perfil del asistente administrativo

Si eres una persona organizada, planificadora y con gusto por las matemáticas, sin duda deberías considerar el puesto de asistente administrativo. Esta se trata de una de las labores más demandadas por parte de las empresas privadas y públicas, por eso, si te interesa este oficio, lo primero que debes conocer es el perfil del asistente administrativo, del cual te estaremos hablando más adelante.

Gracias al perfil del asistente administrativo, podrás comparar las características, habilidades y destrezas que son requeridos por las empresas. De este modo, puedes determinar si esta labor se adapta a lo que te gusta y realmente estás buscando.

Por otro lado, debes tener en cuenta que existen muchos sectores donde puede trabajar un asistente administrativo, por lo que es necesario que el auxiliar administrativo tenga conocimientos generales sobre la gestión administrativa y financiera. Del mismo modo, en sus labores rutinarias el asistente debe llevar el control de una oficina, procurando que todo funcione correctamente y que la productividad de la misma aumente.

¿Qué hace el asistente administrativo?

Todas las funciones que lleva a cabo el perfil del asistente administrativo son aspectos necesarios para su desenvolvimiento, siendo indispensables sus acciones dentro de una empresa tanto pública como privada. Si estás buscando personal para cubrir los puestos de asistentes administrativos, como mínimo, debe cumplir con las siguientes funciones laborales:

• Debe ser capaz de tratar con el cliente y otros usuarios que accedan a las oficinas.
• Revisar documentos de la empresa.
• Realizar labores relacionadas a alguna actividades de auxiliar contable o administrativo contable.
• Recibir, escribir y enviar documentos a clientes y proveedores.
• Realizar cálculos matemáticos.
• Comunicación con su departamento y otros relacionados.
• Tramitación de expedientes de nuevos o antiguos empleados.
• Actividades relacionas con recursos humanos, como el reclutamiento de personal.
• Custodiar y organizar documentos y archivos.

Como ves, el perfil del asistente administrativo debe ser muy completo y variado, siendo posible que esta persona tenga conocimientos en la carrera de Administración, de Contaduría e incluso de Economía durante su periodo de estudio en la universidad.

Ahora bien, si te estás preguntando "¿Qué debo estudiar para ser un asistente administrativo?" Te recomendamos realizar un Curso de Asistente Administrativo, el cual te brinde los conocimientos para empezar a laborar en oficinas o despachos.

Perfil del asistente administrativo en una empresa

Como hemos venido diciendo, si estás considerando capacitarte para laborar como asistente administrativo, es de suma importancia que conozcas el perfil del asistente administrativo, teniendo en cuenta que, cuando hablamos de perfil, nos referimos a las capacidades personales y no a los conocimientos que aprendes en una carrera o curso de Administración.

Por ello, a continuación, te dejaremos una descripción de los aspectos más importantes del perfil del asistente administrativo.

• Habilidad para resolver problemas de cualquier tipo.
• Tener la capacidad de trabajar bajo presión.
• Poder determinar el grado de importancia en el que se realizan las labores, puesto que algunas son necesarias inmediatamente y otras pueden postergarse. 
• Ser una persona con buenos valores, como lo es: la honestidad, la integridad, el respeto, entre otros.
• Ser una persona discreta, que sabe reservarse según lo que su trabajo y la información que conoce amerite.
• Capacidad de análisis.
• Contar con excelentes competencias de liderazgo, gerencia, vocación y comunicación efectiva.
• Conocimientos básicos para el correcto funcionamiento de las herramientas utilizadas habitualmente en una oficina. Algunas de ellas son: el computador, los escritorios, calculadoras contables o cualquier otro material o equipo relacionados al ambiente laboral.
• Manejo del paquete Office avanzado (Word, Excel, Power Point, entre otros).

También hay que considerar que...

Los administradores son personas multifuncionales que deben tener conocimientos en diferentes áreas, ya que su trabajo en muchas ocasiones implica encargarse de llevar a cabo las actividades administrativas o financieras de una empresa, así como encargarse de la parte analítica o contable de una compañía aunque no sea su actividad principal.

