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Los formularios son documentos que todos debemos cumplimentar en algún momento, ya sea por un trámite, un reclamo o una colaboración con investigadores. Cuenta con un contenido y estructura sencillos que permiten que cualquier persona pueda comprenderlos y cumplimentarlos sin mayores problemas. En este post, te comentamos todo lo que debes saber sobre un formulario, como su definición, estructura, características y tipos.
Se trata de un documento cuya principal finalidad es recoger datos o información siguiendo una estructura y orden determinados. Está compuesto por diversas secciones, las cuales, a su vez, poseen campos en los que el usuario debe consignar aquello que se le solicita. Dichos campos pueden ser espacios vacíos que deberán ser completados con palabras, o casillas que, en su caso, serán marcadas para elegir una opción dentro de una lista de alternativas múltiples.
Por ejemplo, en un formulario administrativo, las opciones pueden ser “inscripción”, “modificación de datos”, “solicitud de baja”, entre otros. De ahí que este tipo de documento sea muy funcional no solo para la investigación (véanse el marketing y la atención al cliente), sino también para la relación de las personas físicas y jurídicas con la administración estatal o las empresas privadas. Con todo, es un instrumento de registro y, al mismo tiempo, una herramienta de recopilación de datos que sigue pautas estandarizadas para asegurar su funcionalidad.
Entre los principales usos de los formularios, se encuentran los siguientes: comunicaciones con las administraciones públicas, la realización de investigaciones, la gestión de incidencias, la atención a reclamos, el recibimiento de sugerencias, entre otros. Todas estas opciones se pueden sistematizar en las siguientes tres categorías:
El uso de formularios se observa en situaciones en las que es necesaria la comunicación de una intención, solicitud o registro de datos. Sea en la administración pública o en la relación con la empresa privada, estos documentos sirven como soporte para recoger datos mínimos de lo que pretende hacer el solicitante, como modificar datos personales, solicitar una prestación o manifestar la intención de baja de un servicio. Suelen ser formularios estandarizados según el tipo de trámite, esto con el objetivo de que los ciudadanos estén familiarizados con ellos y sepan cumplimentarlos correctamente.
En sectores como el marketing, el ámbito educativo y la investigación en general, los formularios se presentan como herramientas bastante operativas para acopiar datos. Su elaboración es mucho más compleja en comparación con los formularios de comunicación, ya que buscan respuestas específicas en torno al consumo de productos, niveles de satisfacción, opiniones, entre otros. Además, por sus características, se centran en el perfil del usuario y sus preferencias, lo que es valioso para el análisis y posterior elaboración de conclusiones.
Los formularios, además, permiten estructurar la información de manera lógica, clara y planificada, lo que facilita su tratamiento y posterior uso para toma de decisiones. En ese sentido, estos documentos en sus diferentes versiones, formatos y objetivos permiten gestionar datos de clientes, control de inventarios (almacenes, tiendas, logística y transporte, entre otros), procesamiento de reclamos y demás. Como se mencionó, su estructura normalizada facilita a los gestores de información un acceso sistematizado a la información recogida en cada sección.
Estas son los aspectos que caracterizan a un formulario, un documento que, a pesar de su sencillez, requiere precisión y orden.
Un formulario sigue una estructura coherente, clara y ordenada, ya que debe ser comprensible desde su primera lectura. Las secciones, campos y espacios por completar deben seguir una secuencia que inicia con los datos personales y culmina con la firma.
El diseño también debe ser claro y conciso, donde cada sección se diferencie claramente del resto y donde cada campo cuente con espacio suficiente para introducir datos o información. Utilizan espacios y casillas en blanco para que el usuario puede colocar aquello que se le solicita.
Siguiendo lo anterior, la disposición de los campos en un formulario debe seguir un orden secuencial, de modo tal que los usuarios comprendan cómo avanzar a través de las diferentes partes del documento. Por ejemplo, tras los nombres y apellidos, se suele colocar el espacio para escribir el DNI u otro documento identificativo.
