas preguntas cortas, pero jugosas:

• ¿Qué problema queremos resolver?
• ¿De qué recursos disponemos?
• ¿Qué recursos necesitamos?
• Teniendo en cuenta los recursos disponibles, ¿cuál es la mejor solución para un determinado problema?
• ¿En qué nos basaremos para afirmar que el plan ha tenido éxito?
• ¿Cuáles son las metas de este plan?

Do (Hacer)

Una vez se haya acordado el plan entre todas las partes del proyecto, es hora de ponerse manos a la obra. En esta etapa, se ha de ejecutar todo lo propuesto con los medios previstos y de la manera especificada.

Rara vez un proyecto se desarrolla sin contratiempos y cien por cien al pie de la letra como se había planteado en un principio, por lo que es muy posible que surjan situaciones inesperadas que, en el mejor de los casos, supongan un obstáculo mínimo que no impedirá el avance fluido del plan inicial.

La estandarización de procesos de trabajo y definir todos los puestos y responsabilidades de cada trabajador de forma clara y pormenorizada son aspectos que ayudan a agilizar la ejecución de tareas y la resolución de posibles problemas.

Check (Comprobar)

Esta es, discutiblemente, la parte más importante de todo el ciclo PDCA, ya que se verifica el resultado de todas las acciones que se han implementado en busca errores con el fin de subsanarlos y de idear los medios necesarios para que no vuelvan a suceder. Digamos que esta fase es una especie de auditoría.

Antaño, cuando el desarrollo de proyectos no estaba tan avanzado como ahora, solo se comprobaba el trabajo realizado una vez se finalizaba todo el proyecto, por lo que había que dedicarle un tiempo ingente a analizar toda una masa colosal de trabajo. Además, a veces se tardaba demasiado en solucionar los fallos, puesto que eran sistémicos y costaba rastrear su origen.

Es por eso que muchos mandos intermedios llegaron a la conclusión de que era mejor practicar un flujo de mejora y retroalimentación continua. Es decir, que estas comprobaciones no se efectúen en una sola ocasión durante todo el proyecto, sino que se planifiquen de forma periódica cada vez que se implemente una acción o haya alguna modificación sustancial.

Act (Actuar)

En la etapa de actuar realmente lo que queremos es estandarizar. Es decir, ya hemos ideado, aplicado y comprobado todo el plan que habíamos planteado al principio y hemos podido experimentar su eficacia. Ahora debemos evaluar si el plan que hemos ido siguiendo hasta el final ha resultado exitoso y se han alcanzado las metas que se habían propuesto.

Si es así, vale la pena sopesar si conviene estandarizar este PDCA que ha resultado fructífero en esta ocasión y valorar si su uso es extensible a otros proyectos que deban desarrollarse de forma similar en el futuro.

En cualquier caso, aunque un PDCA se bautice como estándar, siempre es aconsejable evaluar su impacto en cada caso y buscar mejoras continuas para perfeccionarlo todavía más.

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¿Por qué implementar el ciclo de PDCA en una empresa?

La metodología PDCA se emplea para crear procesos de trabajo y para dar solución a los escollos que nos vamos encontrando día a día en el entorno laboral. El fin último de este método es que las empresas mejoren significativamente sus procesos internos y externos y que solventen permanentemente cualquier obstáculo al que se enfrenten.

Al implementarse de forma cíclica por naturaleza, el PDCA impulsa a que los equipos detecten fallos en los procesos en los primeros pasos del proyecto y a iterar estas etapas hasta que el equipo alcance el resultado deseado.

Además, es un enfoque muy objetivo, ya que estimula una recogida continua de datos a partir de los proyectos con tal de evaluarlos en cada etapa de todo el proceso para decidir si continuar con el plan inicial o aplicar mejoras.

Ejemplo de proyecto desarrollado con PDCA

A continuación, aplicamos todo lo que hemos explicado a un ejemplo sencillo de comprender dividido en las etapas correspondientes:

• Planificar: La empresa de fabricación de productos electrónicos decide abordar el problema de la duración de la batería del teléfono inteligente. Se reúnen todos los equipos relevantes y se planifica una estrategia para mejorar la duración de la batería. Se definen los recursos disponibles y se identifican las necesidades adicionales, como pruebas de laboratorio y la adquisición de baterías de mayor calidad. Se establecen metas específicas, como mejorar la duración de la batería en un 20% en tres meses, y se desarrolla un plan detallado para alcanzar estas metas.
• Hacer: Una vez que se ha acordado el plan, se procede a implementarlo. Se llevan a cabo pruebas en el laboratorio para evaluar diferentes cambios en el diseño del hardware y el software de gestión de energía. Se adquieren baterías de mayor calidad y se establece un nuevo proceso de control de calidad. El equipo trabaja según el plan establecido, aunque surgen algunos contratiempos menores que se resuelven rápidamente.
• Comprobar: Después de implementar los cambios, se realiza una verificación exhaustiva de los resultados. Se recopilan datos sobre la duración de la batería de las pruebas realizadas y se comparan con los resultados anteriores. Se identifican errores y se buscan formas de corregirlos. Se establece un proceso de revisión periódica para garantizar que cualquier problema que surja se aborde de manera oportuna.
• Actuar: Con base en los resultados de la verificación, se evalúa si el plan ha sido exitoso en alcanzar las metas establecidas. Si se logra mejorar la duración de la batería en un 20%, se considera estandarizar el plan implementado para futuros proyectos similares.

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