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Vivimos en una era donde gracias a la tecnología se ha incrementado notablemente el número de emprendedores y startups, las cuales requieren de un amplio personal para funcionar de manera correcta. Uno de los cargos más demandados y requeridos por las organizaciones son los recepcionistas, ¿Te interesa conocer qué es un recepcionista de oficina y cuales son sus funciones? ¡Descúbrelo en este artículo!
Si bien la labor de un recepcionista es muy habitual en las industria turística y hotelera, estos profesionales también pueden trabajar en otras áreas, de hecho los recepcionistas cuentan con uno de los campos laborales más amplios cuando hablamos de oficios. Por lo tanto, los recepcionistas de oficina están capacitados y especializados para laborar en oficinas tanto del sector público, como del sector privado.
La recepcionista de oficina va a ser la profesional encargada de dar la bienvenida a los clientes, proveedores y visitantes. Atiende solicitudes primarias y orienta sobre dudas que se puedan presentar, sirve de medio de contacto con otras secciones de la empresa, de forma presencial, online o vía telefónica.
Estos profesionales son de suma importancia en cualquier organización, pues son los encargados de realizar funciones de atención al cliente en el sector laboral donde se especialice. Por lo general, el o la recepcionista de oficina cuenta con una titulación en publicidad y relaciones públicas, administración, turismo, etc.
Sin embargo, contar con estudios superiores no es un requisito obligatorio, pues existen diferentes ciclos formativos de grado medio, superior y cursos específicos, los cuales te capacitarán para laborar en este sector.
Si te interesa esta formación, te recomendamos visitar la Escuela de Negocios Euroinnova, la cual cuenta con cientos de cursos, talleres y diplomados enfocados en la formación de los recepcionistas cualificados.
Debe ser amable.
Debe tener cualidades para dirigirse al público, sin miedo escénico.
Buen sentido para trabajar en equipo con los demás miembros de la oficina, ya que será el contacto entre los empleados y visitantes.
Debe contar con la capacidad para atender necesidades y resolver problemas.
Altas capacidades de comunicación para dialogar con el público o por teléfono.
Organización para el registro de datos y gestión de agendas.
Conocimientos administrativos y contables.
De aspecto presentable.
Habilidades digitales.
Entrega las maletas a los huéspedes, si fuera el caso.
Habilidad para la redacción y la transcripción
Conserva el orden en la sección de recepción.
Ofrece toda la ayuda posible al visitante.
Elabora facturas.
Suministra a los visitantes información acertada.
Reserva salas para reuniones.
Habilidades para encargarse del protocolo de los circuitos cerrados de televisión.
Las funciones y las habilidades de una recepcionista de oficina se conjugan con la finalidad de preparar el perfil adecuado, para la persona que estará al frente de tan importantes responsabilidades dependiendo del tipo de empresa. Al cumplir a cabalidad con las actividades garantizará el crecimiento de la compañía favoreciendo el logro de sus objetivos.
Una vez recibe y saluda a los visitantes, debe indagar las solicitudes que tenga esa persona, para facilitarle todo el apoyo que requiere; una vez comience a canalizar las respuestas que deba hacer, debe garantizar que la permanencia sea una experiencia satisfactoria. Debe tomar registros del visitante.
Debe atender las llamadas que ingresen en la línea telefónica, direccionar al visitante hacia la persona correcta y atender en la brevedad posible con la información completa y con cortesía.
El recepcionista de oficina debe revisar, contestar, notificar y enviar las solicitudes que llegan al correo corporativo de la empresa de manera oportuna.
Debe velar por el acceso de las personas a las instalaciones, monitorear con mucha atención el comportamiento de los visitantes y alertar sobre actividades irregulares.
La recepcionista debe poseer competencias de tipo contable y de cálculos para realizar pagos o balances, preparar viajes, realizar actividades básicas o más complejas según el tipo de negocio.
Debe realizar las tareas de fotocopias e imprimir documentos, así como facturas. Llevar el control y archivo de los informes del área que gestiona.
De acuerdo a una planificación y coordinación con los equipos de trabajos a los que le preste apoyo, debe contribuir con esta tarea, avisar o notificar y coordinar el protocolo, para que se lleve a cabo dicha reunión o evento.
La recepcionista de oficina maneja gran cantidad de información, por eso está en capacidad de prestar apoyo a la secretaría y demás departamentos de la empresa, además de prestar atención al registro, mantenimiento o actualización de información y la documentación necesaria.
La recepcionista debe cuidar de las condiciones de limpieza y orden de la recepción, para que los visitantes y clientes estén siempre cómodos.
Según el último estudio realizado por Turijobs, el oficio de recepcionista se ha convertido en la tercera área profesional con más ofertas de empleo. Esto se debe a que muchas grandes y pequeñas empresas necesitan los servicios de este profesional para brindar atención a sus clientes y visitantes.
Por lo tanto, las labores del recepcionista de oficina pueden variar dependiendo del sector empresarial donde labore, estos profesionales trabajan en áreas donde deben recibir visitas, proporcionales tarjetas de acceso a las instalaciones, etc. Por lo tanto, pueden trabajar en el sector público, en organizaciones benéficas o en el sector privado en grandes corporaciones.
El recepcionista de hotel es uno de los empleos más usuales de estos profesionales, pues es un área donde el recepcionista puede desempeñar todas sus funciones. En esta área debe encargarse del registro de huéspedes, gestionar las reservas, emitir facturas e informar al cliente de todos los servicios del hotel.
Por otra parte, el recepcionista también puede trabajar en clínicas y centros médicos, en estas áreas deben encargarse de la gestión de citas y recepción de los pacientes. En esta área, el recepcionista de oficina debe hacer uso de todas sus habilidades y competencias de gestión de archivos e informes confidenciales de la historia clínica del paciente.
Si llegaste hasta aquí ya conoces las múltiples tareas que puede realizar una recepcionista. Sin embargo, hay que aclarar que las personas a cargo de secretaría pueden realizar otras funciones extras, las cuales son requeridas por la empresa donde labore.
Por ende, determinar cuánto gana un recepcionista masculino o la recepcionista femenina es una tarea complicada, pues se deben tener en cuenta diferentes factores que influyen en su salario como la experiencia laboral, formación, tareas a realizar y su ubicación geográfica.
En España el recepcionista puede recibir un salario base de € 1.039 euros al mes. Sin embargo, los profesionales altamente capacitados y con amplia experiencia laboral pueden llegar a cobrar hasta € 3.515 euros mensuales.
Muchas empresas suelen ofrecer oportunidad de crecimiento laboral aquellos profesionales que se destaquen en su labor de recepcionista de oficina, convirtiéndola en una profesión que ofrece oportunidades de crecimiento laboral.
Si esta es la información que buscabas para avanzar en tus proyectos de vida empresariales, es posible que te sea útil conocer que la Escuela de Negocios Euroinnova te apoya en la capacitación constante por medios del curso de recepcionista.
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