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Conoce las aptitudes de un auxiliar administrativo

En la oficina es necesario tener un personal que se dedique a actividades administrativas como sacar copias, contestar un teléfono, atender un cliente y guiarlo a su destino dentro de la empresa. Sin embargo, a pesar de que parezcan tareas mínimas y pequeñas, en realidad forman parte de un engranaje que permite la fluidez de la empresa en todos sus niveles, de esto se encarga el personal administrativo. Veamos las aptitudes de un auxiliar administrativo o auxiliar contable.

El auxiliar administrativo es aquel profesional que tiene como responsabilidad principal el buen funcionamiento de las actividades de las oficinas de una empresa. De las grandes aptitudes de un auxiliar administrativo, este puede tener el cargo de administrativo contable ayudando en la contabilidad de la empresa, asimismo en su contratación se le pueden exigir conocimientos en cuanto a las tareas propias del departamento de recursos humanos, tal como búsqueda de talento humano.

¿Qué encontrarás aquí?

1. Conoce las aptitudes de un auxiliar administrativo
1.1. ¿Qué son las aptitudes?
2. Aptitudes necesarias para el cumplimiento de sus labores
2.1. Escuchar activamente las indicaciones dadas por los superiores
2.2. Comprensión de lectura
2.3. Gestión humana y del tiempo para realización de tareas
2.4. Comunicación efectiva con los compañeros de trabajo y clientes
2.5. Escribir con coherencia los informes y memos que se requieran
2.6. Pensamiento crítico
2.7. Aptitud para escribir en inglés
2.8. Aptitud para resolución de conflictos
2.9. Habilidad para clasificar, ordenar y sistematizar un archivo
2.10. Relaciones interpersonales
3. Competencias laborales de un auxiliar administrativo
4. ¿Cuáles son las tareas que involucran las aptitudes de un auxiliar administrativo?
5. Capacitación relacionada
6. Formación Especializada de Auxiliar Administrativo

¿Qué son las aptitudes?

Antes de adentrarnos en las aptitudes de un auxiliar administrativo, nos parece importante explicar lo que son las aptitudes. El diccionario Oxford nos da las siguientes definiciones: “Capacidad de una persona o una cosa para realizar adecuadamente cierta actividad, función o servicio” sea innata o adquirida. Estas capacidades entran en lo que son las habilidades blandas, las cuales se refieren a las características que tiene una persona de manera intrínseca, pudiendo ser modificables con el tiempo.

En resumidas palabras, las aptitudes son las capacidades o habilidades blandas que tiene una persona para enfrentar una situación, por ejemplo: una persona que trabaje en servicio al cliente debe tener aptitudes de empatía, comunicación efectiva y manejo de sus emociones.

Aptitudes necesarias para el cumplimiento de sus labores

Por lo tanto, a fin de que el candidato o aspirante a este puesto de trabajo pueda cumplir con sus responsabilidades y el perfil del cargo, es importante que tenga desarrolladas una serie de habilidades blandas, las cuales le ayudarán a tener un buen rendimiento laboral. Entre las aptitudes de un auxiliar administrativo se incluyen las siguientes:

Escuchar activamente las indicaciones dadas por los superiores

El trabajo de un auxiliar es, básicamente, ayudar a su superior, por ello es imprescindible que dentro de las aptitudes de un auxiliar administrativo se encuentren aspectos como el ser atentos y detallistas.

Comprensión de lectura

Las aptitudes de comprensión, análisis y otras habilidades verbales administrativas son fundamentales. Recuerda que un administrador siempre está leyendo documentos que debe entender y analizar para llegar a ser su cometido con él.

Gestión humana y del tiempo para realización de tareas

Este puesto suele tener muchas actividades por hacer, por ello se busca a una persona con habilidades de gestión del tiempo y que sepa priorizar sus tareas.

Comunicación efectiva con los compañeros de trabajo y clientes

Aunque no es el líder, un auxiliar debe tener la capacidad de darse a explicar tanto con su jefe como con sus compañeros de trabajo. Sin duda, esto evitará problemas.

Escribir con coherencia los informes y memos que se requieran

Antes de dar empleos a los prospectos se llevan a cabo test psicotécnicos o pruebas psicotécnicas, que permiten conocer ciertas habilidades de la persona. Entre ellas la correcta y coherente escritura para desempeñar el cargo de la forma adecuada.

