Curso en Gestión y Auditoría de la Calidad (ISO 9001 - ISO 19011) (Titulación Universitaria + 8 Créditos ECTS)
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200h
8 ECTS
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Necesitas saber cómo está la eficacia de tu organización, empresa o centro educativo. ¿Sabes qué es la evaluación externa? La auditoría externa es todo ese proceso en el cual se revisa a una organización o conjunto por medio de la valoración de una persona que no pertenece a aquellos equipos humanos. Podemos hablar de la auditoría externa como contexto global a la que ejecuta una persona ajena a un conjunto de individuos. Esta clase de evaluaciones son muy frecuentes en los centros empresariales y centros educativos.
La evaluación externa ideal se enfoca en identificar, evaluar tendencias y eventos que están más allá del control de una empresa individual. Una evaluación externa revela las amenazas y oportunidades más importantes a las que se enfrenta una empresa. Para que los gerentes puedan formular estrategias para aprovechar las oportunidades y evitar o reducir el impacto de las amenazas.
Teniendo en cuenta lo que es la evaluación externa, podemos decir que existen factores a tener en cuenta para realizar una auditoría externa, a continuación te mencionamos las más comunes:
El objetivo de una auditoría externa es producir una lista determinada de las oportunidades que podrían apoyar a una compañía y de las amenazas que deben evitarse. La finalidad de la auditoría externa no es llevar a cabo una lista intensiva de cada elemento viable que pudiera influir en la compañía. Más bien su objetivo es detectar los primordiales cambiantes que ofrecen respuestas prácticas. Las organizaciones tienen que contestar a los componentes para realizar las correcciones de cada una de ellas.
No únicamente es viable, sino que es aconsejable realizarlo, la evaluación externa es una fuente de entendimiento para la organización que culminará convirtiéndose en soporte de su técnica de comercio. Esto quiere decir que, cuanto más completa e importante sea la información en la que se base, más grande la utilidad que van a tener las conclusiones que se extraigan de él.
El ámbito externo en el cual opera la compañía está cambiando una y otra vez, la evaluación externa debería repetirse a menudo e idealmente, de manera periódica.
Hay varios aspectos a mencionar sobre lo que es la evaluación externa, además de ser las características definitorias, también pueden entenderse como sus principales ventajas.
La evaluación externa de una empresa o institución educativa tiene como principal ventaja ofrecer una perspectiva desde fuera de la organización, lo cual resulta altamente beneficioso por su objetividad y aportes más reveladores. Además, el evaluador externo es un profesional especializado en la calidad y los procesos de trabajo, cuya tarea consiste en analizar con lupa el desempeño de cualquier empresa o cualidad educativa. Al no tener ningún vínculo con la organización, su evaluación es más asertiva y precisa.
Las organizaciones de cualquier tipo pueden solicitar una evaluación externa con el fin de obtener una perspectiva lo más objetiva posible sobre la consecución de sus propias metas (económicas, humanas, de producto, de marca, etc.) dentro de la institución. La imparcialidad del observador externo permite detectar mejor las posibles fallas y errores en la organización, lo que resulta fundamental para mejorar su rendimiento y calidad.
Aunque no siempre tiene que ser así, en la mayoría de los casos la evaluación externa se realiza mediante pruebas estandarizadas. Estas pruebas tienen la ventaja de que sus resultados se pueden comparar con los de otras instituciones o centros del mismo sector, para ver qué tan bien el grupo de personas evaluadas cumple con los estándares o si su desempeño es demasiado pobre de lo esperado.
En el mundo de las empresas, la evaluación externa se implementa como herramienta para valorar de manera imparcial y objetiva si la compañía está cumpliendo con las metas que se había planteado. Estos objetivos no son impuestos de forma externa, sino que son propios de cada empresa y pueden variar mucho.
Aunque todas las empresas busquen evaluar su rendimiento económico, la evaluación externa no solo ha de tener en cuenta la valoración de objetivos económicos o financieros, sino también aspectos humanos como la satisfacción de los trabajadores o de producto, como la calidad del producto y las expectativas de los consumidores.
Por ello, en el campo empresarial una evaluación externa es un recurso muy útil para identificar probables fallos, puntos que mejorar en la organización y para comprobar las ventajas, desventajas, oportunidades y amenazas de todo lo referente a la empresa respecto a su entorno económico y de competencia empresarial.