Por último, es importante que elijas una profesión que te guste y requiera habilidades que tú posees o que estés dispuesto a desarrollar, así podrás tener un mejor desenvolvimiento en las actividades profesionales y serás una persona exitosa. Además, esta profesión es una de las más demandadas actualmente, lo que abre las puertas a nuevas oportunidades y mejora tu proyección de cara al futuro.

Puestos de trabajo que son adecuados para el perfil del asistente administrativo

Si te imaginas a un asistente administrativo en una oficina de empresa, pues no te equivocas. Sin embargo, este perfil profesional es capaz de tener múltiples cargos si se cumple con los conocimientos que se adquieren con la carrera. Además, si tiene un currículum vitae en donde se vea que posee experiencia en el campo laboral, de seguro conseguirá una buena oportunidad.

Aquí algunos de los puestos de trabajo a los que pudiese aplicar un auxiliar administrativo:

• Aprendiz financiero de un profesional con muchos años de experiencia laboral, siendo su apoyo en las tareas cotidianas de su labor.
• Asistente personal de un empresario.
• Trabajar en consultorios médicos o en despachos personales.
• Ser líder o subgerente del departamento que dirige su jefe, en este caso, el gerente.
• Si te interesa, puedes aplicar a ser un aprendiz SENA, aprender a subir de categoría en el departamento en el que trabajes y conseguir un mejor cargo de asistente gracias a los conocimiento que imparte el SENA.
• Ser un asistente administrativo que se adapte a las necesidades del cliente con el que esté tratando, ya sea para un abogado, un médico, un ingeniero, un psicólogo, un empresario, entre otros.
• Trabajar por cuenta propia para una persona o una empresa que esté buscando a personal interesado en realizar las actividades administrativas diarias de su negocio, emprendimiento o marca.
• Dar clases a otras personas de forma que conozcan el manual o los conocimientos que se requieren para ejercer esta profesión tan necesaria a nivel mundial.

¿Cuáles cualidades se requieren en el perfil profesional de un Asistente Administrativo?

Los profesionales que se desempeñan como asistentes administrativos deben cumplir con determinados requisitos:

Cualidades Personales

El Asistente Administrativo debe contar con:

• Sentido de responsabilidad: Una de sus actividades consiste en llevar la agenda de las gestiones diarias de la empresa, es decir, que tiene que programar todas las actividades y mantenerla actualizada. Por ello, es indispensable que sea diligente en todas sus labores diarias. 
• Organización: Una de las cualidades más requeridas en este puesto de trabajo es la organización. El asistente administrativo debe ser ordenado ya que en el desempeño de sus labores diarias tiene que estructurar no solo la agenda de la oficina, sino también los documentos de la misma. 
• Habilidades comunicativas: Diariamente este profesional trabaja con el público, y a su vez coordina actividades de comunicación interna en la empresa. La capacidad de comunicarse claramente es fundamental para poder desempeñar dichas labores de manera eficaz. 

Cualidades Profesionales 

Para cumplir con sus labores diarias, en el perfil profesional asistente administrativo no pueden faltar las siguientes cualidades:

• Manejo de números: Dentro de sus tareas deberá realizar actividades contables que requieren el uso de números, por eso es indispensable que tenga una buena formación en el área.
• Manejo de programas: Este profesional debe contar con los conocimientos para manejar programas como: el procesador de texto, hojas de cálculo, bases de datos, etc. 
• Saber trabajar en equipo: En el ejercicio de sus funciones, el Asistente Administrativo trabajará con un equipo, por lo tanto, debe saber cómo llevar a cabo sus actividades de manera adecuada y en pro al grupo de trabajo. 
• Contar con capacidad de síntesis y escritura: Diariamente, dentro de las tareas que ejecuta este profesional, se encuentra el redactar informes y correos los cuales requieren una excelente habilidad de escritura, para que estén hechos de manera precisa y clara.

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