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El asistente administrativo es un puesto que se ha caracterizado en los últimos tiempos por su alta demanda e importancia en el plano administrativo. Esto se debe a que las tareas que realiza un asistente son realmente imprescindibles en cualquier empresa, pues este es el encargado de tratar con el público y gestionar cualquier tipo de documentos. He allí la importancia de conocer a fondo el perfil asistente administrativo, más aún si aspiras ocupar este cargo.
Es impensable si quiera considerar la sustitución de las labores administrativas por sistemas automatizados, ya que las empresas siempre deben tener un trabajador que atienda las solicitudes del público y le brinde asistencia a éste al momento que lo requiera.
Es importante reconocer la gran labor de quienes se desempeñan en este rol, y es por ello que el perfil asistente administrativo, es muy relevante, pues básicamente gracias a ellos las empresas y oficinas logran funcionar de forma ordenada. ¿Por qué? Porque son los encargados de velar de que exista dotación de insumos, se efectúen los pagos de salarios, se actualicen los registros financieros y se gestionen las autorizaciones bancarias.
De igual forma, los asistentes administrativos son los que mantienen un contacto estrecho con el público y representan la primera impresión que una persona se lleva de una empresa. Por eso, si estás pensando en convertirte en un asistente administrativo, debes saber que tu presencia y el trato que tengas con los demás, serán pieza clave y decisiva para generar las buenas impresiones sobre la empresa.
Para poder hablar sobre el perfil asistente administrativo, es primordial comenzar entendiendo y conociendo su concepto. Un asistente administrativo, auxiliar administrativo o empleado de oficina, es una persona capacitada para ocuparse del orden y funcionamiento de una empresa. Esta persona puede trabajar en despachos, empresas u oficinas y tendrá la misión de encargarse de una variedad de tareas relacionadas con la información, atención telefónica, trato con el público, entre otras.
El perfil asistente administrativo debe estar conformado por personas que cuenten con las siguientes características, de forma de que realmente se desempeñen como profesionales capacitados para trabajar en esta área:
Después de conocer el perfil asistente administrativo, ahora detallaremos las labores que debe realizar quien ocupe este cargo, información que seguro te interesa, ya sea porque deseas desempeñarte en el área, o porque estás pensando en contratar un profesional de este ámbito para tu empresa. Por cualquiera de ambas razones, te dejaremos a continuación las tareas que debe realizar un asistente administrativo:
Un auxiliar administrativo es quien atiende las llamadas que se realizan a la empresa, compañía o institución en la que labora y, además remite dichas llamadas al departamento o persona indicada.
Es quien está en contacto con las personas que llegan a la empresa, por lo que su deber es atenderlas en forma adecuada y resolver las inquietudes y necesidades que presenten, incluso es quien las conduce al lugar o departamento al cual se dirigen. Es por ello que dentro del perfil asistente administrativo está contemplada la habilidad comunicativa.
Los documentos que lleguen a la oficina o empresa serán recogidos por este profesional, quien debe constatar si tienen el sello de la empresa y luego se encargará de entregarlo al departamento o persona a quien va dirigido.
Debe guardar, archivar y custodiar los documentos que lleguen a su lugar de trabajo, además también debe conocer su ubicación exacta para que al momento que se requiera acceder a ellos, los tenga a su alcance.
Debe conocer sobre cálculos básicos con la finalidad de gestionar facturas y similares. De igual forma puede ser el encargado del cálculo de los salarios del personal, al igual que de la deducción de los impuestos y también de otros similares.
La comunicación es básica, así que quien ocupe este puesto será el encargado de referir todo a cada departamento al momento que se necesite.
Es quien lleva la agenda de las reuniones, al igual que de citas importantes y otros. Es por ello que en el perfil asistente administrativo se contempla que debe ser una persona sumamente organizada.
Dentro de sus funciones se encuentra lo que es la tramitación tanto de expedientes como de procesos de índole administrativo, es por esto que debe conocer de la materia para que lo pueda realizar correctamente.
Es necesario que quien ocupe este puesto tenga los conocimientos precisos sobre el manejo del material informático, entre los que se encuentran los ordenadores, al igual que los escáner, impresoras y similares. Esta es otra de las funciones que se contemplan en el perfil asistente administrativo.
Frecuentemente quienes ocupan estos cargos se encargan de tareas ofimáticas básicas, entre las que destacan la contabilidad y el manejo de información confidencial.
Estas son parte de las funciones que se contemplan en el perfil asistente administrativo, por lo que si estás pensando ocupar este cargo, debes tener una muy buena preparación para lograr ser eficiente y eficaz cumpliendo cabalmente cada una de las labores mencionadas. Como al igual que en cualquier cargo laboral, la responsabilidad es fundamental para ser un buen asistente, pues recuerda que constituyen personas elementales para el buen funcionamiento de la empresa u oficina.
Para completar el perfil asistente administrativo puedes realizar algún ciclo formativo superior que se relacione con la gestión de empresas y la administración, también puedes estudiar una carrera de Economía o Mercado, o alguna otra que sea similar y, posteriormente, realizar un curso de administración.
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