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Al contrario de lo que muchos pueden llegar a pensar, los asistentes administrativos siguen estando entre los cargos con más demanda e importancia en el área administrativa, pues las labores de los mismos permiten que cualquier compañía pueda mantenerse a flote y seguir dando los mejores resultados a sus trabajadores.
Las funciones de una asistente administrativa son consideradas imprescindibles e irremplazables dentro de las empresas, pues estas tienen que recibir y tratar con el público resolviendo sus dudas y gestionando cualquier tipo de documentación que requieran los gerentes, directores o incluso los mismos clientes. Todo ello no es fácil de hacer para un sistema automatizado, por lo que la persona que las ejerce no es sustituible en muchísimas ocasiones.
Es importante recalcar esto porque fueron muchos los que pensaron que debido a los avances tecnológicos del mundo, el oficio de asistente administrativo desaparecería por completo, siendo esto algo que está totalmente alejado de la realidad.
Es cierto que las funciones de una asistente administrativa se vieron modificadas por estos avances, pero jamás se concibió la idea de prescindir de sus servicios, porque hasta ahora es imposible sustituir por tecnología todas las tareas que desempeñan los empleados destacados en este oficio.
Una Asistente Administrativa también es conocida como secretaria, empleada de oficina, auxiliar administrativa o auxiliar contable. Esta es una persona que está plenamente capacitada y cuenta con las herramientas y habilidades necesarias para velar por el orden y el funcionamiento de la empresa u oficina en la cual trabaja.
La verdad es que no se puede hablar de las funciones de una asistente administrativa sin enaltecer y reconocer la gran labor que llevan a cabo, porque se puede afirmar que es gracias al trabajo de estas personas que las oficinas y empresas logran funcionar de manera ordenada y sin contratiempos en la mayoría de los lugares del mundo.
¿Por qué? Porque son las encargadas de canalizar todas actividades que se realicen dentro de estas, desde aquellas que van desde la dotación de insumos, el pago de sueldos, la actualización de registros financieros, hasta la atención al público, la cual es una de las tareas más reconocidas por las personas.
Se debe destacar que también son las responsables de dejar una buena primera impresión de la empresa, ya que son el primer contacto que tiene el público con la misma. Es por esa razón que resulta importante que las asistentes administrativas posean una excelente presencia y empatía al momento de tratar con otras personas, siendo respetuosas y amables en el trato y en el servicio a los demás.
Para desempeñar las funciones de una asistente administrativa se necesita que la misma cuente con un determinado perfil profesional, pues de esa forma se puede intuir si los servicios que prestará serán de calidad o no.
A continuación, este es el perfil que debe tener una asistente administrativa o el que debería perseguir para hacer su labor al mejor nivel posible:
Tanto en la empresa privada como dentro del sector público, las funciones de una asistente administrativa son de muchísima importancia. Su labor es tan esencial que a menudo pueden también realizar tareas relacionadas con el departamento de Recursos Humanos, pagando nóminas o muchas cosas más. De tal modo, es entendible que sus labores puedan variar mucho dependiendo del tipo de oficina en donde esté ejerciendo.
En cualquier caso, queremos señalar aquellas funciones de una asistente administrativa que son iguales en todas las empresas, sean estas grandes o pequeñas. Te animamos a conocerlas para que, en caso de querer optar por un puesto de trabajo así, puedas realizarlo sin problemas.
Como a menudo este puesto se encuentra en la recepción, se supone que deben asumir la tarea de recibir a las visitas y poder conducirlas hasta el lugar apropiado. De igual forma, tendrán que recoger o gestionar la correspondencia y los paquetes que puedan llegar.
Claro, cada departamento se debería de hacer cargo de su propia documentación, aunque aquellos documentos generales se tendrán que organizar en un archivo único. El mismo puede contener facturas, contratos, declaraciones de impuestos y mucho más. Así, y para no tener ningún inconveniente, una de las funciones de una asistente administrativa es poder llevar una organización rigurosa de este portafolio. Igualmente, mantener actualizada la base de datos es otra de las cosas que se espera de esta profesional.
No solo son la primera vía de contacto dentro del espacio físico de la organización, sino que también tendrán que atender las llamadas entrantes y redirigirlas a las oficinas o departamentos correspondientes.
Una auxiliar administrativa tiene que ser un ejemplo en lo que se refiere a la organización. Por ello son las encargadas de concertar las citas comerciales, eventos corporativos, reuniones con clientes, llevar a cabo los trámites y otras muchas cosas, lo que significa que deben ser personas que estén muy pendientes de cada pequeño detalle. Además, lo ideal es que puedan saber comunicarse con las personas implicadas en las citas y establecer un método de recordatorio para no faltar a ninguna actividad de importancia.
Dentro de las funciones de una asistente administrativa está el poder realizar un orden del día para los asistentes a las distintas reuniones planteadas, convocar a los invitados y establecer relaciones para confirmar asistencias. Asimismo, tienen que encargarse de que el lugar de la reunión esté listo para el momento en que esta tenga lugar.
Como lo mencionamos en unos párrafos anteriores, estas profesionales tienen que realizar procesos básicos de contabilidad financiera. Para ello tienen que tener un gran conocimiento o al menos el mínimo dominio para evitar fallos o equivocaciones. Lo ideal entonces es que las mismas puedan estar formadas en el campo de la Administración y Dirección de Empresas, o también en la carrera de Contabilidad.
Para profesionalizarte en las funciones de una asistente administrativa puedes estudiar un ciclo de formación superior que esté relacionado con la gestión de empresas y la administración. Pero de todos los lugares en donde puedes escoger realizar estos estudios, nosotros queremos recomendarte el mejor, el cual es Euroinnova, la Escuela de Negocios especializada en formación online, donde podrás optar por estudiar los cursos de asistente administrativo con el que comenzarás a especializarte en esta área profesional.
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