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¿Has escuchado hablar de la figura del asistente de dirección? ¿Conoces cuáles son sus funciones o tareas? ¿Quieres descubrir cuál es el perfil de un asistente de dirección? En este post, te contaremos todo lo que debes saber sobre este perfil profesional en cuanto a la organización y planificación del trabajo del director o directivos de una organización. Sin duda, se trata de una figura fundamental para que el trabajo de los directivos de la entidad salga perfecto. ¿Te gustaría trabajar ayudando al directivo de una gran empresa? ¿Quieres ser un apoyo incondicional? ¡Entonces sigue leyendo para conocer toda la información!
En primer lugar, debes saber que, en las empresas que cuentan con un tamaño considerable, los directores contratan a una persona que le ayude a realizar sus labores diarias. Estos son quienes ocupan el cargo de asistentes, que anteriormente se conocían como secretarios. No obstante, sus responsabilidades incluso han aumentado a medida que ha transcurrido el tiempo, motivo por el cual necesitan contar con ciertas características para ocupar este puesto. Siempre se dice que, detrás de cada director exitoso, hay un asistente de dirección eficiente, y lejos de ser el centro de atención, muchas veces pasa desapercibido. Por eso, en este post, queremos darle visibilidad. ¡Quédate para conocer el perfil de un asistente de dirección!
El asistente del director tiene una gran responsabilidad, aunque muchos no lo crean. El motivo es que es la mano derecha de quien dirige la empresa. Por ello, el perfil de un asistente de dirección es preciso, y entre las características que debe cumplir están ganarse la confianza del director, quien si en un momento determinado no puede desempeñar sus tareas, será precisamente su asistente quien deberá asumir dicha responsabilidad.
Por todo ello, entre otras cosas, un asistente de dirección debe mantenerse atento y alerta ante todas las tareas, y buscar que todo esté organizado y a tiempo para que nada se salga de control. Entre sus competencias, se encuentran la programación y coordinación de reuniones, la elaboración de agendas, al igual que el estar atento a cualquier situación o requerimiento del director de la empresa, por lo cual siempre debe estar preparado para cualquier contingencia.
Como te decimos, el trabajo de asistente de dirección conlleva cierta responsabilidad. Por eso, es fundamental contar con un perfil profesional que se haya formado y especializado en este área. Entre otros aspectos, deberá contar con conocimientos administrativos, de gestión empresarial, de secretariado... ¡Sus funciones son extensas!
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Aquellos que ocupan el cargo de asistente de dirección brindan apoyo administrativo confidencial de alto nivel al director de la empresa. Sus tareas generalmente están centradas en responsabilidades de índole administrativas y también en proyectos que se están ejecutando en la empresa. Entre las competencias labores que lleva a cabo puede estar programar viajes, organizar reuniones, preparar informes, envío de correspondencia, establecer enlaces con otros empleados de la empresa y con personas de fuera de ella.
Debido a que el puesto de asistente de dirección es de gran importancia y maneja cantidad de información confidencial, requiere de diplomacia y también de discreción. Un asistente de dirección tiene entre sus tareas informarle al director su horario diario, con la finalidad de que llegue a tiempo a los compromisos adquiridos.
El asistente de dirección interactúa con la junta directiva y también puede programar reuniones de la junta. Al mismo tiempo, se encarga de realizar logística de las reuniones, enviar el material que se va a tratar en el encuentro para que lo revisen con antelación, además de tomar las notas pertinentes, entre otras tareas.
Dentro de las características del perfil de asistente de dirección podemos encontrar numerosas. Algunas de las más habituales son las siguientes:
Dentro de las competencias que debe tener quien ocupe este cargo están el ser activo, contar con aptitudes para comunicarse en forma tanto oral como escrita, al igual que para trabajar en el servicio al cliente, por lo cual debe ser eficiente y saber elaborar informes y contar con una gran capacidad organizativa.
Por supuesto que las habilidades comunicativas, informáticas e interpersonales no pueden faltar. Por ello, entre sus labores, está el realizar la redacción de cartas e-mails, tomar notas en reuniones, entre otros. Si quieres formarte como asistente de dirección, es fundamental que dediques parte de tu tiempo en formarte y especializarte en el sector. Las oportunidad son muchas, pero también es numerosa la cantidad de personas que quieren un puesto en el sector. ¡Diferénciate gracias a la formación especializada de Euroinnova Formación!
Sara Ávila Ramírez
COPYWRITER
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