¿Cuáles son las funciones de un asistente de dirección?

Conoce qué es un Asistente de dirección hotel y sus funciones en el área administrativa

En los hoteles se necesita de personal que ayude en la gestión y fluidez del trabajo en el área administrativa, por esto, se contrata a un asistente de dirección o asistente ejecutivo de hotelería. Estos profesionales se encargan de realizar las labores administrativas del área ejecutiva del hotel, como, por ejemplo, sacar copias de documentos, atender llamadas de clientes, redactar, archivar y revisar documentos, coordinar reuniones de trabajo, entre otras funciones.

El asistente de dirección hotel y sus funciones se presenta como la profesión de creciente popularidad gracias a la buena remuneración que ha adquirido en la industria hotelera.

¿Qué es un asistente de dirección de hotel?

El asistente de dirección hotelera es aquel profesional que trabaja exclusivamente para el departamento de dirección de un hotel, realizando actividades administrativas que tienen como finalidad que el hotel sea capaz de proveer los servicios relacionados con el alojamiento y la gastronomía a clientes ocasionales. Es decir, actividades como atención telefónica, atención al público, gestión, organización, coordinación y planificación de tareas de administración y soporte.

Asimismo, es importante acotar que para optar a un cargo de trabajo como asistente de dirección de hotel y sus funciones en el área administrativa, el postulante debe al menos tener experiencia de 2 o 3 años, manejar dos idiomas y dominar los programas de Microsoft office.

Asistente de dirección de hotel y sus funciones administrativas

Al obtener el cargo en una empresa el profesional asistente de dirección de hotel y sus funciones dentro de la empresa son las siguientes:

• Administración de sistemas de información y archivos del hotel.
• Organización y gestión de agendas y comunicaciones de la dirección, coordinando las diferentes actividades programadas.
• Gestión y organización de eventos, reuniones y otros actos corporativos.
• Gestión y control de documentación confidencial.
• Elaboración y presentación de documentos (presentaciones, informes, reportes, propuestas).
• Desarrollo de tareas de relaciones públicas en el hotel.
• Desarrollo y verificación de la atención al cliente en el ámbito administrativo, asegurando los niveles de calidad y criterios éticos del hotel.
• Detección de necesidades y anticipación de soluciones a partir del análisis de la información disponible y del entorno.
• Clasificación, registro y archivo de comunicaciones y documentos.

Habilidades y competencias de un Asistente de dirección de hotel

Para poder desempeñarse con fluidez en las funciones asociadas al cargo, el asistente de dirección de hotel debe desarrollar las habilidades siguientes:

• Comunicación oral y escrita en al menos dos lenguas extranjeras. El inglés y otra lengua, como por ejemplo, el alemán o el francés.
• Dominio de las diferentes herramientas de ofimática e Internet.
• Capacidad para gestionar imprevistos.
• Inspirar confianza y confidencialidad.
• Ser una persona polivalente, flexible, responsable, comunicativa y rigurosa.
• Poseer dotes de organización y planificación.
• Orientar el trabajo hacia la búsqueda de resultados, como también, tener iniciativa y dinamismo.
• Tener la capacidad para trabajar en equipo y realizar un trabajo orientado al cliente.

Competencias de un asistente de dirección de hotel:

• Aptitudes para la comunicación verbal y escrita.
• Aptitudes para trabajar en el servicio al cliente.
• Capacidades organizativas.
• Capaz de compaginar varias tareas.
• Elabora bases de datos de clientes.
• Elabora y presenta informes.
• Hace fotocopias y realiza tareas administrativas.
• Organiza reuniones.
• Redacta cartas y correo electrónicos.

En resumen, estas habilidades y cualidades son requeridas para el buen desenvolvimiento en el trabajo de oficina, ya sea con el cliente, compañeros de trabajo, líderes de equipo y/o jefe de trabajo. Contar con ellas en tu currículum vitae te dará más oportunidades de obtener el trabajo que deseas.

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