Los formularios cuentan con instrucciones para que el usuario complete correctamente cada campo solicitado. Estas pueden estar en el inicio de cada sección o al final del documento, consignados con un número que ejerce como referencia a cada campo al que brinda instrucciones. Por ejemplo, en el campo nombre y apellidos, se puede colocar entre paréntesis el número uno para indicar que hay una instrucción de cómo consignar estos datos:
Nombres y apellidos (1):
(1) Escriba los nombres y apellidos en mayúsculas tal y como aparecen en el DNI.
Los formularios se estructuran según su naturaleza y objetivo, pero en general cuentan con estos elementos mínimos:
Título. Debe ser conciso y preciso. Se coloca como cabecera del documento y, según el caso, llevan una numeración o código: “Formulario de registro” o “Formulario AB-10 de cambio de proveedor”.
Secciones. Las secciones agrupan los campos vacíos y siguen temáticas específicas. Por ejemplo, se encuentran las secciones de “Datos personales”, “Información de contacto”, “Documentos adjuntos”, entre otros.
Campos. Son los espacios en los que se ingresa la información solicitada, como los nombres completos, el correo electrónico o la dirección.
Entradas. Son las respuestas específicas del usuario, sobre todo, en campos vacíos dedicados a recoger una explicación.
Botones. En los formularios online, como el formulario de Google, los botones permiten desplegar opciones múltiples, marcar casillas, guardar el avance o enviar el formulario. Se encuentra, asimismo, el botón de validación para saber si todos los campos obligatorios fueron completados.
Estos son los principales tipos de formularios:
Formulario administrativo. Se utilizan en contextos en los que se realizan solicitudes de registros oficiales, becas, permisos, bajas, altas, entre otros.
Formulario de servicio al cliente. Permite la interacción entre la empresa y sus clientes, por lo que facilita la recolección de datos en torno a sugerencias, quejas o comentarios en general.
Formulario de compra. Permiten recoger información sobre pedidos o contratación de servicios.
Formulario de registro. Son comunes en plataformas digitales, como las redes sociales, suscripciones, solicitudes de información, entre otros.
Formulario de queja
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Datos personales
| Nombres completos (1) | Rubén Darío Olivares de Mérida |
| Número de identificación (2) | 12345678Z |
| Tipo de documento | DNI |
| Número de móvil (3) | 612345678 |
| Dirección (4) | Calle Mayor, 45, 28001, Madrid |
| Servicio contratado | Internet y telefonía móvil |
Fecha de la incidencia
| 20 de septiembre de 2024 |
Motivo del reclamo (5)
| Corte en el servicio de internet desde el 20 de septiembre de 2024 |
Detalles del reclamo
| El servicio de internet dejó de funcionar el día 20 de septiembre de 2024 a las 14:00 horas. Este corte afectó mi trabajo remoto y, a pesar de haber contactado con el servicio técnico en múltiples ocasiones, el problema no ha sido resuelto. Solicito la pronta restauración del servicio y una compensación económica por los días sin servicio. |
| Firma (6) | Rubén Darío Olivares de Mérida |
| Fecha del reclamo | 23 de septiembre de 2024 |
Política de privacidad
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Instrucciones para rellenar el formulario
(1) Introduzca su nombre y apellidos tal como figuran en su documento de identificación oficial. Asegúrese de que estén escritos correctamente, sin abreviaciones.
(2) Escriba su número de DNI (Documento Nacional de Identidad), identificación de extranjero o pasaporte. Este campo es obligatorio para validar su identidad.
(3) Ingrese su número de teléfono móvil asociado al servicio contratado. Verifique que el número sea correcto, ya que es necesario para futuras comunicaciones.
(4) Indique su dirección completa, incluyendo calle, número, código postal y ciudad. Esto nos ayudará a ubicar la zona de incidencia en caso de problemas con la red.
(5) Seleccione o describa brevemente el motivo de su queja (por ejemplo, "corte de servicio", "facturación incorrecta", etc.). Sea lo más específico posible para facilitar la gestión del problema.
(6) Proporcione su firma manuscrita o digital para validar el formulario. Al firmar, acepta los términos y condiciones de la política de privacidad, que incluye el tratamiento de sus datos personales.
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