En cuanto al sector de la educación la evaluación de esta clase sirve para saber si diferentes escuelas e institutos cumplen con los niveles estándar y mínimos impuestos por del Ministerio de Educación o el régimen regional en temas de docencia. Sirve para verificar si en el centro educativo están respetando la normativa vigente, si sus alumnos aprenden correctamente o si hay cualquier aspecto que deban mejorar. Además, sirve para ver lo lejos que está de la media nacional para detectar deficiencias y áreas de mejora.
En muchas ocasiones, la evaluación interna se combina con la evaluación externa para revisar hasta qué punto varía la percepción subjetiva de los docentes sobre los recursos y estado del centro, procesos de trabajo, calidad educativa y ambiente estudiantil con respecto a una visión más imparcial y desinteresada por parte de personal externo.
Los cambios y descubrimientos tecnológicos generan un intenso efecto en las organizaciones, los avances en la productividad por sí solos incrementan el poder de los productos eléctricos mediante el decrecimiento de resistencia de la electricidad, revolucionan las operaciones de negocios más que nada en industrias de la transportación, servicios públicos y atención médica.
Los sistemas tecnológicos representan oportunidades y amenazas relevantes que se tienen que tomar en consideración al formular la técnica, los avances tecnológicos están afectando en forma drástica a:
Los avances tecnológicos proporcionan como consecuencia la proliferación de productos nuevos y superiores, cambian las posiciones de precios competitivos relativos en una industria, hacen que los productos y servicios existentes resulten obsoletos. En virtud de que, disminuyen o eliminan las barreras de precios en medio de las organizaciones, inventan procesos de producción más cortos, generan escasez de capacidades técnicas y modifican los valores y expectativas de los empleados y consumidores, además producen novedosas ventajas competitivas que son más eficaces que las ya existentes.
Cuando miramos el ciclo de vida de los proyectos sociales, encontramos que la evaluación se considera una de sus etapas y generalmente se ubica al final del proceso. Esto puede llevarnos a pensar que, siguiendo estrictamente el desarrollo de cada una de las fases, debemos esperar a que finalice el proyecto para valorar si ha tenido éxito o no.
Evaluar el proyecto a medida que lo desarrollamos nos permite determinar si cumple con los objetivos propuestos, si los productos resultantes cumplen con la calidad (tienen las características necesarias para satisfacer las necesidades que dieron origen al proyecto), siempre que se ajusten al cronograma y el presupuesto planificado. A su vez, nos permite identificar y analizar los efectos positivos y negativos inesperados.
Podemos concluir sobre lo que es la evaluación externa de un proyecto, es el mecanismo de evaluación más utilizado, consiste en contratar expertos externos al proyecto para que ellos mismos puedan evaluar los resultados.
Este tipo de evaluación es mucho más costosa que la evaluación interna, por lo que su elección dependerá de la disponibilidad de recursos que tengamos como jefe de proyecto, por otro lado, podemos confiar en que los resultados presentados por los evaluadores tendrán mayor objetividad que en el caso de la evaluación interna.
Te mostramos un guion simple y general del procedimiento de evaluación externa, aplicable a cualquier institución o empresa en la que se quiera valorar el rendimiento de diferentes procesos de trabajo o facetas varias de cualquier organización, como puede ser el cumplimiento de la normativa medioambiental, la consecución de objetivos comerciales, la retención de talento humano o la solvencia empresarial. Recordamos que cada evaluación externa puede estar compuesta de pasos diferentes y de extensión variable, por lo que esto solo sirve como plantilla para implementarla y amoldarla al caso de cada institución o empresa.
Planificación: El primer paso en la evaluación externa es la planificación. Se deben definir los objetivos, el alcance y el cronograma del proceso de evaluación, así como seleccionar el evaluador externo adecuado.
Revisión de documentos: El evaluador externo revisará documentos como informes financieros, políticas y procedimientos, planes estratégicos y otros documentos relevantes para entender la empresa o institución.
Observación: El evaluador externo observará las operaciones y procesos en acción para evaluar la calidad y la eficacia de los mismos.
Entrevistas: Se llevarán a cabo entrevistas con los miembros del personal, la gerencia y los clientes para obtener una comprensión más completa de la empresa o institución y su funcionamiento.
Análisis de datos: El evaluador externo analizará los datos recopilados durante el proceso de evaluación, identificando fortalezas, debilidades y áreas de mejora en la empresa o institución.
Informe de evaluación: Finalmente, el evaluador externo presentará un informe detallado que resuma los hallazgos de la evaluación y haga recomendaciones para mejorar el desempeño de la empresa o institución en el futuro.
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Cristina Polo Calvo
COPYWRITER
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