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El proceso de globalización y la integración empresarial han marcado la entrada de los nuevos competidores en el mercado mundial. En medio de las exigencias de la demanda, la calidad se ha convertido en un factor clave para la competencia, por lo que saber qué es un manual de procedimientos y cómo realizarlo es esencial para grandes y pequeñas empresas. Aprende tú también hoy con nosotros en este artículo.
Desde hace algunos años, se ha utilizado como principal instrumento el manual de procedimientos, aunque sus primeros modelos contenían varias fallas técnicas, fueron de gran utilidad para la inducción del personal de nuevo ingreso. Hoy en día, se utilizan nuevos recursos tecnológicos que facilitan la elaboración de este manual.
Si quieres profundizar en qué es un manual de procedimientos y la metodología que se debe seguir para su elaboración, no dudes en seguir leyendo hasta el final. ¡Empecemos!
Podemos definir un manual de funciones y procedimientos como un conjunto de técnicas que pretenden describir la forma o secuencia de pasos que se deben realizar para llevar a cabo cierta actividad, entendiendo la actividad como un conjunto de tareas que deben ser realizadas en determinado orden y forma.
Para darte una mejor idea del objetivo de este manual, imagina por un momento que eres un trabajador y conoces la forma de realizar una actividad específica, pero por cualquier razón debes abandonar tu puesto y debes explicar cuál es la secuencia de pasos para realizar una actividad a una nueva persona.
A pesar de haber un intercambio de información, no hay nada que asegure que la información llegue de manera clara al receptor, lo que puede repercutir en la producción de la empresa. Es ahí donde entra lo que es un manual de procedimientos operativos, un documento donde se explica de manera clara los pasos requeridos para llevar a cabo una actividad y permite llevar un control interno por parte de la administración.
Los manuales administrativos de procedimientos ofrecen los siguientes objetivos:
A continuación te enseñamos como crear una manual de procedimiento, teniendo en cuenta la metodología idónea a seguir y la estructura que debe cumplir un buen manual. Cabe destacar, que es un manual de procedimientos uno de los documentos más importantes dentro de la documentación de una organización. ¡Sin más que añadir, empecemos!
Antes es importante destacar, que existe un gran número de plantillas en Power Point (ppt) y Excel (xsl) que te ayudarán a elaborar un manual de procedimiento en muy poco tiempo.
Los elementos y la estructura que componen el manual son la base para contemplar toda la información que queremos plasmar en él. Esta parte es esencial en la elaboración de lo que es un manual de procedimientos, por lo que se debe tomar el tiempo necesario para desarrollarla.
Dentro de los elementos que se pueden considerar en el manual de funciones, podemos destacar:
Por lo general, el manual de procedimiento debe cumplir con una buena presentación y la siguiente estructura:
Dependiendo de las necesidades de la empresa, debes determinar cuál es el alcance indicado para tu manual de procedimientos. Por ejemplo, una pequeña compañía puede contemplar realizar un manual de procesos para el departamento de:
En conclusión, el manual de procedimientos es un documento que nos aseguran la calidad en la elaboración de productos o al ejecutar un servicio. Por lo tanto, es fundamental que toda organización haga uso del mismo para asegurar el sustento y crecimiento de una empresa.
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