ejemplos de documentos administrativos

Descubre algunos ejemplos de documentos administrativos

Toda empresa para su perfecto funcionamiento requiere de un plan de trabajo y una organización para el buen funcionamiento de sus departamentos y lograr la calidad en cuanto bienes y servicios ofrecidos, en este artículo podrás leer algunos ejemplos de documentos administrativos te invitamos sigas leyendo.

Para lograr el perfecto funcionamiento de una organización se deben realizar ciertos procesos en su elaboración ¿cómo redactar una circular? redactar un acta o una declaración jurada. Estos son algunos ejemplos de documentos administrativos que deben manejarse en una organización.

Ejemplos de documentos administrativos

Podemos decir que los documentos administrativos son aquellos que utiliza la empresa para llevar un control general de todos los movimientos internos y externos que realice la compañía. A continuación mencionaremos:

Documentos administrativos internos

• Proceso administrativos: Se trata de las reglas, políticas y todas las actividades realizadas por la organización.
• Requisición de compras: Generalmente este registro lo lleva a cabo el departamento de finanzas y organiza toda la documentación de pedidos, orden de compras, devolución de productos, entre otros.
• Informe empresarial: Tiene información de carácter técnico, científico o comercial de la empresa.
• Informe ejecutivo: En este documento se recopilan las informaciones referentes a los beneficios y costes de un producto en concreto.
• Informe general: Este informe se presenta cada año en los que incluyen ganancias, pérdidas, futuras inversiones, pagos entre otros datos importantes.
• Expediente administrativo: Uno de los documentos más importantes en la administración y la contabilidad de la empresa, debido a que el oficio que se va a entregar debe tener el nombre de la oficina que elabora el documento, fecha de inicio y final del documento y firma del departamento.

Documentos administrativos Externos:

Estos documentos se refieren a aquellos que la empresa elabora para ser mostrados al exterior, a continuación te los explicamos:

• Anuncios: Se refieren a las publicaciones publicitarias en redes sociales, revistas, periódicos entre otras, con la finalidad de darle publicidad o realizar reclutamiento de personal.
• Invitaciones: Son aquellas tarjetas de invitación para cócteles, fiestas o reuniones a personas cercanas a la empresa.
• Tarjetas comerciales: Son tarjetas elaboradas con la finalidad de promover el negocio ante otras empresas o personas.
• Cartas circulares: Son las notificaciones que se elaboran con la finalidad de dar a conocer un cambio o algo importante de lo que el personal debe estar al tanto.

Para qué sirven los documentos administrativos

Los ejemplos de documentos administrativos antes nombrados sirven para comunicar, comprar, reportar e informar entre los departamentos y proveedores asuntos concernientes a la empresa, de esta manera la interacción es más fácil, además si una empresa funciona bajo una organización le garantizará el éxito en cuanto a mantener permisos, impuestos, ganancias y egresos al día.

Es importante determinar qué funciones cumplen los documentos administrativos en las empresas, las cuales son las siguientes:

• Quedan reflejados todos los actos administrativos que se realicen.
• Constancia de todos los procesos legales que se realizan en la compañía.
• Facilita la comunicación entre los diferentes cambios que puedan ocurrir dentro de la organización.
• Permite conocer el estatus de la empresa.
• Los documentos tienen un procedimiento para su elaboración y validez.

Conoce cuál es el procedimiento para elaborar un documento administrativo

Para la elaboración de un documento administrativo no hay un formato legal obligatorio, pero suelen tener estos elementos en común:

• Encabezado: Incluye el logotipo de la empresa, número y clave del expediente.
• Título: Contenido especial
• Datos que identifican al documento: Destinatario, fecha, asunto e identificación del destinatario.
• Cuerpo: es el contenido del escrito.
• Pie: Van incluidas todas las firmas al momento de formalizar el documento. 

Ahora que ya conoces los ejemplos de documentos administrativos, te contamos que estos tienen una gran importancia en la organización de una empresa, ya que benefician la comunicación y el buen desempeño empresarial.

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