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Los Recepcionistas se tratan del primer contacto de los clientes y empleados con la empresa u organización con la que desean contactar o donde trabajan. Su función principal es proporcionar la bienvenida a los visitantes e indicarles a dónde se deben dirigir. A su vez, se ocupan de responder los requerimientos de clientes y empleados. Tanto en persona como por vía telefónica. ¿Quieres saber más sobre las actividades que realiza una recepcionista de oficina?
Las actividades que realiza una recepcionista de oficina tienden a coincidir con las de un Asistente Administrativo, las cuales, a su vez, pueden incluir funciones de Recursos Humanos (Contabilidad y Logística).
Estos profesionales suelen ser contratados para trabajar en una variedad de ámbitos institucionales y comerciales. Tanto del sector público como del privado.
Hoy en día también está muy valorado ser un recepcionista con dotes en la gestión de las redes sociales. Por lo que disponer de una formación especializada de community manager. Como complemento te garantiza una fácil contratación por parte de las empresas hoteleras.
La principal función del recepcionista es recibir al público a su llegada a la recepción del edificio. Sus funciones varían de un puesto a otro, en función del tipo de empresa en la que trabajen. Por ejemplo, una oficina, un hotel, un centro de salud, una clínica dental, un hospital, un edificio público. Incluso, un salón de belleza o un centro de ocio entre otros. ¿Conocemos las actividades que realiza una recepcionista de oficina?
La persona recepcionista se encarga de saludar a los visitantes de manera apropiada. De determinar las necesidades del visitante de manera profesional, de mantener el registro de visitantes. También se ocupa de dirigirlos correctamente a la persona adecuada. Y de garantizar una copia de seguridad de su trabajo al director de la empresa cuando se ausente de la recepción.
Otra función de la recepcionista de hotel es centrarse en responder y dirigir las llamadas entrantes de manera educada y oportuna. Conocer la finalidad de llamada, manejar las consultas y proporcionar información correcta, dirigir las llamadas a la persona adecuada dentro de la empresa. A su vez, entregando la información a sus compañeros de forma precisa y completa.
La gestión de Emails se enfoca en ordenar y distribuir correos electrónicos entrantes. Preparar campañas de correo saliente o el que debe ser recogido físicamente. Así como, organizando todas las entregas y salidas de mensajería. Ahora, con el avance de las nuevas tecnologías, una de las funciones de una recepcionista de hotel es atender a las redes sociales de la empresa.
Destaca por monitorear o vigilar a las personas que acceden al hotel y pasan por las puertas de recepción. Organizando los pases de visitantes si es necesario, reportando actividades sospechosas si se detectan. Esta función de los recepcionistas de hotel. Puede traducirse en la gestión del uso de grabación personalizada con cámaras de vigilancia.
Esta actividad del recepcionista se ocupa en monitorear y registrar los pagos en efectivo, el saldo de dinero, la preparación de comprobantes de viaje. Así como las funciones básicas y una gestión contable informatizada en muchos casos.
Esta tarea del recepcionista del hotel pasa por la actividad de realizar fotocopias, escanear documentos y el cotejo de los documentos, el fax. La presentación precisa de los mismos, el mantenimiento del equipo y el informe de cualquier función mal ejecutada, la supervisión, el control y el orden de los materiales de la oficina.
Dentro de esta función, encontramos agendar correctamente las reuniones, informar a los participantes, reservar una sala para este fin con el equipo necesario. También de organizar la restauración o catering. como siempre estas actividades van en función del tipo de la empresa en la que se esté desarrollando el trabajo.
El recepcionista tiene la responsabilidad de mantener el área de recepción limpia y ordenada. Por otro lado, debe organizar el material de lectura. Una correcta higiene del puesto de trabajo siempre es obligatoria independientemente del oficio.
A lo largo de este post hemos visto las actividades que realiza una recepcionista de oficina. Pero también, se han hecho mención a las funciones de la recepcionista de hotel. En Euroinnova, ofrecemos una amplia oferta formativa online. A través de la cual lograrás incrementar tus destrezas como asistente administrativo. Conoce cómo deben ser las habilidades que desempeña una recepcionista de oficina. Y descubre todas las actividades que realiza una recepcionista de oficina.
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