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¿Te has preguntado quién mantiene el orden en una oficina? ¿La persona encargada de llevar a cabo todas las actividades de administración? ¿Quién mantiene el buen funcionamiento dentro de un departamento? Pues, ese puesto tan importante en cualquier industria, ya que garantiza la productividad y el buen funcionamiento de todos los asuntos, es realizado por un auxiliar administrativo.
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El auxiliar administrativo ejerce todas las competencias y funciones implicadas en la asistencia ejecutiva, es decir, los conocimientos de un auxiliar administrativo se despliegan en una serie de tareas relacionadas con la administración: recepción y redacción de documentos, contacto con el público y proveedores, asistencia en la contabilidad e inventario, entre muchos otros. Es decir, su dominio es favorecer y guardar el orden absoluto en el departamento bajo su cargo.
En este artículo haremos un repaso por los puntos centrales de un puesto vital en la organización, además de profundizar en los conocimientos de un auxiliar administrativo.
Los conocimientos de un auxiliar administrativo pueden traducirse en mantener un buen ritmo de trabajo, facilitar y agilizar procesos de búsqueda de información importante y conservar contacto con los clientes y el público en general.
¿Por qué son tan importantes estas tareas? ¿En qué benefician a la empresa una buena organización?
En primer lugar, debido al tráfico de la información en la actualidad se vuelve imprescindible una persona con capacidad en la manipulación de sistemas electrónicos para almacenarla y llevar registros de mercancías, empleados y activos, entre otros.
Por otra parte, los conocimientos de un auxiliar administrativo también destacan en un área que necesita mucha minuciosidad y atención: la administrativa. De esta manera, es tanto su aporte en esta sección vital para las finanzas de una empresa, que también recibe el nombre de auxiliar contable.
Al mismo tiempo, entre las habilidades que subsume el perfil de este profesional, se encuentra la articulación de todo el departamento administrativo para garantizar su eficacia y perfecto rendimiento.
En conclusión, y a todas luces, los conocimientos de un auxiliar administrativo son una fuente de ingresos y rentabilidad en cualquier ámbito laboral.
Es usual que los conocimientos de un auxiliar administrativo, a primera instancia, pueden parecer similares a las funciones de un asistente ejecutivo, sin embargo, no son cargos iguales.
Por ejemplo, al analizar con detenimiento cada uno de los cargos encontramos diferencias; un auxiliar administrativo presta ayuda a toda una dependencia o, en algunos casos, a un profesional determinado; en cambio, un asistente ejecutivo se encuentra más alto en la jerarquía de la institución, por su parte, prestando ayuda y dándole apoyo con análisis, firma de actas y opinando sobre proyectos, para un funcionario.
En otras palabras: Mientras los conocimientos de un auxiliar administrativo se dirigen a mantener el orden en la gestión de archivos, tramitación de expedientes, administración de base de datos; por otro lado, un asistente administrativo ejerce sus funciones en el ordenamiento de procedimientos administrativos, participan en el desarrollo en otros sectores, como la implementación de políticas sociales, recursos humanos y medioambientales.
¿En qué consiste los conocimientos de un auxiliar administrativo? ¿De qué manera se aplican para asegurar el buen funcionamiento de su cargo? ¿Cuáles son las habilidades indispensables para cubrir con éxito este puesto de trabajo?
Entre las habilidades necesarias para alcanzar el puesto administrativo contable, se requiere tener nociones básicas de contabilidad y cálculo matemático, si tenemos una acreditación en nuestro curriculum vitae mejor.
Al mismo tiempo, ser capaz de administrar los recursos de una oficina; esto requiere, por ejemplo, comunicarse con los distintos integrantes del equipo administrativo, saber anunciar órdenes y resolver conflictos, por lo que es importante habilidad en la comunicación.
Asimismo, un auxiliar contable debe ser riguroso y método en su trabajo, ya que, en muchas ocasiones, debe tratar con archivos e información confidencial.
Un profesional de esta índole lleva a cabo diferentes tareas en aras de la organización administrativa, estos son las funciones más importantes.
En primer lugar, el apoyo administrativo, este consiste en atender la mensajería entre departamentos, el fotocopiado, atención al cliente, entre muchas otras actividades.
A su vez, la fuerte incidencia en la contabilidad, en este caso llevando a cabo funciones de facturación, cálculo de salarios, cotizaciones y preparación de activos y pasivos del inventario, entre otras cosas.
Por último, otra de las tareas primordiales de un auxiliar contable es la gestión de los sistemas informáticos para resguardar y almacenar la información y, al mismo tiempo, mantener los registros actualizados.
Al hablar de los conocimientos de un auxiliar administrativo, debemos listar su perfil de trabajo y las competencias para un buen desenvolvimiento en el área laboral.
En primer lugar, es mantener una buena disposición, positiva y simpática, a las consultas telefónicas con los clientes, así como paciencia y atención en sus requerimientos. Del mismo modo, otro de los aspectos muy valorados es un correcto atuendo, puntualidad y responsabilidad.
En segundo orden, los conocimientos de un auxiliar administrativo deben estar enmarcados en la meticulosidad, gestión del tiempo en los asuntos de la oficina, priorizar tareas, buen manejo del equipo informático y aptitudes para el trabajo en equipo.
A su vez, una de las habilidades que completan el cuadro de las competencias necesarias de un auxiliar administrativo, es la capacidad de síntesis de la información; en la jornada es usual recibir distintas órdenes, y es indispensable tener la capacidad de compresión y asimilación de datos, nombres, fechas y pasos a seguir en una determinada tarea, así como la aptitud para inferir los puntos importantes y resumirlos, para facilitar las funciones y responsabilidades del cargo.
Para finalizar, una de las cualidades más presentes en un auxiliar contable es su confidencialidad y discreción, ya que, en muchas empresas, se guarda secreto sobre los asuntos en su interior, y se manejan muchos datos de usuarios, por lo tanto, hay que saber resguardad su privacidad.
La oficina es un todo, un conglomerado conformado por el personal y las funciones necesarias para su mantenimiento, donde los conocimientos de un auxiliar administrativo se vuelve preciados e imprescindibles. En este aspecto, en este artículo hemos resumido las responsabilidades y el perfil asociado a su puesto de trabajo, y hemos podido comprobar que el auxiliar administrativo debe dominar distintas áreas de la asistencia ejecutiva, la contabilidad, así como el respaldo y manejo efectivo de la información.
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