Pensamiento crítico

Aunque dentro de las aptitudes de un auxiliar administrativo no destaca el liderazgo, el pensamiento crítico se requiere para saber tomar decisiones correctamente.

Aptitud para escribir en inglés

La verdad no es un punto imprescindible, pero sin duda se valora a aquellos prospectos que sepan hablar y escribir un segundo idioma, como el inglés.

Aptitud para resolución de conflictos

En caso de presentarse un problema y no estar el encargado, el asistente administrativo debe hacerse cargo de resolver para continuar las actividades normales de la empresa.

Habilidad para clasificar, ordenar y sistematizar un archivo

Una de las habilidades que debe tener este profesional es saber clasificar y archivar los documentos de la empresa. La clasificación dependerá del sistema que la empresa emplee.

Relaciones interpersonales

En algunos casos, el auxiliar administrativo o auxiliar contable tiene que trabajar con otras personas. Es por ello que saber crear relaciones interpersonales es uno de las aptitudes de este profesional. En efecto, permite crear lazos de trabajo con sus compañeros.

Competencias laborales de un auxiliar administrativo

Destreza en mecanografía

Trabajar con máquinas de escribir o computadores, de forma que se escriban rápido los documentos requeridos.

Habilidad para los números

Aunque la contabilidad no es su área específica es necesario que dentro de las competencias y aptitudes de un auxiliar administrativo las matemáticas, el cálculo y otras habilidades numéricas estén inmersas.

Coordinación de personal, servicios

Al ser la mano derecha del administrador o contador, una de las aptitudes de un auxiliar administrativo debe ser saber coordinar al personal y a los diferentes servicios de los que este debe estar alerta.

Revisión de documentación

No se trata de solo realizar documentos y archivarlos. Una de las competencias más importantes es ser detallistas y revisar los documentos, logrando visualizar qué contienen y si la información es correcta.

Sin duda alguna, estas habilidades y competencias forman parte imprescindible de las aptitudes de un auxiliar administrativo para el buen cumplimiento de sus funciones y responsabilidades asociadas a su cargo. Asimismo, es importante que el postulante tenga éstas en su currículum vitae para que el personal de elección de personal pueda verificar que cumple con los requerimientos del puesto de trabajo.

¿Cuáles son las tareas que involucran las aptitudes de un auxiliar administrativo?

Las responsabilidades de un auxiliar administrativo son variadas y responden a múltiples necesidades en el ambiente laboral, entre ellas podemos incluir:s

De las responsabilidades y aptitudes de un auxiliar administrativo más conocidas está la atención de llamadas telefónicas, tomar los datos de los clientes, concordar reuniones, dar información.
Atender visitas y guiarlas a su destino dentro de la empresa.
Recibir documentos y verificar que cumplan con las especificaciones que exige la misma para su aceptación, ya sea a través de una firma o un sello.
Custodiar los documentos, es decir, archivar, recibir, tramitar documentos es una de sus funciones básicas.
Realizar cálculos básicos, es vital que el profesional sepa manejar el programa de Excel y conocimientos en el área de contabilidad para gestionar facturas, el coste de los pedidos de los clientes, etc. No sin dejar de lado los conocimientos en Administración Pública.
Comunicar el estatus del trabajo realizado al departamento al que pertenece.
Recopilar, de manera organizada, en la agenda todas las reuniones, citas importantes, llamadas a realizar.
Encontrarse al día de la tramitación de expedientes administrativos, por ejemplo, expedientes de contabilidad.
Por supuesto, si vas a estudiar una carrera afín, deben saber las aptitudes de un auxiliar administrativo y conocer los procesos desarrollados por las empresas públicas con las que el departamento tenga relación.
Saber utilizar los recursos de oficina, por ejemplo, fotocopiadoras, impresoras, programa Microsoft Office por ejemplo Excel, escáneres, etc.

Capacitación relacionada

Finalmente, como podemos observar cumplir con estas responsabilidades requiere del postulante, tener desarrolladas las aptitudes de un auxiliar administrativo. En dado caso que no las tenga, la Escuela de Negocios Euroinnova tiene cursos online especializados en formación de Técnico Auxiliar administrativo, en los cuales el estudiante podrá adquirir las aptitudes requeridas en el perfil de puesto de trabajo.

Otra de las opciones es el de Auxiliar Administrativo de Comercio, excelente propuesta para familiarizarte con los procesos administrativos en el entorno comercial.

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