¿Quieres saber todo sobre un asistente de director? Euroinnova lo trae para ti.
Si has tenido la oportunidad de estar o laborar en una empresa de un tamaño considerable, seguro has podido ver cómo el director de la misma dispone de una persona en particular que colabora en todos sus quehaceres del día a día. Anteriormente a este tipo de roles se le conocían como ‘secretaria’, al pasar del tiempo y adaptándose a esta nueva era, esa figura ha ido evolucionado tanto en capacitación, funciones y habilidades que ha llegado a convertirse en una “asistente de dirección” donde el director de la empresa es su supervisor inmediato.
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Es decir, detrás de cada director exitoso, está una asistente ejecutiva que vigila muy de cerca las decisiones que toma el director. La persona que cumple estas funciones, rara vez es el centro de atención, pero si desempeña un papel muy importante en la empresa, tanto que los emprendedores prometedores deberían sentarse y tomar notas.
¿Qué es un o una asistente de director?
El asistente de director es la persona que ejerce una gran cantidad de poder como la mano derecha del director de la empresa. El trabajo del asistente es asegurarse de que todo funcione sin contratiempos.
Una asistente de director, no solo debe ganarse la confianza del director de la empresa, también debe aprender a conocer el estado de ánimo y anticiparse a sus necesidades, es la persona encargada de programar y coordinar reuniones, asegurándose de que todo esté en su lugar para que el director de la empresa pueda hacer su parte sin verse sorprendido por alguna dificultad imprevista.
¿Qué perfil requieres para ser asistente de director?
El perfil requerido puede variar según las necesidades tanto de la empresa, como del director, generalmente especifican requerimientos como:
- Comunicación oral y escrita.
- Ser bilingüe.
- Dominio de las diferentes herramientas de Microsoft e internet.
- Capacidad para la resolución de problemas.
- Persona de estricta confianza y confidencialidad.
- Ser una persona polivalente, flexible, responsable, comunicativa y rigurosa.
- Capacidad de organización y planificación.
- Orientada al trabajo hacia la búsqueda de resultados, como también, tener iniciativa y dinamismo.
- Tener la capacidad para trabajar en equipo y realizar un trabajo orientado a clientes internos y externos.
- Buena presencia.
- Apoyo administrativo en todas las tareas, daily routine o rutina diaria.
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¿Cuáles funciones desempeñará un asistente de director?
A continuación vamos a listar cada una de las funciones que podrá desempeñar el assistant o Asistente, también denominado asistente ejecutivo, cuyo trabajo se encuentra directamente relacionado con el equipo directivo de una oficina:
- Administra los sistemas de información y archivos.
- Organiza y gestiona las agendas y comunicaciones de la dirección, coordinando las diferentes actividades programadas.
- Gestiona y organiza eventos, reuniones y otros actos corporativos.
- Gestiona y presenta los expedientes y documentación jurídica y empresarial.
- Gestiona y controla la documentación confidencial.
- Elabora y presenta documentos (presentaciones, informes, reportes, propuestas).
- Desarrollo de tareas de relaciones públicas en la empresa.
- Desarrolla y verifica la atención al cliente en el ámbito administrativo, asegurando los niveles de calidad y criterios éticos de la institución.
- Detecta las necesidades y anticipa las soluciones a partir del análisis de la información disponible y del entorno.
- Clasificación, registro y archivo de comunicaciones y documentos.
- Habilidad de priorizar las tareas en función de la “urgencia” y ocurrencia.
- Resguardar aquellos documentos importantes con orden y cuidado en un archivo clasificado, además que facilite su ubicación en forma física y también en forma electrónica a través de la digitalización de los mismos.
- Velar por el cumplimiento de los procesos administrativos atribuidos a su cargo, así como tener la capacidad de resolución de problemas con el fin de cumplir objetivos y metas propuestos.
- Brindar atención telefónica y también presencial a todas aquellas personas que deseen establecer contacto con el Director.
Competencias que debe tener un asistente de director.
- Activo.
- Aptitudes para la comunicación verbal y escrita.
- Aptitudes para trabajar en el servicio al cliente.
- Asiste a reuniones y juntas.
- Capacidades organizativas.
- Capaz de compaginar varias tareas.
- Comprometido en aprender y mejorar.
- Concretar reuniones con clientes.
- Eficiente.
- Elabora base de datos de clientes.
- Elabora informes.
- Establece y mantiene buenos contactos con los medios.
- Flexible.
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- Habilidades comunicativas.
- Habilidades informáticas.
- Habilidades interpersonales.
- Habilidades para la administración.
- Hace fotocopias y realiza tareas administrativas.
- Organizado.
- Realiza trabajo de oficina.
- Redacta cartas y e-mails.
- Responde a preguntas por escrito, en persona y por teléfono.
- Responde consultas en persona, por teléfono o por correo electrónico.
- Se encarga de organizar dónde tendrán lugar los eventos.
- Toma notas en reuniones.
¿Cómo se desarrolla el cargo de asistente del director en una empresa?
- Para la persona que maneje el cargo de asistente de director, en muchas oportunidades las tareas pueden ser infinitas, sin embrago sus principales tareas será siempre brindar apoyo de primera mano al director de la empresa, brindar apoyo administrativo confidencial de alto nivel.
- Ayuda a administrar la carga de trabajo: Por lo general los directores o gerentes de empresa tienen horarios muy difíciles de organizar y grandes cargas de trabajo. Como tal, es responsabilidad del asistente de director administrar su horario y su carga de trabajo, así como asegurarse en preparar todo correctamente para las reuniones. Antes de las reuniones, el asistente de director debe preparar la agenda de la reunión y proporcionar la información básica necesaria al director. También es su responsabilidad garantizar de que se informe al director, sobre su agenda diaria para asegurarse de que llegue a tiempo a todos sus compromisos.
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- Apoyo administrativo: un asistente de dirección también brinda apoyo administrativo a la oficina del director, también pueden participar e interactuar en reuniones con la junta directiva, según instrucciones del director de la empresa. El asistente también proporciona tareas administrativas generales, como contestar teléfonos, enviar faxes, enviar por correo, archivar y fotocopiar. También se le puede solicitar que organice la logística para los visitantes, coordine llamadas de conferencia, transcriba notas y redacte correspondencia.
¿Qué puedes estudiar para ser asistente de director?
Ser un asistente en la dirección ejecutiva de una empresa requiere de preparación académica en estudios que puedan ayudar a desenvolverte con soltura y confianza en el área, estos estudios pueden variar de acuerdo con el área laboral de desempeño.
Muchas veces es requerido un estudio mínimo tal como Técnico Superior administrativo, inclusive existen estudios especializados como licenciaturas y maestrías para poder ejercer las funciones adecuadamente.
Un asistente de dirección se diferencia de un asistente administrativo en que los primeros ofrecen asesoría y orientación profesional durante sus labores, además pueden representar al Director según las indicaciones que reciba por parte de éste, así como también podrá actuar en su nombre, por lo cual es recomendable que tengas experiencia laboral antes de asumir un cargo tan importante ya que también podrás ejercer funciones como asistente personal.
Actualmente, los estudios académicos han avanzado mucho y es probable que consigas cursos, licenciaturas y maestrías referentes al perfil de asistente. Debes procurar que tus estudios contengan capacitación gerencial y administración, ya que constituye una ventaja porque podrás conocer desde otra perspectiva las funciones que se ejercen en un plano directivo o supervisor.
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